Za urlop wypoczynkowy pracownik powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Tak stanowi 172 k.p. Pracodawca ?nie może więc za ten czas uszczuplić poborów podwładnego. Na podstawę wymiaru jego wynagrodzenia za wakacje składają się stałe i zmienne składniki ?wynagrodzenia.

Szef ma ułatwione zadanie, gdy etatowiec otrzymuje stałe wynagrodzenie lub jego elementy nie zmieniają się co miesiąc, bo są wypłacane w zryczałtowanej wysokości. Przyjmuje się je do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego w kwocie należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystania urlopu. Chodzi tu m.in. o płacę zasadniczą, dodatki stażowe, funkcyjne i inne o charakterze stałym. ?W praktyce nie ma więc potrzeby przeliczania tych elementów płacy za miesiąc, w którym podwładny korzysta z wakacji, gdyż należy mu wtedy wypłacić normalne pobory.

Zdecydowanie trudniejsze zadania czekają służby kadrowo-płacowe przy wyliczeniu zmiennych składników wynagrodzenia.

Prześledźmy, jak to wpływa na poziom poborów ?w okresie wypoczynku. Pamiętać jednak trzeba, że nie wszystkie elementy zarobków trafią do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego >patrz ramka.

Zmienne składniki

Składają się one na tzw. średnią urlopową, którą należy odrębnie ustalić.

Składniki zmienne, przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, przyjmuje się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w trzech miesiącach poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wakacji. Jeśli znacznie się wahają, mogą być ujęte w tej podstawie z sześciu, dziewięciu lub maksymalnie 12 miesięcy.

Składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartalnych, rocznych) nie uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop. A to dlatego, że wypłaca się je zatrudnionemu w terminach przyjętych u pracodawcy, niezależnie od korzystania przez podwładnego ?z urlopu.

Aby obliczyć wynagrodzenie za urlop, należy:

1.

Stałe składniki wynagrodzenia wypłacić ?pracownikowi w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu.

2.

Podstawę wymiaru obliczoną ze zmiennych ?składników przysługujących pracownikowi ?za okresy nie dłuższe niż miesiąc, podzielić ?przez liczbę godzin, w których pracownik wykonywał ?pracę w okresie, z którego podstawa ta została ?obliczona.

3.

Tak obliczone wynagrodzenie za godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin, które etatowiec przepracowałby w czasie urlopu, zgodnie ?z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Uwaga!

Przez określenie „liczba godzin, w których pracownik wykonywał pracę", należy rozumieć wszystkie rzeczywiście przepracowane godziny. Zatem godziny nieprzepracowane należy odjąć od ogólnego wymiaru czasu pracy, obowiązującego podwładnego w okresie przyjętym do obliczenia podstawy, natomiast godziny przepracowane ponad obowiązujący wymiar trzeba ?dodać. Taki sposób postępowania zastępuje zasadę uzupełniania w podstawie wymiaru zmiennych ?składników płacy pomniejszonych proporcjonalnie. ?Do wynagrodzenia urlopowego nie stosuje się ?zasady dopełniania. Godziny nieprzepracowane ?mogą wynikać np. z tego, że zatrudniony przebywa ?na zwolnieniu lekarskim czy urlopie bezpłatnym. ?Godziny przepracowane ponad wymiar to np. godziny nadliczbowe.

Krótsza aktywność

Niekiedy pracownik, zanim rozpocznie urlop wypoczynkowy, nie zdąży wypracować pełnego okresu przyjmowanego do wyliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników. Wtedy przyjmuje się wynagrodzenie za czas przepracowany.

Przykład

Pracownika, który otrzymuje zmienne składniki płacy, zatrudniono od 1 marca. Wykorzystywał pięć dni urlopu w maju. Powinien otrzymać średnią urlopową, której podstawę wymiaru stanowią: luty, marzec i kwiecień. W lutym jeszcze nie świadczył on pracy, dlatego do obliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć marzec?i kwiecień. Oczywiście tak wyliczoną podstawę trzeba podzielić przez faktycznie przepracowane godziny w marcu i kwietniu.

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru lub przez okres krótszy, ale obejmujący pełny miesiąc lub pełne miesiące kalendarzowe, etatowcowi nie przysługiwało wynagrodzenie ze zmiennych składników, przy ustalaniu podstawy wymiaru należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które należało mu się takie wynagrodzenie.

Przykład

Pracownik, który dostaje zmienne składniki płacy, wypoczywał w lipcu. U niego podstawa wynagrodzenia urlopowego powinna być wyliczona z: kwietnia, maja i czerwca. Jednak przez cały kwiecień pracownik był na urlopie bezpłatnym ?i dlatego nie otrzymał w tym miesiącu zmiennych składników. W takim przypadku do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego przyjmuje się najbliższe trzy miesiące, w których podwładny otrzymywał zmienne składniki, a więc marzec, maj i czerwiec.

Okoliczności, w których zatrudnionemu nie przysługiwało wynagrodzenie ze zmiennych elementów z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy przez cały miesiąc lub miesiące, należy odróżnić od sytuacji, kiedy nie przyznano mu takiego wynagrodzenia, choć świadczył pracę. Wówczas taki miesiąc należy uwzględnić w podstawie z zerową kwotą składników zmiennych.

Przykład

Pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym w lipcu, stąd podstawę jego wymiaru stanowi wynagrodzenie zmienne za: kwiecień, maj i czerwiec. W maju podwładny otrzymał upomnienie i za ten miesiąc szef nie przyznał mu premii.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników należy uwzględnić premię majową ?w kwocie 0 zł, a więc podstawa ta wyniesie:

(kwota premii za kwiecień + 0 zł + kwota premii za czerwiec) : 3 = X.

Analogicznie będzie, jeśli np. z powodu trudności finansowych pracodawca nie przyzna załodze premii za konkretny miesiąc lub miesiące.

Znikający element

Do podstawy wynagrodzenia urlopowego nie wlicza się tych składników, do których pracownik nie ma już prawa w czasie wybierania urlopu. Obowiązuje tu zasada, że za czas wakacji należy mu się takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym okresie pracował.

Przykład

Pracownik wypoczywał w maju i otrzymał wynagrodzenie urlopowe, którego podstawa wyliczana była z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wakacji, czyli z lutego, marca i kwietnia. Od listopada do kwietnia pracownik otrzymywał dodatek za pracę w niskich temperaturach, ?a od maja utracił do niego prawo. W takiej sytuacji nie należy uwzględniać tego składnika w podstawie wynagrodzenia urlopowego niezależnie od tego, czy dodatek ten był stały ?czy zmienny.

Dodatkowe gratyfikacje

Premie regulaminowe w podstawie wynagrodzenia za urlop to osobny temat. Można je zaliczać do stałych lub zmiennych składników wynagrodzenia.

Premia określona kwotowo lub procentowo, ale ?w niezmiennej wysokości, np. 300 zł lub 20 proc. miesięcznie, stanowi stały składnik wynagrodzenia i powinna być wypłacana razem z innymi poborami w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeśli natomiast premię ustalono w przedziale kwotowym lub procentowym, np. od 200 do 600 zł lub od 15 do 40 proc., należy ją zaliczyć do składników zmiennych.

Pewna trudność pojawia się z kwalifikowaniem premii uznaniowej, która ma charakter nagrody, a tym samym nie może być przedmiotem roszczeń. Ten rodzaj gratyfikacji, jako składnika podstawy urlopowej, budzi liczne kontrowersje. Odpowiedzi na wszelkie wątpliwości należy szukać w regulaminie zakładowym, który powinien jasno wyznaczać kryteria przyznawania poszczególnych składników wynagrodzenia. Zasadniczo tylko premie regulaminowe wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop, ale ostatecznie o rozstrzygnięciu tej kwestii decyduje jej roszczeniowość, a nie nazwa premii. Jeśli bowiem zatrudniony ma podstawy do egzekwowania jej wypłaty, premia uznaniowa traci charakter nagrody, stając się w istocie premią regulaminową, tylko inaczej nazwaną.

Gdyby zatem otrzymanie premii zależało od wykonania konkretnych zadań lub spełnienia określonych warunków, to miałaby ona charakter roszczeniowy. Jeśli jednak częstotliwość i zasady jej przyznawania zależą wyłącznie od opinii pracodawcy, to ma ona cechy charakterystyczne dla nagrody uznaniowej. O formie uznaniowej można mówić wtedy, kiedy pracownik nie wie, jakie kryteria oceny będą wpływały na przyznanie tej gratyfikacji.

Należy też pamiętać o tym, że gdy postanowienia zawarte w regulaminie wynagradzania nakazują pomniejszanie premii za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, są to regulacje charakterystyczne dla premii regulaminowej. Te – w moim przekonaniu – same w sobie eliminują ściśle uznaniowy charakter premii.

Więcej zadań

Wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny zalicza się do składników zmiennych. O ile samo wynagrodzenie za nadgodziny bez wątpienia jest składnikiem zmiennym, przysługującym za okresy nie dłuższe niż miesiąc, o tyle z dodatkami za pracę nadliczbową służby kadrowe mają problem. A to dlatego, że dodatki te mogą przysługiwać za różne okresy, co rodzi konieczność odpowiedniego ich zakwalifikowania.

Te za przekroczenia dobowej normy czasu pracy są składnikami zmiennymi za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Z kolei dodatki z racji przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy mogą mieć charakter zmiennego składnika miesięcznego wyłącznie dla zatrudnionych w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Dzieje się tak, gdyż zatrudnieni w okresach rozliczeniowych dłuższych niż miesiąc są rozliczani z nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego, czyli po upływie od dwóch do 12 miesięcy. ?W praktyce oznacza to, że dodatki średniotygodniowe tych osób należy zakwalifikować do składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc, a co za tym idzie, nie uwzględnia się ich w podstawie urlopowej.

Przykład

Zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy (jednomiesięczny okres rozliczeniowy) na cały etat miał urlop wypoczynkowy od 9 do 30 czerwca (15 dni roboczych).

Otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 1550 zł, dodatek stażowy 18 proc. (279 zł) oraz premię regulaminową, ?która wynosi od 10 do 30 proc. płacy zasadniczej. ?W czerwcu dostał 30 proc. premii (465 zł).

W regulaminie wynagradzania jest zapis, że premia jest proporcjonalnie pomniejszana za czas korzystania z urlopu wypoczynkowego.

Za marzec, kwiecień i maj podwładny otrzymał premie odpowiednio 10 proc. (155 zł), 20 proc. (310 zł), 20 proc. ?(310 zł).

Dodatkowo w kwietniu zatrudniony przepracował 16 godzin nadliczbowych, za które otrzymał wynagrodzenie z dodatkiem w wysokości 291,42 zł. W kwietniu przez pięć dni roboczych był na zwolnieniu lekarskim.