Konieczność redukcji osobowych kosztów działalności nie musi oznaczać zwolnień. Zakładany efekt można czasem osiągnąć, obniżając dotychczasowe zarobki całej bądź części załogi. Proces ten można przeprowadzić bez narażania się na szczególne trudności, jeśli zostanie on dobrze zaplanowany. Celem tej publikacji nie jest przy tym przedstawienie wynikających stąd obowiązków informacyjnych i konsultacyjnych szefa wobec przedstawicieli załogi, lecz uporządkowanie działań, które trzeba podjąć bezpośrednio wobec pracowników dotkniętych obniżką.

Warto przemyśleć

Przede wszystkim pracodawca powinien dokonać odpowiedniej kalkulacji i zastanowić się, jakich kwot oszczędności szuka na kosztach osobowych. Następnie warto przemyśleć zakres planowanej redukcji – ustalić, jakie obszary działalności zakładu powinna ona objąć. W tym celu należy zidentyfikować grupę zatrudnionych, których ma dotyczyć zmniejszenie uposażenia. Mogą to być pracownicy pewnych działów, jednostek organizacyjnych, zajmujący się określonym produktem/usługą lub po prostu wszyscy zatrudnieni w firmie.

Wykonanie prawidłowej pracy koncepcyjnej w tym zakresie jest niezwykle ważne. Od jej wyników będzie zależało, czy i jakie kryteria doboru będą miały zastosowanie przy typowaniu indywidualnych zatrudnionych do zmiany wynagrodzenia.

Najlepsze porozumienie

Jeżeli uda się określić zakres osobowy planowanej zmiany wynagrodzenia, można przystąpić do wdrażania nowych zasad w życie. Wysokość płacy zasadniczej jest jednym z podstawowych elementów umowy o pracę. Jej zmiana wymaga więc bezpośredniego zaangażowania samych pracowników.

Oczywiście najbezpieczniejszym trybem jest zawarcie porozumień zmieniających (aneksów do angażów). Strony określają w nich nowe warunki zatrudnienia. Porozumienie daje również swobodę w określaniu dokładnego terminu, od którego nowe zasady będą miały zastosowanie.

Chcąc zawrzeć jak największą liczbę aneksów, należy wytłumaczyć zatrudnionym ekonomiczne powody działania – dlaczego akurat oni zostali wytypowani do obniżki płac, skąd wzięła się proponowana kwota oraz to, że szef przystąpił do procesu modyfikacji warunków zatrudnienia w celu uniknięcia konieczności redukcji etatów. Właściwa, „ludzka" komunikacja pozwala niejednokrotnie na odnalezienie rozwiązania polubownego, akceptowalnego przez obie strony.

Zgoda albo wypowiedzenie

W praktyce zawsze znajdą się osoby, które odmówią podpisania porozumienia. Konieczne jest wtedy przejście do kolejnego etapu działania – tj. wręczenia wypowiedzeń zmieniających. Nie różnią się one zasadniczo od tzw. wypowiedzeń definitywnych, czyli takich, które prowadzą do zakończenia stosunku pracy.

Wypowiedzenie zmieniające (używając fachowego języka – „wypowiedzenie warunków pracy i płacy") umożliwia pracodawcy jednostronną zmianę warunków zatrudnienia. W treści tego dokumentu powinny znaleźć się proponowane nowe zasady, na których ma pracować zatrudniona osoba.

W przypadku obniżki wynagrodzenia z wymówienia zmieniającego powinna wynikać nowa wysokość poborów. Jednak najważniejszym elementem takiego dokumentu jest określenie przyczyny uzasadniającej jego wręczenie. Podobnie jak w przypadku wypowiedzeń definitywnych, jest to element obowiązkowy, jeżeli wymówienie zmieniające otrzymuje pracownik zatrudniony na umowę zawartą na czas nieokreślony.

W przypadku zmiany poborów na niekorzyść podwładnego jest to – co do zasady – przyczyna ekonomiczna, czyli niedotycząca samego pracownika. Podobnie jak w przypadku zwolnienia w związku z redukcją etatów lub likwidacją stanowiska, powinna ona składać się z trzech elementów.

Pierwszym jest tzw. praprzyczyna ekonomiczna. Może to być np. spadek obrotów generowanych przez dział produkcji w ostatnim półroczu i w konsekwencji konieczność ograniczenia kosztów tej jednostki organizacyjnej.

Drugi element to przyczyna dotycząca konkretnego pracownika, np. obniżenie wynagrodzeń osób zatrudnionych w dziale produkcji.

Trzecim, ostatnim elementem jest kryterium doboru do obniżki. Nie jest konieczne jego wskazywanie, jeżeli redukcja zarobków ma dotyczyć wszystkich zatrudnionych w danej grupie zawodowej. Tym bardziej nie trzeba go wskazywać, gdy niższe pensje dotyczą ogółu załogi. Mimo że zgodnie z nowszym stanowiskiem prezentowanym przez Sąd Najwyższy kryterium typujące do wypowiedzenia nie jest obligatoryjnym elementem treści wymówienia, to musi ono istnieć. W razie sporu sądowego szef musi je więc udowodnić.

Gdy słowo się rzekło

Zawarcie aneksu do umowy o pracę jest bezpieczne, ponieważ możliwości uchylenia się od jego skutków przez pracownika są bardzo ograniczone.

Zatrudniony, który chciałby zniweczyć wcześniejsze ustalenia, musiałby wykazać, że podpisując dokument, działał pod wpływem groźby lub był w błędzie. Co więcej, porozumienie zmieniające może podpisać każdy pracownik – niezależnie od tego, czy podlega szczególnej ochronie przed zwolnieniem.

Sąd jednak sprawdzi

Po wręczeniu wypowiedzenia nowe warunki pracy mają zastosowanie po upływie obowiązującego w danym przypadku okresu wypowiedzenia (jeśli podwładny ich nie odrzuci do połowy okresu wypowiedzenia, doprowadzając tym samym do rozwiązania umowy). Do tego czasu stosunek pracy pozostaje bez zmian, tzn. za pracę należy się pensja w dotychczasowej wysokości.

W przeciwieństwie do porozumienia, możliwości sądowego podważania wypowiedzeń są dość szerokie. Od wymówienia zmieniającego można się odwołać do sądu pracy na podobnych zasadach co od definitywnego. Pracodawca musi przede wszystkim wykazać, że było ono zgodne z prawem (np. niedyskryminujące) oraz uzasadnione (wykazanie trzech wspomnianych już przesłanek). W przypadku wyroku korzystnego dla zatrudnionego sąd może (w zależności od okoliczności) przywrócić poprzednie warunki zatrudnienia (poprzednią wyższą pensję), przywrócić podwładnego do pracy lub zasądzić odszkodowanie.

Co ważniejsze – pensja czy etat?

Bardzo ważnym zagadnieniem jest możliwość odrzucenia przez zatrudnionego zaproponowanych nowych warunków. Może on tego dokonać do połowy okresu wypowiedzenia przez złożenie pracodawcy odpowiedniego oświadczenia. W takim przypadku stosunek pracy rozwiąże się z upływem okresu wymówienia.

Z tego faktu wynikają daleko idące konsekwencje. Może bowiem powstać konieczność wypłaty ustawowej odprawy. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego jest tak, jeżeli zaproponowane warunki zatrudnienia są na tyle gorsze od dotychczasowych, że można było z góry zakładać, że pracownik je odrzuci. W takim przypadku uznaje się, że wyłącznym powodem zakończenia współpracy były przyczyny leżące po stronie zatrudniającego. W praktyce, jeżeli przedmiotem wypowiedzenia zmieniającego jest spowodowana przyczynami ekonomicznymi obniżka wynagrodzenia, to przypuszczenie, że odprawa się należy, graniczy z pewnością. Jej wysokość jest uzależniona od stażu pracy i waha się od jedno- do trzymiesięcznych poborów (w 2013 r. nie więcej jednak niż 24 000 zł brutto).

>Wykroczenie poza widełki

Co do zasady, obniżenie wynagrodzenia zasadniczego nie wymaga równoległej modyfikacji regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy czy innej polityki płacowej. Inaczej jest jednak, jeżeli cięcie jest na tyle istotne, że wykracza ponad określone w wymienionych wyżej aktach tzw. widełki, skutkując koniecznością ich zaktualizowania. W takim przypadku pracodawców planujących obniżkę poborów czekają dodatkowe obowiązki.

Przypomnijmy, że do wprowadzania regulaminu wynagradzania zobowiązane są firmy, które zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Dokument ten powinien określać przedziały, w których ma się mieścić wynagrodzenie poszczególnych grup pracowników, tzw. widełki. W zakładach pracy, w których obowiązuje układ zbiorowy pracy, takie przedziały powinny zostać zawarte właśnie w nim.

Jeżeli po planowanej redukcji zarobki załogi nie będą mieścić się w dolnej granicy widełek, to cały proces redukcji poborów na poziomie indywidualnym (tj. aneksów i wypowiedzeń zmieniających) musi być zsynchronizowany ze zmianą odpowiednio regulaminu wynagradzania czy układu.

Gdy w zakładzie działają związki zawodowe, mogą one skutecznie zablokować modyfikację tych aktów. Uniemożliwi to redukcję płac. Obniżenie zarobków wyłącznie na poziomie indywidualnym będzie nieskuteczne w tym sensie, że zatrudnieni będą mogli domagać się wyższego wynagrodzenia, opierając się bezpośrednio na zapisach (odpowiednio) układu lub regulaminu.

Nawet jeśli aneks lub wypowiedzenie zmieniające wprowadzi wynagrodzenie niższe niż minimalny pułap pensji przewidziany dla danej grupy w wewnętrznym akcie prawa płacy, zatrudniony będzie wciąż mógł domagać się poborów w minimalnej wysokości zastrzeżonej w regulaminie lub układzie.

Ukryty cel

Kolejną konsekwencją odrzucenia nowych warunków jest ryzyko obowiązku uruchomienia procedury charakterystycznej dla grupowej redukcji etatów. Jeżeli liczba wręczanych wypowiedzeń zmieniających osiągnie pułapy określone w ustawie o tzw. zwolnieniach grupowych, to konieczne może się okazać wszczęcie i przeprowadzenie opisanej tam procedury.

W tej kwestii orzecznictwo Sądu Najwyższego nie jest jednak jednolite. Z jednej strony wymówienia warunków pracy mogą prowadzić do rozstania się z dużą częścią załogi. Z drugiej zaś, wręczając je podwładnym, pracodawca ma na celu zmianę dotychczasowych zasad, a nie definitywne zakończenie współpracy.

Z tego powodu uznaje się, że przepisy o zwolnieniach grupowych trzeba stosować, gdy okoliczności wskazują, że rzeczywistym celem szefa było doprowadzenie do zerwania współpracy. Będzie tak np., gdy obniżka wynagrodzeń jest drastyczna, a jej skala i zakres nie znajdują obiektywnego uzasadnienia.

Nie tylko zasadnicza

Bardzo często pracownicy mają prawo do dodatkowych świadczeń czy benefitów. Można do nich przykładowo zaliczyć premie, prywatną opiekę medyczną, prawo do zniżek na produkty wytwarzane przez pracodawcę albo vouchery na posiłki. Może się okazać, że do osiągnięcia zakładanego rezultatu ekonomicznego wystarczające będzie, aby odebrać pracownikom część z tych dodatkowych zachęt. Jednak w takim przypadku również będą miały zastosowanie zasady obniżania płacy bazowej.

Nawet jeżeli dany benefit nie jest wpisany wprost w umowie o pracę, to należy go traktować tak, jakby się tam znajdował. Jego zmiana czy zupełne wyeliminowanie pociąga za sobą konieczność zawarcia z podwładnym odpowiedniego porozumienia lub wręczenia wypowiedzenia.

Jeżeli natomiast dodatkowe świadczenia są zapisane w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym lub w innej firmowej polityce płacowej, niezbędna będzie uprzednia zmiana tych aktów.