Choć kodeks pracy przewiduje, że co do zasady zawarcie umowy o pracę ma nastąpić w formie pisemnej, to można ją też zawrzeć w sposób dorozumiany. W praktyce jednak wiele wątpliwości budzi ustalenie, czy faktycznie strony działały w celu zawarcia umowy o pracę i czy doszło do nawiązania umowy tego rodzaju.
Forma oświadczenia woli
Jedną z podstawowych zasad prawa pracy określoną w art. 11 k.p. jest ustalenie, że nawiązanie stosunku pracy następuje na podstawie zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika. Złożenie oświadczenia woli, o którym mowa w tym przepisie, do swej ważności nie wymaga formy pisemnej i może być złożone również w sposób dorozumiany (per facta concludentia). Z przepisów kodeksu pracy nie wynika bowiem nakaz zachowania jakiejkolwiek formy tych oświadczeń pod rygorem nieważności umowy. Powszechnie przyjmuje się więc, że zawarcie umowy o pracę może nastąpić nie tylko przez wyraźne i ujęte w formie pisemnej oświadczenia stron, jak tego wymagają przepisy (art. 29 k.p.), ale także przez złożenie oświadczeń dorozumianych wynikających z faktycznego zachowania się stron. Podobnie wypowiadał się w tym zakresie Sąd Najwyższy w wyroku z 20 czerwca 2007 r. (I BP 64/06).
Czytaj więcej:
Wynika to ze stosowanego na mocy odesłania z art. 300 kodeksu pracy do art. 60 kodeksu cywilnego. Przepis ten przewiduje bowiem, że z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.
Decyduje zachowanie stron
Poprzez dorozumiane oświadczenia woli należy rozumieć wszelkie zachowania stron ujawniające wolę dokonania określonej czynności prawnej, a także te wypowiedzi językowe, które nie zostały sformułowane w sposób wystarczająco jednoznaczny, precyzyjny lub pełny. Ustalenie, czy konkretne zachowanie strony miało walor dorozumianego oświadczenia woli oraz jaka jest jego treść, wymaga każdorazowo uwzględniania informacji pochodzących z bezpośredniego kontekstu, w jakim miało ono miejsce. Szczególną doniosłość odgrywa tu więc kontekst sytuacyjny danego zachowania pozwalający na dookreślenie intencji stron.
Wola pracownika nawiązania umowy o pracę może być wyrażona przede wszystkim przez takie zachowanie się, które świadczy o tym, że aprobuje on propozycję pracodawcy odnośnie podjęcia zatrudnienia. Przykładowo, może to być faktyczne podjęcie pracy na określonym stanowisku pracy zgodnie z ustną ofertą pracodawcy.
Natomiast dorozumiane oświadczenie pracodawcy dotyczące zawarcia umowy o pracę przejawiać się będzie zwykle w dopuszczeniu pracownika do świadczenia ustalonej pracy. W ten sposób może zostać nawiązany także i nowy stosunek pracy z pracownikiem, który był już uprzednio zatrudniony i któremu skończył się okres wypowiedzenia umowy o pracę, a który po upływie tego okresu został dopuszczony przez pracodawcę do wykonywania w dalszym ciągu pracy. Można również uznać, że dopuszczenie pracownika do pracy po zakończeniu czasu trwania umowy zawartej na okres próbny lub na czas określony powoduje zawarcie ponownej umowy o pracę. Potwierdzał to także Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 4 listopada 2009 r. (I PK 105/09).
Rola pracodawcy
W orzecznictwie wskazuje się również, że istotne znaczenie ma tu wiedza pracodawcy o wykonywaniu przez pracownika pracy oraz sposób realizowania i sprawdzania tej pracy (np. wydawanie poleceń pracownikowi, rozliczanie go z czasu pracy lub wyników pracy). Zwracał na to uwagę także Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2000 r. (I PKN 575/99). W tej konkretnej sprawie pracownik po zakończeniu umowy terminowej wykonywał w ciągu kilku dni czynności pracownicze, jednak bez wiedzy pracodawcy. Takie zachowanie słusznie nie zostało uznane przez SN za dorozumiane nawiązanie stosunku pracy, gdyż pracodawca w żaden sposób nie wyraził swej woli ponownego zatrudnienia tego pracownika.
To nie zawsze etat
W sposób dorozumiany mogą być też zawierane umowy cywilnoprawne, np. umowa zlecenia lub umowa o dzieło. Powoduje to w praktyce problemy z ustaleniem, czy faktycznie strony zawarły umowę o pracę, czy też umowę cywilnoprawną.
W celu określenia, jaki to rodzaj umowy, pomocne jest zwłaszcza ustalenie sposobu świadczenia pracy oraz czynności podejmowanych w związku z tym przez pracodawcę. Jeśli więc osoba fizyczna zobowiązała się do wykonywania pracy osobiście, w sposób ciągły i podporządkowany poleceniom pracodawcy lub przełożonego oraz gdy praca ta była wykonywana w miejscu i czasie określonym przez pracodawcę, to umowa ta ma cechy umowy o pracę.
Nie bez znaczenia jest także zamiar i cel umowy nawiązanej przez strony. Za ustaleniem, że strony były związane stosunkiem pracy, przemawia także fakt realizacji przez pracodawcę zobowiązań typowych dla stosunku przy np. udzielaniu urlopu wypoczynkowego lub czasu wolnego za godziny nadliczbowe.
Gdy pisemna umowa jest nieważna
W praktyce występują także sytuacje, gdy strony zawierają wprawdzie umowę o pracę na piśmie, ale jest ona z mocy prawa nieważna np. wskutek naruszenia bezwzględnie obowiązujących przepisów. Dotyczy to np. członków zarządu spółek kapitałowych zawierających umowy o pracę wbrew wymogom wynikającym z przepisów kodeksu spółek handlowych. Powstają wtedy wątpliwości, jak ocenić sytuację, gdy członek zarządu zatrudniony w oparciu o umowę nieważną z powodu jej sprzeczności z art. 210 § 1 lub 379 § 1 k.s.h. (np. zawartą z innym członkiem zarządu) faktycznie świadczy pracę na zasadach odpowiadających warunkom umowy o pracę.
Rozstrzygając te wątpliwości wskazywano, że mimo nieważności zawartej umowy o pracę (nieważności niepodlegającej konwalidacji – tak jak w przypadku naruszenia art. 210 k.s.h.), strony mogą nawiązać umowny stosunek pracy przez czynności dorozumiane, w szczególności wskutek dopuszczenia pracownika do pracy, przyjmowania pracy przez pracodawcę i realizowania takiego stosunku prawnego, który odpowiada cechom stosunku pracy określonym w art. 22 k.p. (por. wyrok SN z 8 czerwca 2010 r., I PK 16/10; wyrok SA w Szczecinie z 24 czerwca 2022 r. (III AUa 62/22).
Istotne jest jednak, że aby doszło do nawiązania stosunku pracy, musi zaistnieć sytuacja zobowiązania się pracodawcy działającego poprzez organ uprawniony do zatrudnienia pracownika. Tak też wskazywał Sąd Najwyższy w wyroku z 18 czerwca 2007 r. (II PK 341/06). Pojęcie czynności prawnej dokonanej przez fakty konkludentne odnosi się bowiem tylko do formy (sposobu) wyrażenia woli. Natomiast inną kwestią jest to, czy oświadczenie to pochodzi od osoby, która oświadczenie takie może skutecznie złożyć.
Zatem do zawarcia umowy o pracę w sposób dorozumiany może dojść tylko wówczas, gdy składając to oświadczenie pracodawca jest odpowiednio reprezentowany przez osobę uprawnioną do zawierania umów o pracę. W przypadku członków zarządu spółek kapitałowych powinien to być podmiot określony w art. 210 § 1 lub 379 § 1 k.s.h. – czyli rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia). Te podmioty są bowiem uprawnione do zawierania umów z członkami zarządu. W praktyce może to znacznie utrudnić członkom zarządu wykazanie, że byli oni zatrudnieni na podstawie umowy o pracę zawartej w sposób konkludentny. Muszą oni bowiem wykazać, że z zachowania rady nadzorczej lub pełnomocnika ustanowionego uchwałą zgromadzenia wspólników wynikało, że uważano ich za pracowników spółki.
Tryb wykazania
Osoba chcąca wykazać, że zawarto z nią umowę o pracę w sposób dorozumiany, może to uczynić w różnym trybie. Przede wszystkim przysługuje jej możliwość wystąpienia z powództwem o ustalenie ukształtowanym w art. 189 k.p.c. W myśl tego przepisu powód może żądać ustalenia przez sąd istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa, gdy ma w tym interes prawny. Przy czym powszechnie przyjmuje się, że pracownik ma interes prawny w żądaniu ustalenia istnienia stosunku pracy i może domagać się przed sądem ustalenia tego stosunku (por. wyrok SN z 6 lutego 2024 r., I PSKP 18/23).
Zdaniem autora
Ryszard Sadlik - sędzia Sądu Okręgowego w Kielcach
Do konieczności ustalenia, czy strony zawarły umowy o pracę w sposób dorozumiany, dochodzi często także w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych. ZUS kwestionując bowiem podleganie ubezpieczeniom społecznym danej osoby nierzadko przyjmuje, że strony nie wiązała umowa pracę, gdyż brak jest umowy zawartej w formie pisemnej lub umowa ta jest z mocy prawa nieważna. Zgodnie zaś z treścią art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu podlegają osoby fizyczne, które są pracownikami. Uznanie więc przez ZUS, że dana osoba nie była pracownikiem, skutkuje stwierdzeniem, że nie podlegała ona również ubezpieczeniom społecznym. Jest to bardzo niekorzystne dla tych osób, dlatego też kwestionując decyzję organu rentowego kierują one zwykle odwołania do sądów ubezpieczeń społecznych, który rozstrzygając kwestie podlegania ubezpieczeniom społecznym muszą uprzednio ustalić, czy strony łączył stosunek pracy, w tym także rozstrzygnąć, czy nie doszło do zawarcia tego stosunku w sposób konkludentny.