- Pracownik otrzymywał  4500 zł brutto miesięcznego wynagrodzenia. Od 1 lipca obniżono mu pensję o 500 zł. Od kwietnia do maja pracownik wypracował po pięć godzin nadliczbowych z 50-proc. dodatkiem w każdym z tych miesięcy. Jak wyliczyć mu wynagrodzenie urlopowe za  pięć dni wypoczynku przypadającego od 9 do 13 lipca? –

pyta czytelnik.

Zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe).

Co uwzględnić

Ustalając pensję dla urlopowicza, należy się kierować ogólną zasadą z art. 172 kodeksu pracy. Zgodnie z nią za czas wakacji podwładnemu przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym samym czasie pracował. W konsekwencji w podstawie urlopu uwzględnia się zarówno stałe, jak i zmienne składniki wynagrodzenia oraz inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy.

Stałe składniki płacy brane pod uwagę to miesięczne wynagrodzenie zatrudnionego, dodatek funkcyjny czy dodatek stażowy. Natomiast spośród zmiennych przy ustalaniu urlopówki interesować nas będą:

• wynagrodzenie godzinowe,

• wynagrodzenie prowizyjne,

• wynagrodzenie akordowe,

• premie regulaminowe,

• premie zadaniowe,

• prowizje,

• wynagrodzenie za pracę nadliczbową,

• dodatki za pracę nadliczbową,

• dodatki za pracę w porze nocnej.

Rozporządzenie urlopowe jednoznacznie wskazuje, że do podstawy urlopu wchodzą tylko te składniki, które przysługują za jeden miesiąc. Oznacza to, że wszelkich zmiennych składników za okresy dłuższe nie przyjmiemy do podstawy. Takim jest m.in. premia kwartalna czy roczna. Poza zainteresowaniem służb płacowych pozostaną także trzynastki, wszelkie nagrody, odprawy czy ekwiwalenty, a także inne świadczenia nieperiodyczne.

Do podstawy wynagrodzenia urlopowego przyjmujemy tylko zmienne składniki o  charakterze roszczeniowym, a  więc takie, których wypłaty podwładny może żądać, jeśli spełnia warunki do ich otrzymania. Jeśli jest wynagradzany stałą pensją zasadniczą, to za miesiąc, w którym korzysta z wakacji, przysługuje mu co do zasady właśnie ta pensja. Jest ona bowiem składnikiem stałym wynagrodzenia należnym za okresy nie dłuższe niż miesiąc.

Takie składniki bierzemy do  wynagrodzenia urlopowego w wysokości wynikającej z angażu pracownika i wypłacamy je za miesiąc, w którym był na wakacjach, bez przeliczeń. Co innego, gdy zasadnicza pensja zmienia się w miesiącu plażowania.

Gdy płaca leci w dół

Jeśli w miesiącu, w którym pracownik jedzie na urlop, dochodzi do zmiany warunków wynagradzania, zasady postępowania w tym wypadku określa § 10 rozporządzenia urlopowego.

Przesądza on, że w razie modyfikacji składników uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego lub zmiany ich wysokości w okresie, z którego ustala się tę podstawę, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez podwładnego urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania wakacji, podstawę tę ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Oznacza to, że każdy ruch w składniku wynagrodzenia przyjmowanym do podstawy wynagrodzenia urlopowego wymusza uwzględnienie go od początku okresu obliczeniowego. Dotyczy to zarówno podwyżki, jak i obniżki pensji.

Jeżeli zmiana poziomu pensji w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu, ma miejsce przed jego wyjazdem lub w trakcie wypoczynku, wynagrodzenie urlopowe należy ustalić, uwzględniając te modyfikacje. Jeśli do cięcia lub wzrostu płacy dochodzi w miesiącu urlopowym, ale już po powrocie z wakacji, w żaden sposób nie wpływa to na poziom wynagrodzenia urlopowego.

Przykład

Na skutek wypowiedzenia zmieniającego od 16 lipca pan Bogdan zarabia 3000 zł. Przed obniżką co miesiąc dostawał 4000 zł. Od 9 do 20 lipca 2012 r. miał urlop wypoczynkowy.

W tej sytuacji należy osobno policzyć wynagrodzenie urlopowe od 9 do 15 lipca według starej, wyższej stawki i osobno od 16 do 20 lipca zgodnie z niższymi poborami.

Przykład

Pani Zosia do końca marca 2012 r. zarabiała 18 zł/godz. Od 1 kwietnia 2012 r. obniżono jej stawkę do 16 zł. W czerwcu 2012 r. była przez siedem dni na urlopie wypoczynkowym.

Do podstawy wymiaru jej pensji urlopowej trzeba przyjąć maj, kwiecień i marzec 2012 r. Wynagrodzenie za marzec należy jednak przeliczyć według niższej stawki, tak jakby przysługiwała ona pracownicy przez cały okres, z którego ustala się podstawę wymiaru.

Przykład

Od 28 czerwca do 4 lipca 2012 r. pan Ryszard wypoczywał w górach. Do końca kwietnia przysługiwało mu 2500 zł płacy zasadniczej i 420 zł dodatku funkcyjnego. Od 1 lipca pracownik stracił prawo do tego dodatku.

Ustalając poziom wynagrodzenia urlopowego do końca czerwca, należy uwzględnić płacę zasadniczą oraz dodatek funkcyjny. Natomiast pobory wypoczynkowe za lipiec oblicza się jedynie z samego wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej.

Do podstawy

Dodatek za godziny nadliczbowe jest składnikiem zmiennym, który powinien być uwzględniony w wynagrodzeniu urlopowym (patrz ramka). Gdy zatrudniony ze stałą stawką miesięczną w miesiącach poprzedzających ten miesiąc, kiedy rozpoczynał wypoczynek, miał pracę nadliczbową, oprócz płacy zasadniczej dostanie tzw. dopłatę urlopową liczoną od wynagrodzenia i dodatków za te nadgodziny. Co do zasady są to bowiem zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc.

Jeśli w ciągu trzech ostatnich miesięcy przed urlopem finanse za pracę nadliczbową należały się tylko w jednym z nich, wyłącznie tę kwotę przyjmujemy do obliczenia dopłaty urlopowej. Z pozostałych dwóch miesięcy do podstawy płacy wakacyjnej przyjmujemy zero.

Nie sięgamy zatem do najbliższego okresu, w którym miał takie pobory, mimo że takie rozwiązanie może sugerować § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego. Jednak do wynagrodzenia za nadgodziny go nie stosujemy, choć wynika to z interpretacji Głównego Inspektoratu Pracy z 9 sierpnia 2010 r. (GPP-110-4560-50-1/10/PE/RP), a nie z przepisów.

Kolejność działań

Do obliczenia wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych za okresy miesięczne (tu z wynagrodzenia za nadgodziny) niezbędnych jest kilka działań.

W pierwszym etapie ustalamy podstawę, przyjmując do  niej łączną wysokość takich składników wypłaconą pracownikowi w trzech miesiącach kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

A jeśli są znaczne wahania między ich poziomami w tych miesiącach, to z 12 miesięcy (§ 8 rozporządzenia urlopowego). W drugim wyliczamy stawkę za godzinę pracy, dzieląc podstawę przez liczbę godzin, w których zatrudniony rzeczywiście wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa.

Przy trzecim działaniu określamy wartość pensji urlopowej, mnożąc stawkę za godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie zatrudniony przepracowałby w trakcie urlopu w normalnym czasie pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem, gdyby w tym okresie nie wypoczywał.

Czas na obliczenia

Aby je przeprowadzić, podsumujmy dane pracownika czytelnika i wyliczmy, jakie składniki oraz w jakiej wysokości bierzemy pod uwagę, ustalając urlopową pensję:

• obniżone lipcowe pobory zasadnicze to 4000 zł

• wynagrodzenie za nadgodziny po przeliczeniu od nowej płacy (łącznie normalne wynagrodzenie i dodat- ki) w kwietniu i czerwcu wyniosło 437,50 zł, a w maju  416,70 zł.

Jak uzyskaliśmy te wyniki za nadliczbówki?

– z kwietnia 437,50 zł (4000 zł: 160 godz. = 25 zł x 5 godz. = 125 zł + [125 zł x 50 proc. x 5 godz.], czyli 125 zł + 312,50 zł = 437,50 zł)

– z maja 416,70 zł (4000 zł: 168 godz. = 23,81 zł x 5 godz. = 119,05 zł + [119,05 zł x 50 proc. x 5 godz.], czyli 119,05 zł + 297,65 zł = 416,70 zł)

– z czerwca 437,50 zł (4000 zł: 160 godz. = 25 zł x 5 godz. = 125 zł + [125 zł x 50 proc. x 5 godz.], czyli 125 zł + 312,50 zł = 437,50 zł)

• był na urlopie wypoczynkowym od 9 do 13 lipca 2012 r. (5 dni x 8 godzin = 40 godzin),

• od kwietnia do końca czerwca 2012 r. przepracował 503 godziny (razem z nadgodzinami),

• korzysta z podstawowych kosztów uzyskania przychodów  111,25 zł, złożył PIT-2, a więc ma prawo do ulgi w wysokości  46,33 zł, a jego przychód jest opodatkowany 18-proc. podatkiem >patrz tabela.

>Należność za nadgodziny

Uwzględnia się:

- normalne wynagrodzenie, które obejmuje płacę zasadniczą wynikającą ze stawki osobistego zaszeregowania, oraz dodatkowe składniki o charakterze stałym, jeśli pracownik nabywa do nich prawo na podstawie firmowych przepisów płacowych (wyrok Sądu Najwyższego z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86), np. dodatek stażowy, funkcyjny, za pracę w warunkach szkodliwych czy premię. Uzyskujemy je, dzieląc sumę składników przysługujących pracownikowi przez wymiar czasu pracy w miesiącu, a następnie mnożąc uzyskaną kwotę przez liczbę nadgodzin,

- dodatek – ustalamy, dzieląc stawkę miesięczną przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym okresie, mnożąc uzyskaną kwotę godzinową przez stopy procentowe nadgodzin (50 albo 100 proc.) i następnie przez liczbę nadgodzin. Dodatki za nie są niższe od normalnego wynagrodzenia, bo liczy się je tylko od osobistego zaszeregowania pracownika określonego wyłącznie stawką godzinową lub miesięczną, bez dodatkowych składników (uchwała SN z 3 kwietnia 2007 r., II PZP 4/07).