Dwóch pełnomocników, jedno doręczenie — jak proceduralny błąd może zamknąć drogę do apelacji

W jednej ze spraw cywilnych, w której występowaliśmy jako pełnomocnicy strony pozwanej, spór po ogłoszeniu wyroku przeniósł się na obszar ściśle proceduralny. Nie chodziło już o ocenę dowodów ani o kwalifikację prawną roszczenia, lecz o to, czy wezwanie sądu do uiszczenia opłaty zostało właściwie doręczone. W tle była częsta praktyka równoległego umocowania dwóch profesjonalnych pełnomocników tej samej strony, przy czym każdy z nich był uprawniony do samodzielnego działania.

Kluczowe okazało się wezwanie do uiszczenia opłaty sądowej od wniosku o sporządzenie uzasadnienia wyroku doręczone za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Pismo trafiło do jednego z dwóch pełnomocników strony przeciwnej, ale nie do tego, którego dane eksponowano w nagłówkach pism procesowych jako reprezentującego stronę. Opłata nie została uiszczona w wyznaczonym terminie. W konsekwencji sąd pierwszej instancji odrzucił wniosek o sporządzenie uzasadnienia.

Strona przeciwna wniosła zażalenie, argumentując, że doręczenie powinno było zostać skierowane do „właściwego” pełnomocnika, a nie do drugiego umocowanego radcy prawnego. Sąd Apelacyjny zażalenie oddalił, uznając, że odrzucenie wniosku o uzasadnienie było prawidłowe. Miało to dla strony przeciwnej istotne znaczenie, ponieważ zamknęło jej drogę do złożenia apelacji.

Dwóch pełnomocników „równolegle”: wygoda organizacyjna, ale i ryzyko doręczeń

W praktyce procesowej często spotyka się sytuację, w której strona udziela pełnomocnictwa dwóm lub więcej profesjonalnym pełnomocnikom, przy czym każdy z nich jest uprawniony do samodzielnego działania. Taka konstrukcja ma zrozumiałe uzasadnienie organizacyjne. Ułatwia zastępstwa, pozwala dzielić zadania w zespole i zapewnia ciągłość obsługi, gdy jeden z pełnomocników jest nieobecny. Z perspektywy sądu i przeciwnika procesowego oznacza jednak, że w aktach funkcjonuje nie jeden, lecz kilku równorzędnych adresatów czynności procesowych.

Warto podkreślić, że w takim układzie nie ma kategorii „pełnomocnika głównego” i „drugorzędnego” w sensie procesowym, jeżeli dokument pełnomocnictwa nie wprowadza takiego rozróżnienia. Pełnomocnicy są formalnie umocowani w tym samym zakresie, a czynności podejmowane przez każdego z nich wywołują skutki dla strony. Z tego powodu znaczenie mają nie tyle wewnętrzne ustalenia kancelarii lub przyjęty model współpracy, ile to, co wynika z akt sprawy, w szczególności z treści pełnomocnictwa i pism procesowych. Podobnie może być w sytuacji udzielenia przez pełnomocnika dalszego pełnomocnictwa (tzw. pełnomocnictwa substytucyjnego). W omawianej sprawie nie miało to jednak miejsca.

Wielość pełnomocników ma bezpośrednie przełożenie na doręczenia. Jeżeli sąd ma w aktach dwóch lub więcej umocowanych pełnomocników, musi doręczać pisma jednemu z nich w sposób zgodny z regułami przewidzianymi dla sytuacji wielości pełnomocników (art. 141 § 3 k.p.c.). Jeżeli strona chce przesądzić, do którego z pełnomocników mają być kierowane doręczenia, powinna to zakomunikować sądowi w sposób jednoznaczny i formalny. W braku takiej komunikacji wybór należy do sądu.

Przy wielości pełnomocników łatwo jest o rozproszenie odpowiedzialności za odbiór korespondencji. W modelu tradycyjnym problem bywał częściowo amortyzowany przez obieg poczty w kancelarii. Przy doręczeniach elektronicznych, zwłaszcza przez Portal Informacyjny, ryzyko może się ujawniać szybciej, ponieważ pismo trafia do konkretnego konta, a termin biegnie niezależnie od tego, jak szybko informacja zostanie przekazana innemu pełnomocnikowi. W takim układzie nawet krótkie opóźnienie w przekazaniu wiadomości może mieć istotne znaczenie.

W konsekwencji sama decyzja o ustanowieniu więcej niż jednego pełnomocnika, choć często racjonalna, wymaga równoległego zadbania o dwa elementy: po pierwsze o jasne zakomunikowanie sądowi, kto jest adresatem doręczeń, a po drugie o taki sposób współpracy w zespole, aby każda korespondencja sądowa została w terminie odczytana i przekazana właściwej osobie.

Staranność pełnomocnika przy doręczeniach: standard zawodowy i jego konsekwencje

W sprawach, w których strona jest reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika, sądy oceniają zachowanie strony przez pryzmat standardu staranności właściwego dla zawodowego zastępstwa procesowego. Nie chodzi tu o wymagania „ponadprzeciętne”, lecz o podstawowy poziom dbałości o interes klienta, który obejmuje także sposób organizacji odbioru korespondencji sądowej i kontroli terminów. W praktyce ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy w sprawie działa więcej niż jeden pełnomocnik, a korespondencja może trafić do każdego z nich.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 1 grudnia 2017 r. (I CZ 117/17) zwrócił uwagę, że uchybienie terminowi jest zawinione, jeżeli wynika z niedołożenia staranności i troskliwości wymaganej przy prowadzeniu sprawy, a w przypadku profesjonalnego pełnomocnika wymagania te muszą uwzględniać zawodowy charakter jego działalności. W realiach tamtej sprawy SN analizował przesłanki przywrócenia terminu, ale istotny jest szerszy wniosek: sąd ocenia, czy pełnomocnik wykorzystał dostępne i racjonalne środki, aby termin dochować, a nie tylko to, czy wystąpiła przeszkoda niezależna od strony.

Przenosząc to na problem doręczeń przy kilku pełnomocnikach, standard zawodowy oznacza konieczność takiej organizacji pracy, aby informacja o korespondencji sądowej była niezwłocznie identyfikowana, rejestrowana i przekazywana osobom prowadzącym sprawę. Jeżeli doręczenie następuje elektronicznie, w szczególności przez Portal Informacyjny, elementem tej staranności jest realny, a nie deklaratywny monitoring portalu oraz jasne zasady postępowania po pojawieniu się pisma, które może uruchamiać termin albo zawierać rygor formalny. Nie wystarcza założenie, że pismo powinno być doręczone drugiemu pełnomocnikowi, skoro obaj są umocowani i obaj mogą być adresatami doręczeń.

Jeżeli więc w kancelarii przyjęto podział ról, to powinien on być tak skonstruowany, aby nie tworzył „martwych stref”, w których pismo trafia do jednego pełnomocnika, ale nie uruchamia reakcji procesowej, ponieważ w praktyce sprawę prowadzi inna osoba. Sąd może ocenić takie luki jako przejaw braku należytej staranności, a nie za okoliczność usprawiedliwiającą uchybienie. W praktyce, gdy dochodzi do sporu o prawidłowość doręczenia, sądy analizują również, czy po stronie profesjonalnego pełnomocnika zachowano standard organizacji pracy pozwalający na terminową reakcję na korespondencję sądową.

Jak ograniczyć ryzyko: trzy kroki przy kilku pełnomocnikach i doręczeniach elektronicznych

Wnioski z omawianej sprawy mają przede wszystkim wymiar praktyczny. Poniżej przedstawiam trzy działania, które w naszej ocenie istotnie ograniczają ryzyko podobnych sytuacji.

Po pierwsze, warto wprost wskazać pełnomocnika właściwego do doręczeń i zrobić to w sposób, który nie pozostawia pola do interpretacji. Najbezpieczniejsze jest wskazanie w treści pełnomocnictwa, ale równie skuteczne bywa złożenie jednoznacznego oświadczenia w pierwszym piśmie procesowym po ustanowieniu kilku pełnomocników. W praktyce sprawdza się formuła, w której strona wnosi o doręczanie pism „wyłącznie” określonemu pełnomocnikowi wraz z podaniem adresu do doręczeń.

Warto przy tym pamiętać,  że sama praktyka umieszczania danych jednego pełnomocnika w nagłówkach pism nie powinna zastępować formalnego wskazania pełnomocnika do doręczeń, ponieważ nagłówek pełni przede wszystkim funkcję identyfikacyjną.

Po drugie, w kancelarii lub zespole prowadzącym sprawę należy ustanowić spójny obieg informacji o korespondencji sądowej, zwłaszcza gdy doręczenia odbywają się przez Portal Informacyjny. Obejmuje to nie tylko to, kto ma dostęp do portalu i kto go monitoruje, lecz także to, w jaki sposób informacja o nowym piśmie trafia do osoby odpowiedzialnej za wykonanie czynności oraz kto odpowiada za kontrolę terminów i opłat.

Po trzecie, jeżeli doręczenie trafia do jednego z kilku umocowanych pełnomocników, powinno być traktowane jako doręczenie wymagające reakcji całego zespołu prowadzącego sprawę, niezależnie od tego, jak w danym momencie rozdzielono role. W praktyce oznacza to, że pełnomocnik, do którego trafiło pismo, nie powinien ograniczać się do oceny, czy to on jest właściwym adresatem. Powinien zadbać o to, aby informacja o piśmie została niezwłocznie przekazana i aby wykonano czynność w terminie.

W naszej kancelarii traktujemy te elementy jako część standardu prowadzenia spraw sądowych, ponieważ decydują o bezpieczeństwie procesowym klienta w sytuacjach, które na pierwszy rzut oka wyglądają na techniczne. W praktyce to właśnie w takich punktach – przy doręczeniach, terminach i opłatach – rozstrzyga się możliwość podejmowania dalszych kroków, w tym skutecznego zaskarżenia rozstrzygnięcia.

autor: radca prawny Paweł Michalski, szef zespołu rozwiązywania sporów w Sendero Tax & Legal

Tekst powstał we współpracy z siecią Kancelarie RP