Lista płac to dokument urzędowy stanowiący dowód w rozliczeniach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Urzędem Skarbowym (US). Jeszcze do niedawna mogła być tylko papierowa, ale od stycznia 2009 r. może być elektroniczna. Mimo że nie ma ustawowego wzoru tego dokumentu, to wiadomo, jakie pozycje dotyczące rozliczenia wynagrodzeń musi obejmować. Lista płac jest podzielona na odrębne rubryki, w których wpisujemy:

- imię i nazwisko pracownika,

- jego płacę podstawową,

- inne składniki wynagrodzenia, tj. dodatki pieniężne, premie regulaminowe czy nagrody,

- wynagrodzenie za czas niezdolności z wyodrębnieniem na kwoty wypłacane przez pracodawcę i ZUS,

- przychód pracownika ogółem,

- podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz ich poszczególne wartości,

- miesięczne, zryczałtowane koszty uzyskania przychodu,

- podstawę wymiaru składki ubezpieczenia zdrowotnego oraz jej poszczególne wartości,

- podstawę opodatkowania, zaliczkę potrąconą i zaliczkę należną do Urzędu Skarbowego,

- kwotę „do wypłaty”.Pokazujemy, jak wyliczyć wynagrodzenie pracownika należne do wypłaty. Matematyczne rachunki można podzielić na osiem etapów.

[srodtytul]KROK 1 Wpisz pensję podstawową i dodatkowe składniki [/srodtytul]

Płaca podstawowa to wartość wynagrodzenia brutto wynikająca z umowy o pracę. Może być stała albo określona stawką osobistego zaszeregowania. Oprócz niej zatrudniony może dostawać jeszcze dodatkowe składniki: nagrody, premie, wczasy pod gruszą, dodatki, np. stażowy, funkcyjny, z tytułu znajomości języków obcych, za pracę w warunkach szkodliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia, czy nawet wynagrodzenie za czas choroby. Uwaga! Wynagrodzenie zasadnicze nie może być niższe niż płaca minimalna (obecnie 1276 zł, a od stycznia 2010 r. 1317 zł) w przypadku, gdy jest jedynym i samodzielnym składnikiem wynagrodzenia, a zatrudniony pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy.

[srodtytul]KROK 2 Zsumuj przychód[/srodtytul]

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

- wynagrodzenia zasadnicze,

- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,

- różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,

- wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, oraz

- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.Wynika tak z art. 12 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.[/link])Zatem przychodem ze stosunku pracy są nie tylko wypłacane przez pracodawcę pieniądze, ale również inne przysporzenia majątkowe stanowiące tzw. świadczenia pozapłacowe. Chodzi tu przykładowo o: pakiety medyczne, dofinansowanie do wycieczek i wczasów, paczki, umorzone pożyczki, prezenty, zwrot kosztów dojazdu do pracy. Przypominamy, że przychód sumujemy w obrębie miesiąca, a powstaje on dopiero w momencie, gdy pieniądze, wartości pieniężne czy świadczenia w naturze pracownik otrzyma lub dostanie do dyspozycji.

[ramka][b]Przykład[/b]

Arkadiusz Major jest zatrudniony na umowę o pracę. We wrześniu zarobił:

- płaca zasadnicza – 2 tys. zł,

- nagroda jubileuszowa – 2 tys. zł,

- odprawa emerytalna – 1,5 tys. zł,

- ryczałt w jazdach lokalnych – 200 zł,

- bony towarowe z ZFŚS – 200 zł

- zegarek o wartości 1 tys. zł,

- wynagrodzenie za czas choroby – 400 zł,

- zasiłek chorobowy – 300 zł

Przychód pracownika to 7600 zł[/ramka]

[srodtytul]KROK 3 Ustal podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne…[/srodtytul]

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód ze stosunku pracy, ale nie wszystkie jego elementy będziemy do tej podstawy wliczać. Z art. 18 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=8C819265E9324C473F2FFD03E744312A?id=184677]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.[/link]) wynika, że z tej podstawy trzeba na pewno wyłączyć wynagrodzenie za czas choroby oraz zasiłek chorobowy. Poza tym w podstawie wymiaru składek nie uwzględniamy także przychodów wymienionych w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=5C89D0F79A6CF5634344CB3FC4404BC4?id=77617]rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.[/link])

[ramka][b]Przykład[/b]

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne Arkadiusza Majora (patrz poprzedni przykład) wynosi 3 tys. zł. Osiągnięta kwota to efekt tego, że spośród wszystkich wskazanych wcześniej składników wynagrodzenia oskładkowana jest tylko płaca zasadnicza oraz świadczenie w naturze przekazane w postaci zegarka o wartości 1 tys. zł.[/ramka]

Znając już podstawę wymiaru składek ZUS, możemy obliczyć poszczególne z nich. Przypominamy, że pracownik finansuje z własnej kieszeni składkę emerytalną 9,76 proc., rentowe 1,5 proc., chorobową 2,45 proc. Pracodawca natomiast pokrywa pozostałą część składek w następującej wysokości:

- emerytalna 9,76 proc.,

- rentowe 4,5 proc. oraz wypadkową w wysokości od 0,67 do 3,33 proc.

Uwaga! Składka wypadkowa jest zróżnicowana i zależy od rodzaju działalności prowadzonej przez pracodawcę oraz liczby ubezpieczonych w ubezpieczeniu wypadkowym.

[ramka][b]Przykład[/b]

Suma składek ZUS finansowanych przez Arkadiusza Majora wynosi: 411,30 zł. Obliczyliśmy to tak:

- emerytalna: 3000 zł x 9,76 proc. = 292,80 zł

- rentowa: 3000 zł x 1,5 proc. = 45 zł

- chorobowa: 3000 zł x 2,45 proc. = 73,50 zł

SUMA: 411,30 zł[/ramka]

[srodtytul]KROK 4 … i zdrowotne[/srodtytul]

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pomniejszona o składki społeczne finansowane przez pracownika. Składka potrącona wynosi 9 proc., a odliczana od podatku 7,75 proc. Przypominamy, że w odróżnieniu od podstawy wymiaru składek społecznych do podstawy wymiaru składki zdrowotnej trzeba wliczyć wypłacane przez pracodawcę wynagrodzenie chorobowe.

Tak stanowi art. 81 ust. 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=936E77C6BC00C540B7AA169D832ADAFC?id=282315]ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.[/link]).

[ramka][b]Przykład[/b]

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej Arkadiusza Majora wynosi 2988,70 zł. Jest to wynikiem następującego działania:podstawa wymiary składek ZUS powiększona o wynagrodzenie chorobowe (3400 zł) – suma składek ZUS (411,30 zł).Poszczególne składki wynoszą odpowiednio: 268,99 (9 proc.) i 231,62 (7,75 proc.)[/ramka]

[srodtytul]KROK 5 Poznaj koszty uzyskania przychodu...[/srodtytul]

Pracownikom, menedżerom, członkom zarządu i rady nadzorczej przysługują miesięczne ryczałtowe koszty uzyskania przychodów (KUP). W skali miesiąca podstawowe wynoszą 111,25 zł, a podwyższone 139,06 zł (dotyczą tylko pracowników). Z kolei w roku zwykłe KUP nie mogą przekroczyć 1335 zł, a podwyższone 1668,72 zł. Natomiast dla zatrudnionych na wielu etatach zwykłe stanowią 2002,05 i odpowiednio 2502,56 zł podwyższone. Koszty podwyższone stosujemy na wniosek dojeżdżającego pracownika, jeżeli złożył oświadczenie potwierdzające, że jego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której jest zakład pracy, i gdy taki pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. KUP stosujemy tylko raz nawet wtedy, gdy wynagrodzenie z trzech ostatnich miesięcy jest wypłacane łącznie w jednym.Uwaga! Dla zleceniobiorcy i wykonawcy dzieła KUP wynoszą 20 proc., a przy prawach autorskich – 50 proc. Koszty uzyskania przychodu dla zatrudnionych na umowach cywilnych liczymy według następującego wzoru: przychód – składki ZUS x 20 proc. albo 50 proc.

[srodtytul]KROK 6 ... i podstawę opodatkowania...[/srodtytul]

Na tym etapie od przychodu ogółem należy odjąć składki ZUS i koszty uzyskania przychodu. Załóżmy, że u pana Majora są one podstawowe. To oznacza, że w jego przypadku podstawa opodatkowania wynosi 7077 zł. Obliczyliśmy to tak: przychód (7600 zł) – składki ZUS (411,30 zł) – 111,25 = 7077 zł

UWAGA! Wynik podajemy bez groszy, zaokrąglając zgodnie z zasadą, że końcówkę wynoszącą mniej niż 50 groszy pomijamy, a tę wynoszącą 50 i więcej groszy podwyższamy do pełnych złotych. Pamiętajmy poza tym, że nieoskładkowane, lecz opodatkowane składniki wynagrodzenia trzeba doliczyć do dochodu.

[srodtytul]KROK 7 ... oraz podatek i zaliczkę do US[/srodtytul]

Tutaj podstawę opodatkowania trzeba pomnożyć przez stawkę podatkową wynoszącą 18 albo 32 proc. i następnie od otrzymanego wyniku odjąć kwotę wolną (nie ma jej u zleceniobiorców). Dla pracowników, którzy złożyli PIT-2, wynosi ona w miesiącu 46,33 zł. Następnie wynik należy obniżyć o pobraną składkę na ubezpieczenie zdrowotne, która nie może przekroczyć 7,75 proc. podstawy jej wymiaru. Otrzymamy zaliczkę do US, którą też podajemy w pełnych złotych.

[ramka][b]Przykład[/b]

Liczymy podatek pana Majora:

- podstawa opodatkowania (7077 zł) x 18 proc. – 46,33 zł (Major złożył PIT-2) = 1227,53 zł

Teraz zaliczka do US:

- podatek (1227,53 zł) – składka zdrowotna 7,75% (231,62 zł) = 996 zł[/ramka]

Przypominamy, że podatek nie może być niższy niż składka zdrowotna (7,75 proc.).

[srodtytul]KROK 8 co dla pracownika[/srodtytul]

Od przychodu pracownika odejmujemy składki ZUS, składkę zdrowotną 9 proc. oraz zaliczkę do US. Za wrzesień panu Majorowi należy wypłacić 4723,71 zł. Obliczyliśmy to tak:

- przychód pracownika (6,4 tys. zł) – składki ZUS (411,30 zł) – zdrowotna 9 proc. (268,99 zł) – zaliczka do US (996 zł). Uwzględniony w tych rachunkach przychód pracownika pomniejszyliśmy o 1 tys. zł (wartość zegarka) oraz o 200 zł (wartość bonów towarowych). Te świadczenia rzeczowe pracownik już otrzymał. Nie należy zatem wypłacać ich wartości w pieniądzu.

masz pytanie, wyślij e-mail do autorki [link=mailto:m.gadomska@rp.pl]m.gadomska@rp.pl[/link]