Obowiązujące przepisy nie odnoszą się do osób zatrudnionych na umowach zlecenie. Dlatego powstaje dylemat czy osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych mogą być wysyłane w podróż służbową i jak w takim przypadku, wygląda kwestia rozliczeń pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą.

Nie ma bezpośrednich przepisów, które określałyby, tak jak w przypadku podróży służbowych pracownika związanego z firmą umową o pracę, zasady wyjazdów służbowych zleceniobiorców. Jednak z obowiązującej praktyki oraz orzecznictwa wynika, że nie ma przeszkód, aby pracownik, którego wiąże z firmą umowa zlecenie, przebywał w podróży służbowej. Dlatego przez delegację w takiej sytuacji rozumie się wykonywanie zadania określonego przez zleceniodawcę, poza miejscowością w której znajduje się stałe miejsce pracy zleceniobiorcy.

W wyroku NSA z 1 grudnia 2018 (II FSK 3509/15) określono, że ,,pojęcia "podróży" nie należy utożsamiać z "podróżą służbową" – pojęciem zdefiniowanym w Kodeksie pracy. Zatem przy braku ustawowej definicji "podróży" należy przyjąć, iż chodzi tu zarówno o podróż odbytą w związku z załatwianiem cudzych spraw, jak również o dojazd na miejsce wykonywania określonych czynności.”

Jak rozliczyć podróż służbową zleceniobiorcy?

Rozliczenie wyjazdu służbowego może zostać przeprowadzone zgodnie z zasadami zawartymi w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej, chyba że zawarta umowa zlecenie stanowi inaczej.

Umowa zlecenia to rodzaj umowy cywilnoprawnej, której regulacje znajdują się w kodeksie cywilnym. Art. 742 kodeksu cywilnego określa, że zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy wszystkie wydatki, które poniósł w celu należytego wykonania zlecenia. W artykule użyto określenia ,,zwrot wydatków” oznacza to, że zleceniobiorca musi w pierwszej kolejności ponieść koszty, a następnie są one mu zwracane przez zleceniodawcę.

Od wydatków wypłaconych zgodnie z przytoczonym rozporządzeniem nie trzeba naliczać zaliczek na podatek i składki ZUS pod warunkiem, że zostały one naliczone i wypłacone nie przekraczając limitów określonych w przywołanym rozporządzeniu. Jeżeli pracodawca zdecyduje się wypłacić więcej, powyżej limitu to w takim wypadku należy opodatkować i oskładkować nadwyżkę. Zwolnienie PIT następuje na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit b, zwolnione od podatku są diety i inne należności za czas ,, podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju”.

Analogicznie wygląda sytuacja w przypadku składek na ubezpieczenia społeczne. Zwrot wydatków dotyczących podróży służbowych jest zwolniony na podstawie rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - §2 ust.1 pkt 15 w związku z  § 5ust. 2.

W wyroku WSA w Olsztynie z  6 grudnia 2018 r.  (I SA/Ol 621/18) określono, że ,,  o ile w przypadku pracowników nie ma wątpliwości, że zwolnieniem objęte są wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej to w przypadku osób niebędących pracownikami uwzględnić należy świadczenia otrzymane w związku z szeroko rozumianą podróżą (…) pojęcia "podróży" nie należy utożsamiać z "podróżą służbową"- pojęciem zdefiniowanym w Kodeksie pracy. Przy braku zaś ustawowej definicji "podróży" należy przyjąć, iż chodzi tu zarówno o podróż odbytą w związku z załatwianiem cudzych spraw, jak również o dojazd na miejsce wykonywania określonych czynności.’’

Istotne jest, żeby strony przy zawieraniu umowy opisały sposób rozliczania podróży służbowych. Zasady zwrotu poniesionych wydatków powinny być doprecyzowane w treści umowy zlecenia. Pozwala to uniknąć potencjalnych sporów pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. W umowie można zawrzeć opis, że oprócz wynagrodzenia za wykonaną pracę, zleceniobiorca otrzyma również zwrot poniesionych kosztów z tytułu realizacji ewentualnych podróży służbowych. Należy pamiętać, że w przypadku umów zlecenia nie ma podporządkowania pracodawcy. Realizowane podróże służbowe są elementem niezbędnym do prawidłowego wykonania czynności, określonych w zawartej umowie zlecenia. Strony mogą ustalić, co jest powszechnie stosowaną praktyką, że otrzymywane przez zleceniobiorcę świadczenia, będą przyznawane na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej.

Przepisy nie określają na podstawie jakich dokumentów należy dokonać zwrotu wydatków związanych z wyjazdem w celach służbowym pracownika zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej. Można zastosować dowody rozliczenia podróży służbowej stosowane w firmie, przy rozliczeniach z pracownikami. Wypłatę można udokumentować w dowolny sposób np. na liście płac.