Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Tak stanowi art. 80 kodeksu pracy, a pensję należy wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, niezwłocznie po ustaleniu jej pełnej wysokości (art. 85 k.p.). Obejmuje to także nadgodziny. Tu zaś znaczenie będzie miał moment ich stwierdzenia.

Przy dobowych godzinach nadliczbowych będzie to w zasadzie już koniec danego dnia roboczego. Dlatego normalne wynagrodzenie za ponadnormatywne zadania oraz dodatki za przekroczenia dobowych norm pracownik powinien otrzymywać z pensją za miesiąc, w którym świadczył pracę po godzinach.

Inaczej jest z dodatkami za nadgodziny powstałe wskutek przekroczeń średniotygodniowych. Te stwierdzić można dopiero w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego, mimo że praca, która je spowodowała, mogła mieć miejsce we wcześniejszych miesiącach tego okresu.

To przesądza o tym, że dodatki za nadliczbówki tygodniowe wypłaca się razem z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. W literaturze pojawia się też pogląd, że dodatki za średniotygodniówki mogą być regulowane przy pierwszej wypłacie po zakończeniu okresu rozliczeniowego, którego dotyczą. Taka praktyka jest jednak ryzykowna, gdyż podwładny może wystąpić z roszczeniem o wypłatę odsetek za zwłokę.

O sposobie kalkulacji dodatku należnego z racji przekroczeń średniotygodniowych wypowiedział się Departament Prawny GIP w piśmie z 26 sierpnia 2008 r. (GPP-306-4560-646/08/PE) oraz Departament Prawa Pracy MPiPS w opinii z 20 sierpnia 2008 r. (DPR-III-079-475/ZN/08).

Nie ma jednak żadnej regulacji, która nakazywałaby użycie sposobu zalecanego przez urzędy w tych stanowiskach. Kalkulowanie dodatku za średniotygodniówki odrębnie dla każdego miesiąca określonego przedziału czasowego odpowiada przepisom i nie ma podstaw, aby tę metodę uznać za nieprawidłową. Tym bardziej że wskutek jej stosowania podwładny nierzadko otrzyma więcej pieniędzy. Jednak to pracodawca decyduje o wyborze sposobu ustalania należnej pracownikowi kwoty tego dodatku.

Przykład

Pan Piotr to pełnoetatowiec zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Firma stosuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy, który pokrywa się z kwartałami.

Otrzymując co miesiąc 3000 zł stałego wynagrodzenia zasadniczego, pan Piotr od kwietnia do czerwca 2012 r. pracował w sumie 536 godzin. Jego czas pracy obejmował wszystkie dni robocze oraz 34 nadgodziny dobowe i dwie soboty: jedną kwietniową (sześć godzin), a drugą czerwcową (osiem godzin).

Ponieważ ta praca ponadnormatywna nie została skompensowana czasem wolnym, w terminie wypłaty wynagrodzenia za czerwiec 2012 r. pracodawca musi uregulować panu Piotrowi 100-proc. dodatki z racji przekroczeń średniotygodniowych. W tym celu należy dokonać następujących obliczeń:

Krok 1. Ustalamy przekroczenia średniotygodniowe (zgodnie z zaleceniami PIP)

536 przepracowanych godzin – 34 nadgodziny dobowe = 502 godz.

502 godz. – 488 godz. (wymiar czasu pracy od kwietnia do czerwca 2012 r.) = 14 nadgodzin średniotygodniowych.

Krok 2. Wyliczamy wysokość dodatków za średniotygodniowe nadgodziny (odrębnie za każdy miesiąc)

- za kwiecień: 3000 zł : 160 godzin nominalnych z kwietnia = 18,75 zł,

18,75 zł x 6 nadgodzin z soboty = 112,50 zł,

- za czerwiec: 3000 zł : 160 godzin nominalnych z czerwca = 18,75 zł,

18,75 zł x 8 nadgodzin z soboty = 150 zł.

Razem:

262,50 zł.

Taki sam wynik otrzymalibyśmy, stosując wytyczne resortu i inspekcji pracy.

Sytuacja mogłaby się jednak przedstawiać inaczej np. w pierwszym kwartale 2012 r. Załóżmy, że pan Piotr od stycznia do marca 2012 r. pracował łącznie 540 godzin.

Przypadało to na wszystkie dni robocze oraz nieskompensowane czasem wolnym cztery nadgodziny dobowe i trzy soboty (po osiem godzin): 14 i 21 stycznia oraz 24 marca. W tym wypadku konieczne byłyby takie kalkulacje:

Krok 1. Ustalamy przekroczenia średniotygodniowe

540 przepracowanych godzin – 4 nadgodziny dobowe = 536 godz. – 512 godz.

(wymiar czasu pracy od stycznia do marca 2012 r.) = 24 nadgodziny średniotygodniowe.

Krok 2. Wyliczamy wysokość dodatków za średniotygodniowe nadgodziny (odrębnie za każdy miesiąc)

- za styczeń: 3000 zł : 168 godzin nominalnych ze stycznia = 17,86 zł,

17,86 zł x 16 nadgodzin z dwóch sobót = 285,76 zł,

- za marzec: 3000 zł : 176 godzin nominalnych z marca = 17,05 zł,

17,05 zł x 8 nadgodzin z soboty = 136,40 zł.

Razem: 422,16 zł.

Gdyby w tych okolicznościach odnieść się jedynie do liczby godzin do przepracowania w ostatnim miesiącu analizowanego okresu rozliczeniowego, czyli marca (zgodnie ze stanowiskami urzędów), wyliczenia wyglądałyby tak:

3000 zł : 176 godzin do przepracowania w marcu br. = 17,05 zł;

17,05 zł x 24 nadgodziny średniotygodniowe = 409,20 zł.

W stosunku do poprzedniej metody pracownik straci więc 12,96 zł.

Ważny ostatni miesiąc

Zdaniem obu urzędów obliczenie wysokości dodatku za jedną nadgodzinę wynikającą z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej wymaga podzielenia miesięcznej stawki wynagrodzenia przez liczbę godzin do przepracowania w ostatnim miesiącu danego okresu rozliczeniowego.

Rozwiązania rekomendowane przez resort i PIP powodują jednak, że niekiedy będzie to dla zatrudnionego mniej korzystne niż wyliczanie kwoty dodatku na podstawie wymiaru czasu pracy z tego miesiąca, w którym doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

Stanie się tak wtedy, gdy w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego liczba godzin nominalnie do przepracowania będzie większa niż w miesiącach, w których przekroczono przeciętne normy tygodniowe.