„Zapisanie” osoby zatrudnionej do PPK – czyli zawarcie w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK – następuje, co do zasady, nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły trzy miesiące (90 dni) zatrudnienia tej osoby. Do okresu zatrudnienia wymaganego dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli – z mocy odrębnych przepisów – obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał daną osobę. Takim odrębnym przepisem jest np. art. 231 kodeksu pracy.