Płace: średniotygodniówki trzeba uregulować na koniec kwartału

Okres rozliczeniowy to przedział czasu, na który szef planuje rozłożenie pracy i w którym trzeba rozliczyć się z zatrudnionym z godzin poświęconych na realizację wyznaczonych mu zadań.

Maksymalna rozpiętość granic czasowych, w których ma dojść do finalnego rozliczenia z przepracowanych godzin, to 12 miesięcy. Najczęściej jednak spotykamy krótsze okresy, obejmujące nie więcej niż cztery miesiące. Spośród nich największą popularnością cieszy się trzymiesięczny przedział.

Żelazne normy czasu pracy to osiem godzin na dobę i średnio 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Tak stanowi art. 129 § 1 k.p.

Praca ponad te granice, a także realizacja zadań służbowych ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego podwładnego systemu i rozkładu czasu pracy, powoduje, że wystąpią godziny nadliczbowe. Te, stanowiąc dodatkowe obciążenie dla zatrudnionego, dają prawo do odpowiedniej rekompensaty, dokonywanej dwojako – w formie:

- czasu wolnego udzielanego na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy (co pozbawia prawa do dodatku za nadgodziny) albo

- pieniężnej, uwzględniającej normalne wynagrodzenie oraz stosowny dodatek (w wysokości 50 lub 100 proc.).

Uwaga!

Pracodawca nie może wybrać rodzaju rekompensaty w odniesieniu do pracy w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu. Tu w zamian przepisy przewidują wyłącznie udzielenie innego dnia wolnego. Jeśli szef go nie udzieli, to dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (nawet wtedy, gdy wypłaci 100-proc. dodatek).

Koniec kwartału w firmach, gdzie okres rozliczeniowy wynosi trzy miesiące i rozpoczyna się od stycznia, to wzmożony wysiłek dla służb kadrowych. A to dlatego, że trzeba ustalić, czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, co można zrobić na dwa sposoby. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej rekomenduje, aby wystąpienie nadgodzin średniotygodniowych stwierdzać poprzez:

- odjęcie od liczby faktycznie przepracowanych godzin w danym okresie rozliczeniowym liczby dobowych godzin nadliczbowych oraz iloczynu 8 godzin i liczby „dni wystających” poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku,

- podzielenie uzyskanego wyniku przez liczbę pełnych tygodni mieszczących się w okresie rozliczeniowym,

- odniesienie obliczonego ilorazu do normy wynoszącej 40 godzin – jeśli jest on wyższy niż 40, wtedy mamy do czynienia z przekroczeniem średniotygodniowym.

Liczbę średniotygodniówek w tym wypadku wyliczymy, mnożąc liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym przez liczbę godzin, o którą przekroczono 40-godzinną normę tygodniową.

Inną natomiast metodę szacowania przekroczeń średniej normy 40-godzinnej propaguje Państwowa Inspekcja Pracy. Według niej należy:

- od liczby faktycznie przepracowanych godzin w danym okresie rozliczeniowym odjąć liczbę godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia norm dobowych,

- skalkulowaną różnicę pomniejszyć o liczbę godzin wynikających z obowiązującego wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym (po  obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w  pracy, przypadających do  przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy).

Porównując te podejścia, korzystniejsze dla pracownika są zalecenia PIP. A to dlatego, że przy rozwiązaniu promowanym przez resort pracy każdorazowo odnosimy się do normy, a nie do wymiaru czasu pracy.

Oznacza to, że pełny tydzień pracy to zawsze 40 godzin (także wtedy, gdy pojawi się święto w dniu innym niż niedziela). Skutkuje to tym, że w miesiącach z dniem lub dniami świątecznymi, praca np. przez osiem godzin w dzień wolny wynikający z pięciodniowego tygodnia pracy nie spowoduje przekroczenia średniotygodniowego.

Natomiast przy  stosowaniu wytycznych PIP przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy występuje już po przekroczeniu wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.

Pracodawcy zatem bezpieczniej będzie przyjąć za właściwą interpretację PIP. Dzięki temu uniknie zarzutu zaniżenia wynagrodzenia za pracę ponadnormatywną. Pokażemy jednak obie metody.

Przykład

Pan Marcin objęty trzymiesięcznym okresem rozliczeniowym (pokrywającym się z kwartałami) zatrudniony jest na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy (od poniedziałku do piątku).

Od kwietnia do czerwca 2012 r. przepracował łącznie 504 godziny, z czego osiem wynikało z przekroczeń dobowych. Za pracę ponadnormatywną pracodawca nie udzielił mu czasu wolnego.

W drugim kwartale 2012 r. nie wystąpiły dni wystające poza pełne tygodnie (91 dni: 7 = 13 pełnych tygodni).

Aby ustalić przekroczenia średniotygodniowe, należy dokonać następujących obliczeń:

- według metody polecanej przez resort pracy:

504 godz. – 8 godz. nadliczbowych dobowych = 496 godz.

496 godz.: 13 tygodni = 38,15 godz.

Ponieważ otrzymany wynik jest mniejszy niż 40 godzin, należy uznać, że do przekroczenia tygodniowej normy czasu pracy nie doszło.

- według metody preferowanej przez PIP:

504 godz. – 8 godz. nadliczbowych dobowych = 496 godz.

496 godz. – 488 godz. (wymiar czasu pracy od kwietnia do czerwca 2012 r.) = 8 nadgodzin średniotygodniowych.