Elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej to realne obniżenie kosztów składowania dokumentów oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych. Czy warto się na nią zdecydować? Eksperci omawiają podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w takiej postaci.
Formę prowadzenia akt pracowniczych można zmieniać…
Pracodawca może zmieniać sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową i odwrotnie. To fakt. Nie ma tutaj ograniczeń co do częstotliwości czy też liczby takich modyfikacji. Obie postaci dokumentacji są sobie równoważne. Oznacza to, że żadna z nich jest ani lepsza, ani ważniejsza od tej drugiej. Obie wywołują takie same skutki prawne. Wybór formy przechowywania dokumentów dotyczących zatrudnionych zależy wyłącznie od pracodawcy i jego potrzeb biznesowych.
... z papierowej na elektroniczną…
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (np. skanu). Następnie należy opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Kwalifikowany podpis elektroniczny może złożyć także inna osoba upoważniona przez pracodawcę.
Podpis lub pieczęć potwierdza zgodność zeskanowanego dokumentu z dokumentem papierowym.
… i z tradycyjnej na zdigitalizowaną
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje poprzez sporządzenie odpowiedniego wydruku e-dokumentów. Następnie wydrukowane materiały powinny być opatrzone podpisem pracodawcy lub innej upoważnionej przez niego osoby.
Podpis potwierdza zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Mieszany sposób prowadzenia teczek pracowniczych
Czy zmiana postaci przechowywania musi dotyczyć wszystkich przechowywanych dokumentów? Niekoniecznie. Przepisy nie odnoszą się wprost do tej kwestii. W naszej ocenie firma może korzystać z obu tych form jednocześnie. Przykładowo szef może prowadzić dokumentację w formie papierowej, ograniczając formę elektroniczną jedynie do dokumentacji związanej z udzielaniem i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych lub odwrotnie. Dopuszcza się też prowadzenie papierowych akt osobowych, gdy jednocześnie do gromadzenia pozostałych dokumentów pracowniczych wykorzystywana jest forma elektroniczna. Takie podejście aprobuje nie tylko resort pracy, ale też Główny Inspektorat Pracy.
Nie ma też obowiązku, aby dokumentacja pracownicza miała jednakową postać w stosunku do wszystkich zatrudnionych. Oznacza to, że w przypadku jednej grupy pracowników firma może prowadzić w pełni elektroniczną dokumentację, a akta pozostałych podwładnych przechowywać w tradycyjnej formie. Może to wynikać np. z przynależności etatowca do określonej grupy zawodowej, jego daty zatrudnienia czy miejsca wykonywania pracy.
Przykład
Firma prowadzi dokumentację pracowniczą w formie papierowej w stosunku do wszystkich pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2024 r. Z uwagi na stopniową elektronizację procesów kadrowych, akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza nowych podwładnych jest prowadzona wyłącznie w formie e-teczek. Nie wiąże się to z żadnymi negatywnymi konsekwencjami dla żadnej z tych grup pracowników. Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.
Przedłożone dokumenty – skanować czy nie?
Przepisy przewidują, że niektóre dokumenty pracownicy mogą składać zarówno papierowo, jak i elektronicznie. Dotyczy to np. wniosków o pracę zdalną, które z powodzeniem mogą być przedkładane firmie zarówno w tradycyjnej formie, jak i np. e-mailowo.
Przykład
Pracownik złożył papierowy wniosek o pracę zdalną. Szef umieścił go w segregatorze wraz z innymi dokumentami składanymi przez pozostałych zatrudnionych w formie papierowej. Pracodawca poinformował podwładnego, że jeżeli dokument ma być dołączony do jego elektronicznych akt osobowych, powinien zostać złożony za pośrednictwem e-mail. Taka praktyka firmy jest nieprawidłowa. Papierowy wniosek pracownika powinien być umieszczony w części B akt i ewentualnie zdigitalizowany do postaci elektronicznej zgodnie z opisanymi zasadami.
Zdarza się, że dla określonych dokumentów kodeks pracy przewiduje jedynie formę pisemną. Tak jest w przypadku wniosku o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.). Aby taki dokument mógł być złożony elektronicznie, powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym wnioskującego, co jest równoważne z zachowaniem formy pisemnej. Nie wszyscy mają jednak taką możliwość, a więc tradycyjne wnioski papierowe z pewnością wciąż będą trafiać do firmy, nawet gdy ta prowadzi w pełni e-dokumentację. Co zatem zrobić w takiej sytuacji? Podobnie jak w przypadku zmiany formy dokumentacji pracowniczej, pracodawca albo osoba przez niego upoważniona powinna sporządzić odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu (np. skan). To oznacza, że chociaż sam wniosek pracownik złoży na piśmie, to po jego przyjęciu pracodawca może go zeskanować. Następnie należy opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Tak przygotowany dokument umieszczamy w elektronicznej dokumentacji pracowniczej razem z przyporządkowanymi odpowiednimi metadanymi. Takie metadane muszą być zawarte w osobnym pliku XML, który też musi być zapisany w dokumentacji. Do metadanych, które powinny znaleźć się w tym pliku, należą:
- identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji,
- identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument,
- rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
- data powstania dokumentu,
- data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej,
- numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- imię i nazwisko pracownika,
- nazwa pracodawcy,
- data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Przykład
Pracownik złożył papierowy wniosek o udzielenie mu urlopu rodzicielskiego. Kierownik HR zeskanował dokument, podpisał własnym podpisem elektronicznym, w który wyposażył go pracodawca, i umieścił wniosek w części „B” elektronicznych akt osobowych. Kierownik HR posiada upoważnienie do potwierdzania zgodności dokumentów na potrzeby prowadzenia e-teczek pracowniczych. Postępowanie firmy jest prawidłowe.
Czy trzeba informować o zmianie formy prowadzenia akt?
Istnieje obowiązek informowania o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania akt (z elektronicznej na papierową lub na odwrót) oraz o możliwości odbioru ich poprzedniej formy w ciągu 30 dni od odbioru wiadomości.
W przypadku obecnych pracowników trzeba to zrobić w sposób przyjęty u pracodawcy. Nie ma więc określonej sztywnej zasady, jak takie zawiadomienie powinno wyglądać. Z praktycznego punktu widzenia najlepiej jednak przeprowadzić je w formie, którą można udokumentować, aby w przyszłości móc potwierdzić przekazanie tej informacji.
Natomiast byłych pracowników o możliwości odbioru takiej poprzedniej formy akt należy poinformować w postaci papierowej lub elektronicznej (np. e-mailem). Przepisy nie wymagają przy tym, aby byłych pracowników informować o samej zmianie formy dokumentacji.
Przepisy kodeksu pracy i odpowiedniego rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej są niestety niespójne. Rozporządzenie narzuca bowiem (nie tak jak kodeks pracy), aby zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji doręczać za pokwitowaniem według jednego z poniższych sposobów:
- osobiście,
- za pośrednictwem operatora pocztowego,
- za pośrednictwem osoby upoważnionej przez firmę, lub
- za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tylko jeśli mamy możliwość uzyskania potwierdzenia doręczenia (np. wysłanie e-maila z potwierdzeniem odbioru wiadomości).
Nie ma więc jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy otrzymanie przez zatrudnionych informacji o możliwości odbioru poprzedniej formy dokumentacji pracowniczej wymaga jej pokwitowania i doręczenia w powyższy sposób, czy też tylko w sposób przyjęty u pracodawcy (wobec obecnych pracowników) albo papierowo lub elektronicznie (wobec byłych pracowników).
Oczywiście opcją najbezpieczniejszą dla pracodawcy jest stosowanie przepisów rozporządzenia. Nie oznacza to jednak, że to jedyne słuszne podejście.
Komu wydać poprzednie dokumenty pracownicze?
Sposób samego odbioru materiałów różni się w zależności od tego, czy dotyczy on dokumentacji tradycyjnej, czy elektronicznej.
W przypadku wersji papierowej (były) pracownik odbiera dokumenty osobiście, za pokwitowaniem.
Dokumentację elektroniczną również należy odebrać osobiście, za pokwitowaniem, na informatycznym nośniku danych, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
W tym drugim przypadku przed wydaniem materiałów firma musi zweryfikować tożsamość odbiorcy. Trzeba też zadbać o odpowiedni dowód doręczenia materiałów drogą elektroniczną (ponownie, np. wykorzystując system umożliwiający wysłanie e-maila z potwierdzeniem odbioru wiadomości).
W razie śmierci pracownika poprzednia forma dokumentacji może zostać wydana członkom jego rodziny, m.in. dzieciom, małżonkowi (wdowie/wdowcowi), dzieciom małżonka, rodzicom, a także wnukom lub rodzeństwu (pod warunkiem przyjęcia ich na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności). Tutaj przed wydaniem materiałów dotyczących pracownika warto zweryfikować, czy zgłaszająca się osoba należy do kręgu osób uprawnionych, np. poprosić o okazanie do wglądu aktu urodzenia, aktu małżeństwa lub dowodu osobistego.
Dokumenty może też odebrać osoba, która przedstawi firmie upoważnienie udzielone przez (byłego) pracownika lub pozostałe uprawnione osoby.
Jeżeli nikt z uprawnionych osób nie zgłosi się po dokumenty w 30-dniowym terminie, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać dokumentacji pracowniczej.
Warunki prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej
Dokumentację należy prowadzić i przechowywać w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność. W praktyce, aby prawidłowo przechowywać ją w formie elektronicznej, należy stosować system teleinformatyczny, który zapewni:
- zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
- integralność treści dokumentacji i metadanych; przede wszystkim chodzi o zabezpieczenie przed wprowadzaniem w niej zmian
(z wyjątkiem tych wprowadzanych zgodnie z ustalonymi i udokumentowanymi procedurami),
- stały dostęp upoważnionym osobom,
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nie zmian w dokumentacji i metadanych,
- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji w oparciu o metadane,
- wydawanie dokumentacji albo jej części,
- funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Zdaniem autorów
Marta Rogocz, adwokat, starszy prawnik w Zawirska Ruszczyk
Andrzej Orzechowski, adwokat, partner w Zawirska Ruszczyk
Można spotkać się ze stanowiskiem, że pracodawca musi być w wyborze formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej konsekwentny i odnośnie jednego typu dokumentów tej samej osoby – np. dotyczących urlopów – powinien stosować jedną konkretną postać gromadzenia. W ramach tych samych materiałów nie powinno się więc niektórych z nich przechowywać w postaci papierowej, a pozostałych w formie elektronicznej. Przykładem może być sytuacja, gdy spółka zdecydowała o przechowywaniu dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej danego pracownika częściowo elektronicznie, a częściowo w postaci papierowej. Opisane stanowisko jest dość dyskusyjne i wynika jedynie z interpretacji Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
