Kiedy świadczenia delegacyjne mogą wymagać oskładkowania

Od świadczeń wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowej generalnie nie są naliczane składki na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne. U pracodawców spoza sfery budżetowej może jednak wystąpić obowiązek ich odprowadzenia. Popełnienie błędu skutkować będzie koniecznością przeprowadzenia stosownych korekt oraz uregulowania powstałego zadłużenia wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę.

Ustalenie diety na wyższym poziomie niż określona w rozporządzeniu

Zwolnienie świadczeń delegacyjnych z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 316). Przepis ten wyłącza z podstawy wymiaru składek diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika, ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 2190).

Czytaj więcej:

Kadry i Płace

Od wartości noclegu w delegacji trzeba zapłacić podatek i składki

Naczelny Sąd Administracyjny uważa, ż...

Pro

O zastrzeżeniu tym powinny pamiętać służby kadrowo-płacowe funkcjonujące u pracodawców spoza sfery budżetowej, u których zasady rozliczania delegacji określone są w przepisach zakładowych – układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę. W przypadku tej grupy pracodawców istnieje bowiem duża dowolność w ustalaniu wysokości tego rodzaju świadczeń. Kodeks pracy w art. 77⁵ wprowadza tylko jedno zastrzeżenie – wyznaczona w przepisach zakładowych wysokość diety z tytułu delegacji krajowej i zagranicznej nie może być niższa od diety krajowej wynikającej z rozporządzenia delegacyjnego. Aktualnie jest to 45 zł za dobę podróży służbowej.

Jeżeli pracodawca spoza sfery budżetowej ustali diety na poziomie wyższym od określonego w rozporządzeniu delegacyjnym, od różnicy musi odprowadzić składki, o czym zdarza się zapominają służby kadrowo-płacowe.

Delegacja zagraniczna – wysokość diety zależy od kraju

Żeby ułatwić sobie rozliczenia delegacji zagranicznych, pracodawcy spoza sfery budżetowej ustalają wysokość diety z tytułu takiej podróży na jednym poziomie – bez względu na państwo lub państwa docelowe. Ułatwienie to jest iluzoryczne. Rozliczając taką delegację, służby kadrowo-płacowe muszą bowiem dla celów składkowych każdorazowo porównywać kwoty wypłacane pracownikom z kwotami wynikającymi z rozporządzenia delegacyjnego, które z kolei uzależnione są od państwa docelowego. Zwolnieniem z oskładkowania mogą być objęte tylko kwoty wynikające z tego rozporządzenia.

Jeżeli dieta określona w przepisach zakładowych jest niższa od wyznaczonej w rozporządzeniu delegacyjnym, pełna kwota wypłacona pracownikowi zwolniona jest z oskładkowania. Natomiast, jeśli stawka określona w przepisach zakładowych jest wyższa od wynikającej z rozporządzenia delegacyjnego, składki muszą być odprowadzone od nadwyżki.

Czytaj więcej:

ZUS

Czym jest podróż służbowa? Resort wyjaśnia. To ważne w kontekście zwolnienia z ZUS

Wykonywanie pracy przez pracownika w...

Pro

Przykład

Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownikom odbywającym zagraniczną podróż służbową przysługują diety w wysokości 55 euro za dobę, bez względu na państwo docelowe. W kwietniu podróż taką do Austrii i Włoch odbył jeden z pracowników, nabywając z tego tytułu prawo do siedmiu pełnych diet za okres pobytu na terenie pierwszego z tych krajów i dziewięciu pełnych diet za okres pobytu na terenie drugiego z nich. Łącznie tytułem diet otrzymał więc kwotę 880 euro (16 x 55 euro), wobec której pracodawca zastosował zwolnienie wynikające z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego. Tymczasem, z rozporządzenia delegacyjnego wynika, że dieta za dobę podróży służbowej na terenie Austrii wynosi 57 euro, natomiast w przypadku Włoch jest to 53 euro. Diety wypłacone za okres pobytu na terenie Austrii mogły więc być w pełni objęte wspomnianym zwolnieniem, ponieważ stawka wyznaczona przez pracodawcę jest niższa od stawki wynikającej z rozporządzenia delegacyjnego. Natomiast od części diet wypłaconych za okres pobytu na terenie Włoch składki powinny być odprowadzone. Do podstawy składek powinna być przyjęta kwota: 9 x (55 euro – 53 euro) = 18 euro. Po zauważeniu błędu pracodawcę czekać będzie konieczność przeprowadzenia korekt oraz uregulowania zadłużenia wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę.

Wyższa dieta oznacza wyższe ryczałty

Służby kadrowo-płacowe powinny też pamiętać, że ustalenie diety na wyższym poziomie może mieć wpływ na wysokość innych świadczeń delegacyjnych, których podstawę naliczania stanowi dieta.

W przypadku krajowej podróży służbowej są to:

- ryczałt za nocleg, stanowiący 150 proc. diety za każdy nocleg,

- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, odpowiadający 20 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w delegacji.

W przypadku delegacji zagranicznej do tego rodzaju świadczeń należą:

- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, odpowiadający jednej diecie w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu,

- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w zagranicznej podróży służbowej.

Wypłacając tego rodzaju świadczenia, jeśli przepisy zakładowe określają wysokość diety lub diet na wyższym poziomie od wyznaczonego w rozporządzeniu delegacyjnym, służby kadrowo-płacowe muszą pamiętać o konieczności oskładkowania części otrzymanych przez pracownika kwot.

Czytaj więcej:

Kadry i Płace

Czy za dojazd do miejsca delegacji należy się wynagrodzenie?

To, czy do czasu pracy pracownika wli...

Pro

Zwrot kosztów powrotu do domu na dni wolne

W praktyce nierzadkie są również przypadki, że gdy krajowa delegacja obejmuje dni wolne od pracy, przepisy zakładowe przyznają pracownikom prawo do zwrotu kosztów przejazdu do miejsca zamieszkania i z powrotem, na te dni. Wobec tego rodzaju wypłat służby kadrowo-płacowe stosują wyłączenie wynikające z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego, co nie zawsze jest zgodne z przepisami.

Rzeczywiście, rozporządzenie delegacyjne w § 10 wprowadza prawo do zwrotu takich kosztów, ale tylkojeśli krajowa podróż służbowa trwa co najmniej 10 dni. Jeżeli więc pracownikom zatrudnionym u pracodawcy spoza sfery budżetowej, prawo do zwrotu przysługuje bez względu na długość delegacji, kwoty wypłacone przy krótszych niż 10-dniowe delegacjach powinny być objęte składkami – i to w całości.

Przykład

Regulamin wynagradzania, obowiązujący u pracodawcy spoza sfery budżetowej, przyznaje pracownikom odbywającym krajową podróż służbową, w czasie której wypadają dni wolne od pracy, prawo do zwrotu kosztów przejazdu na te dni do miejsca zamieszkania i z powrotem. Prawo to uzależnione jest więc od faktu wystąpienia dni wolnych od pracy, a nie od długości delegacji. W kwietniu 2025 r. taką podróż służbową odbyło dwoje pracowników – pierwszy z nich przebywał w delegacji w dniach od 8 do 16 kwietnia, drugi zaś w dniach od 7 do 18 kwietnia. Obu  tym osobom pokryto także koszt przyjazdu do domu i z powrotem na dni wolne od pracy (soboty, niedziele) przypadające w okresach objętych delegacją. Wobec tych wypłat służby kadrowo-płacowe zastosowały wyłączenie zawarte w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego. Tymczasem, zwolnieniem tym mogła być objęta tylko kwota wypłacona drugiemu z pracowników, ponieważ jego delegacja trwała dwanaście 12 dni. Natomiast podróż służbowa pierwszego z pracowników trwała dziewięć dni, dlatego też kwota wypłacona tytułem zwrotu kosztów przejazdu na dni wolne od pracy do domu i z powrotem powinna być w pełni objęta składkami. W przyszłości pracodawcę czeka konieczność złożenia stosownych korekt oraz uregulowania zaległych składek wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę.

Koszt zakupu polisy to nie świadczenie delegacyjne

Kolejnym ze świadczeń mających związek z podróżą służbową, wymagających oskładkowania, jest zakup dodatkowego ubezpieczenia – dotyczy to najczęściej delegacji zagranicznych. Służby kadrowo-płacowe uznają, że koszt zakupu takiej polisy jest świadczeniem delegacyjnym i  należy je objąć wyłączeniem zawartym w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego.

Rozumowanie takie jest nieprawidłowe, ponieważ wśród świadczeń przysługujących z tytułu zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej, wymienionych w § 2 rozporządzenia delegacyjnego, nie ma dodatkowego ubezpieczenia. Koszt takiego zakupu powinien więc być objęty składkami.

Przykład

W kwietniu 2024 r. pracownik zatrudniony u pracodawcy spoza sfery budżetowej odbył 11-dniową zagraniczną podróż służbową, otrzymując z tego tytułu świadczenia określone w rozporządzeniu delegacyjnym, w pełni objęte zwolnieniem wymienionym w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego. Osobie tej pracodawca opłacił także dodatkowe ubezpieczenie od nieszczęśliwych wypadków na okres wspomnianej delegacji. Koszt zakupu polisy wyniósł 500 zł i zastosowano wobec niej to samo wyłączenie. Składki na ubezpieczenia społeczne za kwiecień 2024 r. opłacone zostały więc tylko od wynagrodzenia za ten miesiąc w kwocie 6678,90 zł, a składka zdrowotna od 5763,23 zł (6678,90 zł – 915,67 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika). Kontrola ZUS, przeprowadzona w maju 2025 r.,wykazała wyłączenie z podstawy wymiaru składek kosztu zakupu polisy. Żeby skorygować błąd, pracodawca powinien:

- złożyć raport ZUS RCA z kwietnia 2024 r. w trybie korekty (identyfikator 02 04.2024, przy założeniu, że będzie to pierwsza korekta za ten miesiąc), gdzie składki na ubezpieczenia społeczne rozliczy od podstawy wynoszącej 7178,90 zł (6678,90 zł + 500 zł), a składkę zdrowotną od 6194,68 zł (7178,90 zł – 984,22 zł),

- złożyć delegację ZUS DRA oznaczoną tym samym identyfikatorem, w której uwzględnione zostaną zmiany w zakresie składek,

- uregulować powstałą niedopłatę wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę.

Przy oddelegowaniu nie ma zwolnień

Następnym z częściej występujących błędów, popełnianych przez służby kadrowo-płacowe, jest wypłacanie świadczeń delegacyjnych pracownikom oddelegowanym i objęcie ich zwolnieniem, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego. Tymczasem, rozporządzenie delegacyjne nie dotyczy pracowników oddelegowanych. Wspomniane wyłączenie nie może więc być zastosowane wobec świadczeń delegacyjnych wypłacanych tej grupie osób. Nawet jeżeli prawo do nich przewidują przepisy zakładowe i zasady ich wypłaty oraz wysokość pokrywają się z tymi, wynikającymi z rozporządzenia delegacyjnego.

W przypadku pracowników oddelegowanych zastosowanie będzie miał § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego. Przepis ten zwalnia z oskładkowania część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie przyjęte do ustalenia rocznej kwoty granicznej, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców - w wysokości równej diecie przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w rozporządzeniu delegacyjnym, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych.