Do stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2012 r. pracodawca powinien wliczyć tylko pracowników w rozumieniu kodeksu pracy.
Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Inne szczegóły typu wymiar czasu pracy, rodzaj umowy (na czas określony, nieokreślony, próbny, na zastępstwo) na tym etapie nie mają żadnego znaczenia. W przypadku niepełnoetatowców, konieczne jest jednak przeliczenie ich na pełny wymiar czasu pracy.
Kogo wliczyć, kogo pominąć
W liczbie zatrudnionych uwzględnia się także pracowników młodocianych zatrudnionych na umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz podwładnych przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych (ze względu na cały czas trwający stosunek pracy).
Poza rachunkiem pozostają natomiast osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych takich jak zlecenie, dzieło, kontrakt menedżerski, umowa agencyjna, a także chałupnicy (praca nakładcza). Te osoby nie są bowiem pracownikami w rozumieniu kodeksu pracy.
Przykład 1
Skład i stan personelu w szwalni na 1 stycznia 2012 r. przedstawiał się następująco:
- 29 pracowników (umowy o pracę), w tym: 17 pełnoetatowych (dwie na urlopie wychowawczym, jedna na macierzyńskim), trzy osoby na 1/2 etatu, dwie na 1/4, dwie na 3/4, dwie na 1/8, dwie na 1/3 i jedna na 2/3 etatu,
- na umowę-zlecenie – trzy osoby,
- na umowę o pracę nakładczą – trzech chałupników,
- jeden wykonawca dzieła.
Niepełne etaty przeliczamy na cały wymiar, mnożąc liczbę osób na danej części etatu przez ułamek dziesiętny odpowiadający tej części:
3 x 0,5 etatu = 1,5 etatu
2 x 0,25 etatu = 0,5 etatu
2 x 0,75 etatu = 1,5 etatu
2 x 0,125 etatu = 0,25 etatu
2 x 0,33 etatu = 0,66 etatu
1 x 0,67 etatu = 0,67 etatu
Razem 5,08 etatu
Po dodaniu 17 pełnych etatów otrzymujemy 22,08 etatów. Zatem szwalnia miała obowiązek utworzyć zfśs w 2012 r.
Istnieje jeszcze inna metoda przeliczania etatów, tj. według przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy (40 godzin lub dla niektórych grup pracowników – 35 godzin). Przykładowo, przy 3/4 etatu praca trwa 30 godzin tygodniowo, więc 30 : 40 = 0,75 albo przy 7/8 etatu praca trwa 35 godzin tygodniowo więc 35 : 40 = 0,88.
Jednak sprawdza się ona przy cotygodniowej tej samej liczbie godzin roboczych do przepracowania przez pracownika. W firmach z bardziej skomplikowanym rozkładem czasu pracy sposób wskazany w przykładzie jest zdecydowanie lepszy.
Średnie zatrudnienie
Podstawą do naliczenia odpisu na zfśs jest przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy, którą koryguje się do faktycznego stanu zatrudnienia na koniec roku. Liczba ta ma obejmować pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
W przeciętnej liczbie zatrudnionych należy uwzględniać wszystkich pracowników w rozumieniu kodeksu pracy, ale tym razem bez:
- młodocianych, bo na nich ustala się odpis w odrębny sposób,
- pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych, bo urlop ten nie jest okresem, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Aby obliczyć przeciętną liczbę osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych z poszczególnych miesięcy, a uzyskany wynik podzielić zawsze przez 12 (nawet jeśli pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zfśs na niepełny rok kalendarzowy).
Z przepisów o działalności socjalnej nie dowiemy się, jak liczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Jednak przyjęły się trzy metody używane do celów statystycznych, z których firmy mogą korzystać. Wybór najtrafniejszej zależy od natężenia ruchu w kadrach. Są to metody:
- średniej arytmetycznej,
- średniej chronologicznej,
- uproszczona.
Trochę arytmetyki
Ustalenie średniej arytmetycznej polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca (łącznie z dniami wolnymi), a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu. Jest czasochłonna, ale daje precyzyjny wynik. Powinna skorzystać z niej firma, w której występuje spora rotacja pracowników.
Przykład 2
Spróbujmy metodą średniej arytmetycznej ustalić zatrudnienie w maju w firmie produkcyjnej, gdzie pracuje: w normalnych warunkach (NW) 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, a w szczególnych warunkach (SW) 10 osób zajmujących łącznie 7,5 etatu.
4 maja odszedł jeden z pracowników w ramach porozumienia stron (pełen etat; dalej p.e., NW), od 14 maja przyjęto dwóch pracowników (p.e., NW), a od 15 maja jeden pracownik (p.e., NW) poszedł na bezpłatny urlop.
23 maja pracownik (p.e., SW) rozwiązał umowę o pracę i był to ostatni dzień jego zatrudnienia. 25 maja zatrudniono dwie osoby (p.e., SW), a 30 maja jeden z pracowników (p.e., NW) odszedł na emeryturę. Zatrudnienie w maju br. przedstawiało się następująco:
Uproszczona lub chronologiczna
Przeciętne miesięczne zatrudnienie za pomocą metody uproszczonej szacuje się dzieląc sumę pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2. Jest użyteczna w firmach, gdzie w kadrach niewiele się dzieje.
W firmie z przykładu 2 przeciętny stan zatrudnienia liczony według tej metody wynosiłby:
1 maja – 25e NW, 7,5e SW; 31 maja – 24e NW, 8,5e SW; 25e NW + 24e NW = 49e NW / 2 = 24,5e NW – przeciętna liczba pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach w maju 7,5eSW + 8,5e SW = 16e SW / 2 = 8e SW – przeciętna liczba pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach w maju.
Ostatnia metoda – średniej chronologicznej również może być stosowana przez zakłady pracy o niskiej rotacji pracowników. Przeciętny stan zatrudnienia oblicza się na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, podzielonej przez 2.
Innymi słowy, sumujemy połowę zatrudnionych pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i wszystkich zatrudnionych 15. dnia. Tak uzyskaną sumę dzielimy przez 2. W naszej firmie z przykładu stan zatrudnienia liczony metodą średniej chronologicznej byłby następujący:
1 maja – 25e NW : 2 = 12,5,
31 maja – 24e NW : 2 = 12,
15 maja – 25e NW,
12,5e + 12e + 25e = 49,5e NW 49,5e NW / 2 = 24,75e NW – to przeciętna liczba pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach w maju
1 maja – 7,5e SW : 2 = 3,75
31 maja – 8,5e SW : 2 = 4,25
15 maja – 7,5e SW
3,75e + 4,25e + 7,5e = 8e
15,5e SW / 2 = 7,75e SW – przeciętna liczba pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach w maju.
Przeciętnie na miesiąc
Stosując jedną z powyższych metod statystycznych należy wyznaczyć przeciętną liczbę pracowników w każdym miesiącu roku kalendarzowego (w przeliczeniu na pełne etaty). Trzeba więc zsumować wyniki z poszczególnych miesięcy i ich sumę podzielić przez 12.
Przykład 3
Przy obliczaniu średniego miesięcznego stanu pracowników bank posługuje się metodą uproszczoną ze względu na znikome zmiany w zespole. Na 1 stycznia br. zatrudniał 28 pracowników zajmujących łącznie 24,75 pełnych etatów. Wszyscy pracują w warunkach normalnych. Po ogłoszeniu, że w 2012 r. do naliczenia odpisu przyjmuje się przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r., w kadrach przystąpiono do obliczania planowanej średniorocznej liczby zatrudnionych w 2012 r., aby naliczyć odpis na zfśs.
Po analizie dotyczącej kadry pracowniczej ustalono, że:
- od 1 lutego jeden pracownik (p.e.) przechodzi na rentę,
- 1 marca planuje się zatrudnić jednego pracownika (p.e.),
- stosunek pracy na czas określony zawarty z jednym pracownikiem (3/4 etatu) skończy się 31 sierpnia, a z drugim – 31 października.
Sumujemy etaty:
7 miesięcy x 24,75 etatów = 173,25 etatów
1 m-c x 23,75 etatów = 23,75 etatów
2 m-ce x 24 etaty = 48 etatów
2 m-ce x 23 etaty = 46 etatów
Razem – 291 etatów
Uzyskany wynik dzielimy przez 12: 291 etatów : 12 miesięcy = 24,25 etatów
Planowana przeciętna liczba zatrudnionych w banku w 2012 r. wynosi 24,25 etatów.
