Czas pracy: dłuższy okres rozliczeniowy zawyży pensję za urlop

Problem z pensją urlopową dotyczy sytuacji, gdy w niektórych miesiącach okresu rozliczeniowego następuje kumulacja pracy, w zamian za co w innym lub innych pracownik ma zaplanowany czas wolny, równoważący wcześniejszą nadmierną aktywność. W skrajnych przypadkach może bowiem wystąpić miesiąc, w którym zatrudniony nie będzie miał zaplanowanej ani jednej godziny pracy.

Zgodnie z zasadą wynikającą z art. 129 § 5 k.p. pracownik zachowuje wtedy prawo do płacy gwarancyjnej w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Dotyczy to jednak wyłącznie osób opłacanych stawką godzinową. Stała stawka miesięczna przysługuje niezależnie od liczby zaplanowanych godzin pracy.

Długi czas wolny

Prawdziwe wątpliwości pojawiają się w przypadku, gdy w ciągu trzech miesięcy po takim wolnym miesiącu, na który pracownik nie miał zaplanowanej nawet godziny pracy, skorzysta on z urlopu wypoczynkowego. Jeśli bowiem wynagradzany jest stawką godzinową, to mimo nieprzepracowania ani jednej godziny nabędzie za taki miesiąc prawa do pensji w minimalnej wysokości (wynoszącej w 2014 r. 1680 zł).

Tu pojawia się pytanie co do charakteru prawnego tego świadczenia – czy jest to wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia za pracę czy też nie? Od odpowiedzi zależy, czy ten składnik płacy ma wejść do podstawy pensji urlopowej. W myśl bowiem § 6 pkt 7a rozporządzenia MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe), w płacy urlopowej nie uwzględnia się kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Minimalne czy wyrównanie

Przeciwko uznaniu tego świadczenia za wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia przemawia to, że w razie nieprzepracowania ani jednej godziny i nabycia w związku z tym prawa do 0 zł zarobku nie ma czego wyrównywać.

Kolejnym argumentem jest fakt, że zasady tego wyrównania precyzyjnie reguluje art. 7 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (DzU nr 200, poz. 1679 ze zm.). Na podstawie ust. 3 tego przepisu wypłaca się je za każdą godzinę pracy, a samo świadczenie stanowi różnicę między wysokością wynagrodzenia godzinowego (wynikającą z podzielenia kwoty minimalnej płacy przez liczbę godzin przypadającą do przepracowania w danym miesiącu w zakresie pełnego wymiaru czasu pracy) a zarobkiem pracownika w danym miesiącu przeliczonym na godzinę pracy.

Skoro zaś w omawianym przypadku pracownik zarobił 0 zł, to różnica wyniesie 100 proc.

Przykład 1.

Pracownik produkcji jest zatrudniony w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym miesiące kwiecień–czerwiec 2014 r. w ramach systemu równoważnego. Szef zaplanował mu w grafikach na kwiecień i maj po 244 godziny pracy. Tym samym wyczerpał cały wymiar przypadający do przepracowania dla pełnego etatu. W efekcie na czerwiec musi mu zaplanować zero godzin pracy. Tylko w ten sposób nie dojdzie do planowania pracy w godzinach nadliczbowych. Zakładając, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stawce godzinowej równej 11 zł, za kwiecień i maj powinien otrzymać po 2684 zł, a w czerwcu ma prawo do wynagrodzenia nie niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę (zakład musi mu wypłacić co najmniej 1680 zł).

Pominąć czy wliczyć

Na tym nie kończą się jednak wątpliwości. Jeśli bowiem pracownik z poprzedniego przykładu skorzysta w lipcu 2014 r. z urlopu, to jak naliczyć mu wynagrodzenie urlopowe?

Nawet gdyby przyjąć, że wypłacone za czerwiec 2014 r. wynagrodzenie (nie niższe od minimalnego za przepracowane 0 godzin) nie jest wyrównaniem do pensji minimalnej, przez co nie jest wyłączone z obliczeń na podstawie § 6 pkt 7a rozporządzenia urlopowego, nie rozwieje to wszelkich wątpliwości. Fakt, że te 1680 zł wchodzi do średniej urlopowej, nie pomaga bowiem w ustaleniu, jaki zastosować dzielnik, aby obliczyć średnią zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w ciągu trzech miesięcy poprzedzających korzystanie z urlopu.

Zgodnie z § 9 rozporządzenia sumę zmiennych składników wypłaconych w ciągu trzech miesięcy dzieli się przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego ustala się podstawę urlopową. To zaś oznaczałoby, że sumę wypłaconego wynagrodzenia należy podzielić przez 488 godzin – czyli wymiar czasu pracy w kwietniu i maju (skoro na czerwiec pracodawca nie zaplanował podwładnemu pracy).

Efektem przyjęcia takiego rozwiązania byłoby podniesienie stawki godzinowej pensji urlopowej. Licznik tego działania rośnie bowiem o 1680 zł, a mianownik pozostaje bez zmian, obejmując wymiar przyjęty dla całego okresu rozliczeniowego.

Uwaga! Działanie to jest prawidłowe, gdy wypłata wynagrodzenia za pracę następuje najdalej ostatniego dnia miesiąca. Gdy pensje są wypłacane w zakładzie w ciągu pierwszych dziesięciu dni kolejnego miesiąca, przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego nie należy uwzględniać miesiąca bezpośrednio poprzedzającego miesiąc skorzystania z urlopu. Trzeba się zatem cofnąć o jeden miesiąc przy ustalaniu zarówno wypłaconego wynagrodzenia, jak i faktycznych godzin pracy.

Przykład 2.

Pracownik z pierwszego przykładu skorzystał w lipcu 2014 r. z pięciu dni urlopu wypoczynkowego, na które miał zaplanowane 60 godzin pracy. Ustalając stawkę godzinową jego wynagrodzenia urlopowego, należy podzielić sumę zmiennych składników pensji wypłaconych w okresie trzech miesięcy poprzedzających skorzystanie z urlopu przez liczbę godzin, w czasie których wykonywał pracę w okresie, z którego ustalono tę podstawę. Skoro pracownik otrzymuje pensję ostatniego dnia miesiąca, należy wykonać następujące działania:

(2684 zł + 2684 zł + 1680 zł) : 488 godz. = 7048 zł : 488 godz. = 14,44 zł

14,44 zł × 60 godz. urlopu = 866,40 zł.

Jak widać, wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia nie niższego niż płaca minimalna za czerwiec 2014 r. powoduje, że jego stawka godzinowa pensji urlopowej jest o niespełna 3,50 zł wyższa niż wartość określona w umowie o pracę. W efekcie można więc przyjąć, że idąc na urlop po okresie takiej nierównomiernej pracy, pracownik sporo zyskuje.

Różny stopień natężenia

Z perspektywy pracodawcy znacznie lepszym rozwiązaniem jest więc planowanie pracy na wszystkie miesiące okresu rozliczeniowego, uwzględniając oczywiście potrzebę jej intensyfikacji w niektórych miesiącach. W tym przypadku nawet drobne modyfikacje grafiku przełożą się bowiem na spore oszczędności w wynagrodzeniu urlopowym pracownika.

Zaplanowanie choćby kilku godzin pracy w każdym miesiącu okresu rozliczeniowego spowoduje, że pracownik nabędzie za ten miesiąc prawa do wynagrodzenia. Gdy będzie ono niższe od minimalnego, wówczas otrzyma wyrównanie do gwarantowanej najniższej stawki.  A takie wyrównanie jest wyłączone z podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy na podstawie § 6 pkt 7a rozporządzenia urlopowego.

Przykład 3.

Pracodawca zaplanował pracownikowi produkcji, zatrudnionemu w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym, 239 godzin pracy w kwietniu 2014 r., 239 godzin pracy w maju oraz 10 godzin pracy w czerwcu br. Zakładając, że podwładny otrzymuje stawkę godzinową 11 zł, za kwiecień i maj otrzyma po 2629 zł, a za czerwiec zarobi jedynie 110 zł. W efekcie w tym miesiącu uzyska prawo do wyrównania pensji do wysokości minimalnego wynagrodzenia. W pierwszym etapie konieczne będzie podzielenie minimalnego wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w czerwcu obowiązującą dla pełnego etatu:

1680 zł : 160 godz. = 10,50 zł.

Stawkę tę należy odnieść do faktycznego wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu, przeliczonego na godzinę pracy:

110 zł : 160 godz. = 0,69 zł.

Skoro wyrównanie stanowi różnicę między stawką godzinową ustaloną z płacy minimalnej i wynagrodzenia faktycznie wypłaconego, to przysługuje ono w wysokości 9,81 zł za godzinę. Łącznie daje to kwotę 1569,60 zł, więc za czerwiec pracownik otrzyma 1679,60 zł.

Skutkiem wyrównywania wynagrodzenia pracownika do wysokości płacy minimalnej jest jednocześnie zobiektywizowanie wysokości należnej mu pensji urlopowej. Cała kwota wyrównania jest bowiem wyłączona z podstawy obliczania tej pensji, co przekłada się na znaczne obniżenie wysokości stawki godzinowej. Do obliczeń wchodzi wtedy wyłącznie wynagrodzenie za faktycznie przepracowane godziny, tj.:

2629 zł + 2629 zł + 110 zł = 5368 zł,

a dzielnik pozostanie bez zmian, tj. 488 godz.

W efekcie za każdą godzinę urlopu wypoczynkowego pracownik otrzyma 11 zł.

Przyjmując, że zatrudniony korzystał z urlopu w lipcu 2014 r. przez 60 godzin (jak w przykładzie 2), to przy tej stawce wynagrodzenia urlopowego nabędzie on prawa do pensji urlopowej w kwocie 660 zł. To o 206,40 zł mniej niż w razie niezaplanowania mu na czerwiec 2014 r. ani jednej godziny pracy.

Uwaga! Przedstawione zasady znajdą zastosowanie także wtedy, gdyby pracownik miał zaplanowaną w danym miesiącu tylko jedną godzinę pracy. W efekcie nawet jeśli nie wymagają tego potrzeby zakładu, warto planować pracownikom zadania w każdym z miesięcy okresu rozliczeniowego. W obecnym stanie prawnym pozwala to znacznie obniżyć ewentualne koszty późniejszego urlopu wypoczynkowego.

Autorzy są prawnikami, byłymi pracownikami PIP, aktualnie wspólnikami w firmie Pogotowie Kadrowe sp.j.

Zły wynik uproszczonych rachunków

Wielu pracodawców upraszcza swoje obliczenia, przyjmując, że wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego to różnica między obowiązującą w danym roku stawką miesięczną tego wynagrodzenia a niższym niż płaca minimalna faktycznym dochodem pracownika. Wynik tego działania nieznacznie się różni od uzyskanego zgodnie z omawianym przepisem. Jeśli ta wychodzi na korzyść pracownika, nie można mówić o wykroczeniu pracodawcy.