Dynamicznie zachodzące na rynku pracy zmiany na nowo kształtują sposoby wykonywania pracy przez pracowników. Pracodawcy, szukając coraz to nowszych możliwości zwiększenia swojej konkurencyjności, oczekują od podwładnych ponadnormatywnego zaangażowania w wykonywane obowiązki. Szef ma szereg narzędzi, które – odpowiednio stosowane – pozwalają na bardziej efektywną i dostosowaną do specyfiki danego zakładu pracę. Z uwagi na zawiłość przepisów o czasie pracy, wykorzystanie niektórych rozwiązań może okazać się problematyczne. Łączą się z nimi dodatkowe obowiązki administracyjne i finansowe. Godziny nadliczbowe i dyżur podlegają bowiem ewidencjonowaniu przez pracodawcę, a  każda godzina przepracowana w ramach jednego lub drugiego rozwiązania wymaga odpowiedniej rekompensaty.

Telefon zawsze pod ręką

Pracodawcy, zamiast wykorzystywać narzędzia przewidziane w kodeksie pracy, próbują wpłynąć na pracowników mówiąc, że „wystarczy jedynie mieć przy sobie telefon służbowy i zerkać na niego co jakiś czas”, „wystarczy odpowiadać klientom nawet jednym słowem, ale żeby dać im poczucie ciągłej dostępności” lub polecają odbierać telefon po godzinach niezwłocznie i oddzwaniać do klientów niezależnie od godziny.

Czytaj więcej

Krem z filtrem, walizka i autoresponder – co o urlopie powinien wiedzieć pracownik

Czy pracownik ma obowiązek pozostawać w dyspozycji pracodawcy po godzinach pracy? Czy pracodawca może wymagać odbierania telefonów lub oddzwaniania do klientów wieczorami? Pytania można mnożyć, ale wszystkie one sprowadzają się do jednego wątku – prawa pracownika do bycia offline.

Kwestia ta, choć z pozoru może wydawać się pracodawcom błaha, niejednemu z nich może spędzić sen z powiek. Dlaczego? W jednym z ostatnich orzeczeń Sądu Najwyższego (z 22 lutego 2023 r., syg. akt I PSKP 8/22) przeciążanie pracą oraz pozbawianie prawa do wypoczynku zostały uznane za przejawy mobbingu. W stanie faktycznym sprawy przełożony oczekiwał od pracownicy m.in. „bycia w stałej gotowości do odebrania telefonu służbowego” i wykonywania zadań także w czasie prywatnym, przeznaczonym na odpoczynek. Zapewnianie pracownikom prawa do bycia offline jest zatem tematem poważniejszym, niż mogłoby się wydawać.

Rezolucja Parlamentu Europejskiego

Problem zacierania się granicy między życiem prywatnym a służbowym na gruncie czasu pracy zaczął pojawiać się w miarę postępu technologicznego. W większości branż pracownicy zostali wyposażeni w służbowy telefon komórkowy i komputer, a kontakty w dużej mierze przeniosły się do komunikatów czy nawet mediów społecznościowych. Z czasem coraz rzadziej dziwiły wiadomości lub maile po godzinach, a nawet krótkie telefony.

Kłopotliwa kwestia przybrała na sile, gdy świat dotknęła pandemia koronawirusa, a większość pracowników została zmuszona do zmiany miejsca wykonywania pracy z wielkopowierzchniowego open space'u na domowe zacisze. Odpowiednie zarządzanie czasem pracy stało się wyzwaniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Ci pierwsi, próbujący pogodzić życie w domu z pracą, coraz częściej zostawali w pracy po oficjalnych godzinach, próbując nadgonić czas, który w trakcie dnia poświęcili – świadomie lub nie – obowiązkom domowym. Ci drudzy z kolei coraz mniej dostrzegali różnicę między zakończeniem przez pracownika pracy a rozpoczęciem czasu wolnego, albowiem nie widzieli już pracowników, którzy wychodzili po pracy z biura i udawali się do domu.

Prawo do bycia offline stało się na tyle istotne, że prace w jego zakresie podjął Parlament Europejski, 21 stycznia 2021 r. przyjmując rezolucję dotyczącą prawa do bycia offline. Zgodnie z rezolucją pracownicy mają prawo do nieangażowania się poza czasem pracy w zadania związane z pracą i do nieuczestniczenia w komunikacji za pomocą narzędzi cyfrowych (bezpośrednio lub pośrednio), takich jak e-maile, rozmowy telefoniczne czy wiadomości wysyłane za pomocą komunikatorów internetowych. Celem wprowadzenia regulacji w tym zakresie było zagwarantowanie możliwości odłożenia narzędzi służących do wykonywania pracy i nieodpowiadania na polecenia pracodawcy poza czasem pracy bez ryzyka negatywnych konsekwencji. Pracownicy, korzystający z prawa do odłączenia się nie powinni być przez pracodawców gorzej traktowani i pracodawca nie powinien podejmować wobec nich działań odwetowych.

Co ważne, Parlament Europejski nie jest organem prawodawczym w Unii Europejskiej, wobec czego zarówno sama rezolucja, jak i załącznik do niej, zawierający projekt dyrektywy, nie mają charakteru wiążącego. Wyznaczają one jedynie kierunek dalszych działań Komisji Europejskiej w tym zakresie.

Zainteresowanie posłów

Problem związany z odłączeniem się pracowników od pracy został zauważony również w Polsce. Odzwierciedleniem tego były dwie interpelacje poselskie – nr 28478 z 18 listopada 2021 r. i 31956 z 4 marca 2022 r. Posłowie zapytali w nich, czy resort pracy planuje wprowadzić rozwiązania prawne mające chronić czas wolny pracowników.

W odpowiedzi na obie interpelacje ministerstwo podkreśliło, że „prawo pracowników do niepozostawania z pracodawcą w kontakcie za pośrednictwem różnego rodzaju mediów elektronicznych w czasie wolnym od pracy jest określane potocznie jako prawo do bycia off-line (prawo do odłączenia się). Na gruncie przepisów kodeksu pracy prawo to gwarantują pracownikom przepisy o czasie pracy, w szczególności dotyczące norm, wymiaru i rozkładu czasu pracy, pracy w godzinach nadliczbowych, dyżuru oraz okresów minimalnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego.” Podsumowując, w ocenie ministerstwa, zmiany w zakresie prawa do bycia offline nie były potrzebne, bo kodeks pracy przewidywał już w tym zakresie odpowiednie narzędzia i regulacje.

Przepisy kodeksu pracy chroniące czas wolny pracowników

wymiar czasu pracy art. 129
zasady ustalania wymiaru czasu pracy art. 130
przeciętny tygodniowy czas pracy art. 131
minimalne dobowe okresy odpoczynku art. 132
minimalny tygodniowy okres odpoczynku art. 133
przerwy w pracy art. 134
praca w godzinach nadliczbowych art. 151
dyżur pracowniczy art. 1515

Przepisy kodeksu pracy rzeczywiście określają zasady dotyczące odpoczynku, ponadnormatywnej pracy i pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Z drugiej strony, skoro problem pozostawania w ciągłym kontakcie z pracodawcą i klientami jest wciąż podnoszony, wydaje się, że dotychczasowa regulacja zawarta w kodeksie pracy nie jest wystarczająca i istnieje realna potrzeba podjęcia prac przez ustawodawcę.

W nadgodzinach i na dyżurze

Jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych jest pozostawanie w dyspozycji pracodawcy w czasie stanowiącym jego czas pracy, tj. w godzinach pracy wynikających z  obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Pozostawanie w pracy ponad ustalone normy czasu pracy może mieć miejsce m.in. w przypadku godzin nadliczbowych lub w przypadku dyżuru, przy czym skorzystanie z obu tych rozwiązań jest obwarowane dodatkowymi wymogami i nie zwalnia z obowiązku zachowania dobowych i tygodniowych norm odpoczynku.

PRZYKŁAD

Pracodawca zobowiązał pracownika zatrudnionego na stanowisku konsultanta informatycznego do całodobowego pozostawania pod telefonem na wypadek, gdyby chciał się z nim skontaktować klient w celu naprawienia usterki. Pracownik wyraził na to zgodę. Czy takie zachowanie jest prawidłowe?

Nie. Czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku. Pracodawca nie może wydłużyć okresu dyżuru ponad ustawowe normy odpoczynku, nawet za zgodą pracownika.

Regulacje dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i pozostawania na dyżurze służą zatem określeniu sytuacji i warunków, w jakich praca po godzinach pracy może być wykonywana. Z kolei prawo do bycia offline ma zagwarantować niewykonywanie przez pracowników pracy po godzinach.

Ustawowe normy odpoczynku

Szukając regulacji, które zapewniałyby już teraz prawo do bycia offline, warto przyjrzeć się przepisom dotyczącym norm odpoczynku zawartym w kodeksie pracy. Przewidują one, że pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz prawo do minimalnego odpoczynku tygodniowego, którego czas powinien wynosić przynajmniej 35 nieprzerwanych godzin (z uwzględnieniem 11 godzin odpoczynku dobowego). Zarówno odpoczynek dobowy, jak i tygodniowy, powinny być wolne od wykonywania obowiązków służbowych.

Jednak już sam kodeks pracy przewiduje dwie sytuacje, w których dochodzi do skrócenia norm odpoczynku. Pierwsza – w odniesieniu do pracowników zarządzających zakładem pracy – w razie prowadzenia akcji ratowniczej. Druga – przy zmianie pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, przy czym nie uzasadnia skrócenia okresu odpoczynku sam fakt wykonywania pracy zmianowej, a także nieplanowane przejście na inną zmianę. Ponadto, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, lecz nie może być krótszy niż 24 godziny. W praktyce oznacza to, że skrócenie okresu wypoczynku może mieć miejsce wyłącznie z powodu niemożności zagwarantowania odpoczynku w dłuższym wymiarze. W takim przypadku zapewnienie pracownikowi odpoczynku tygodniowego w wymiarze 24 godzin czyni realną możliwość pracy nawet do 7 dni w tygodniu. W przypadku naruszenia przepisów o czasie pracy, pracodawca ryzykuje otrzymanie grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł za każde naruszenie.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony przy produkcji zakończył pracę w jednym tygodniu w sobotę o godz. 24.00 na trzeciej zmiennie. Z uwagi na nagłą i nieprzewidzianą rotację pracowników, pracodawca musiał zmienić rozkłady czasu pracy i polecił mu wykonywanie pracy w poniedziałek na pierwszej zmianie, tj. od godziny 8.00. Czy w takim przypadku dojdzie do naruszenia przepisów o normach odpoczynku?

Nie. Pracownika obowiązywała skrócona 24-godzinna norma odpoczynku, a pracodawca nie naruszył w ten sposób przepisów o normach odpoczynku. Nieprzerwany cotygodniowy odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin niż 35. Jest to jednak możliwe w ściśle określonych sytuacjach, m.in. w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.

Pracodawcy, którym zależy na dobrobycie i efektywności pracowników, aby skutecznie zapewniać im prawo do bycia offline i minimalizować ryzyko wystąpienia nadużyć, mogą ustalić swoje wewnętrzne regulacje. Szefowie chcący wdrożyć politykę ws. bycia offline powinni zrobić swoisty rachunek sumienia, w którym zidentyfikują, czy w ich organizacji dochodzi do naruszenia przepisów, a jeśli tak – to w jakim zakresie i w jakiej skali. Powinni dowiedzieć się, jakie dotychczasowe ich działania nie zdały egzaminu. Tylko otwarte i szczerze podejście do tematu pozwoli na efektywne zarządzanie prawem pracowników do bycia offline.

Rekomendowane kroki

1. Zbadanie kultury organizacyjnej firmy – systemów czasu pracy obowiązujących w firmie i ich dopasowanie do charakteru wykonywanej pracy

2. Sprawdzenie, jak często pracownicy wykonują swoje obowiązki w godzinach nadliczbowych i na dyżurach pracowniczych

3. Analiza przestrzegania norm odpoczynku – dobowych i tygodniowych

4. Analiza korzystania przez pracowników z narzędzi pracy po godzinach pracy, w tym również przez pracowników zdalnych lub hybrydowych

5. Wprowadzenie polityki ws. bycia offline zawierającej:

1) zasady komunikacji między współpracownikami oraz między pracownikami a pracodawcą

2) zasady kontaktu pracodawcy z pracownikiem zdalnym

3) zasady polecenia pracownikom pracy ponad obowiązujące ich normy czasu pracy oraz ewentualnie blokowanie serwerów czy telefonów po godzinach pracy