Ustawodawca zobowiązał firmy do ustalenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Wskazał, jakie konkretnie elementy muszą obowiązkowo znaleźć się w procedurach zgłoszeń wewnętrznych. Niektóre kwestie pozostawił jednak do swobodnej decyzji firm.

Co obowiązkowo firma musi ustalić w procedurze zgłoszeń wewnętrznych?

Każda firma, która ma obowiązek ustalenia tej procedury, musi w niej określić:

- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej firmy lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez firmę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,

- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem do kontaktu (korespondencyjnym lub poczty elektronicznej),

- bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej firmy, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z  sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej,

- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,

- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie),

- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej firmy, posiadające upoważnienie do podejmowania działań następczych,

- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną),

- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych (oraz w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej).

Ustawodawca przygotował dla firm checklistę, na podstawie której łatwo można ustalić, co konkretnie w procedurze znaleźć się musi.

A jakie są dobrowolne elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Są to:

- wskazanie naruszeń dotyczących obowiązujących w firmie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne (jeżeli firma przewidziała możliwość zgłaszania takich naruszeń),

- wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności firmy, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji,

- wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych,

- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach firmy, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Ustawodawca wskazał zatem również, co w procedurze zgłoszeń wewnętrznych znaleźć się może. Jest to jednak katalog otwarty. Ustawodawca nie ograniczył więc firm i z powodzeniem mogą one przewidywać także inne, wyżej niewymienione, dodatkowe elementy.

Jakie w praktyce dodatkowe naruszenia pracodawca może dodać do procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Mogą to być naruszenia przepisów / zasad obowiązujących w firmie na mocy kodeksów postępowania, standardów etycznych lub polityk antydyskryminacyjnych / antymobbimgowych. Istotne jest, że firmowe przepisy / zasady muszą mieć swoje źródło w przepisach powszechnie obowiązujących. Tylko w takim przypadku mogą zostać dodane do katalogu naruszeń prawa. W praktyce oznacza to, że firma może rozszerzyć ustawowy katalog naruszeń prawa np. o wewnętrzne przepisy dotyczące BHP, mobbingu lub dyskryminacji.

Czy warto rozszerzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych o dodatkowe naruszenia?

To zależy od kultury organizacyjnej firmy. Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Niektóre firmy mają świetnie funkcjonujące i cieszące się uznaniem i zaufaniem wśród pracowników odrębne kanały zgłoszeń i różne procedury – zgłaszania naruszeń etycznych lub zasad postępowania oraz mobbingu lub dyskryminacji. Z powodzeniem od wielu lat prowadzą postępowania wyjaśniające dotyczące tych naruszeń na podstawie ustalonych przez siebie zasad i procedur. Nie chcą wprowadzać zamieszania i wolą dodać nowy kanał zgłoszeń oraz nową procedurę, dedykowaną właśnie sygnalistom. Z kolei niektóre firmy, szczególnie te, które są częścią międzynarodowych grup kapitałowych, wolą mieć jedną procedurę, którą będą stosować do wszelakich naruszeń, mimo że będzie się to wiązało z pewnymi zmianami dla pracowników. Wynika to z tego, że w takich spółkach ustala się zasady, które będą obowiązywać w całej grupie, a nie tylko lokalnie. W takim przypadku większa liczba procedur może być trudniejsza do skoordynowania, a rozdzielenie tematów może utrudnić, zamiast ułatwić funkcjonowanie.

Nie ma przeszkód prawnych, aby firma posiadała różne procedury zgłaszania naruszeń, jak i aby miała tylko jedną procedurę. To, o czym należy pamiętać, to aby osoby, które będą mogły dokonywać zgłoszeń, wiedziały co, gdzie i w jaki sposób mogą zgłosić oraz jakie w związku z tym zgłoszeniem będą przysługiwać prawa. Ważna jest transparentność oraz dbanie o przejrzystość i zrozumiałość wdrożonych i obowiązujących rozwiązań. Co ważne, jeśli firma zdecyduje się na posiadanie tylko jednej procedury, to musi pamiętać, że w takiej sytuacji każde naruszenie objęte procedurą zgłoszeń wewnętrznych musi być rozpatrywane w sposób, który spełni standardy wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów.

A czy do procedury zgłoszeń wewnętrznych, w ramach rozszerzania katalogu naruszeń, można wprowadzić regulacje wewnętrzne, które nie mają swojego źródła w przepisach powszechnie obowiązujących?

Tak. Wynika to z tego, że w ustawie o ochronie sygnalistów katalog dodatkowych elementów ma charakter otwarty. Poza tym, jeżeli firma chce otrzymywać szerszy zakres informacji o występujących nieprawidłowościach, to nie ma podstaw, aby takie korzystne zachowanie w jakikolwiek sposób blokować. To, czego musi być świadoma firma, która decyduje się na takie rozszerzenie, to fakt, że nawet zgłoszenia bagatelne będą musiały zostać rozpatrzone z zachowaniem trybu przewidzianego w ustawie o ochronie sygnalistów.

Czy warto w procedurze zgłoszeń wewnętrznych wskazać czynniki ryzyka odpowiadające profilowi działalności firmy, sprzyjające możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa?

Zdecydowanie tak. Dzięki temu pracownicy i inni potencjalni zgłaszający otrzymują jasny komunikat co do tego, co jest dla firmy istotne, co powinni zgłaszać i w jakich obszarach to ryzyko jest bardziej znaczące. W ten sposób podnosi się też świadomość pracowników co do tego, jakie obowiązują standardy, jakie zachowania należy uznać za nieprawidłowe i co w danej sytuacji prowadzi do zwiększenia ryzyka.

Czy warto wskazać w procedurze, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Nie do końca. W interesie firmy jest, aby informacja o naruszeniu prawa była zgłaszana przy użyciu wewnętrznych, a nie zewnętrznych kanałów zgłoszeń. W ten sposób firma może szybko reagować na nieprawidłowości. Ponadto w ten sposób firma dba o swoją reputację i ogranicza ryzyko medialne.

Dlaczego firma powinna promować dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych?

Właśnie z wyżej wymienionych powodów. Promowanie dokonywania zgłoszeń wewnętrznych jest w interesie każdej firmy, bo lepiej jest, aby to firma mogła zareagować na pojawiające się nieprawidłowości i wdrożyć sprawnie odpowiednie działania następcze. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego naruszenie prawa zostanie najpewniej szybciej zażegnane i firma będzie mogła sprawnie działać, aby zapobiegać pojawianiu się podobnych nieprawidłowości w przyszłości. Oczywiście nie można zapomnieć o zaletach związanych z ochroną reputacji.

Czy można zachęcać do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Tak, jak najbardziej. Pozwolił na to sam ustawodawca bezpośrednio w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów. Trzeba natomiast uważać na to, jakie zachęty zostaną zastosowane w firmie.

Zdaniem autorek

dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, Partnerka Zarządzająca w People & Law Jaroszewska-Ignatowska Sarek-Sadurska Sp.k.

Małgorzata Perchel-Ducka, aplikantka adwokacka, Prawniczka w People & Law Jaroszewska-Ignatowska Sarek-Sadurska Sp.k.

Firma może przewidzieć różne zachęty w zamian za skorzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych i dokonanie zgłoszenia. Rodzaje zachęt nie zostały określone w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów. Wszystko zależy więc od kreatywności danej firmy i posiadanych przez nią możliwości. W praktyce najczęściej spotykamy się z zachętami w postaci dodatkowego dnia wolnego od pracy lub ewentualnie drobnej nagrody rzeczowej. Poza Polską bardzo popularne są zachęty pieniężne. Od wielu lat system takich zachęt funkcjonuje w USA. Dopuszczalność stosowania zachęt pieniężnych w Polsce budzi wątpliwości. Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie można traktować zapłaty za dokonanie zgłoszenia jako elementu systemu zachęt. Zamiast tego ministerstwo podaje inne przykłady zachęt: prowadzenie szkoleń, pomoc psychologa, wsparcie osób przyjmujących zgłoszenie czy zapewnienie anonimowości.