Obliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nie nastręcza większych trudności, gdyż zasady uwzględniania w nim poszczególnych rodzajów świadczeń płacowych kompleksowo regulują przepisy kodeksu pracy i wydane na ich podstawie rozporządzenie wykonawcze. Problemów przysparza za to określenie charakteru niektórych występujących w praktyce składników pensji. Zwłaszcza jeśli przejawiają one cechy charakterystyczne zarówno dla stałego, jak i zmiennego elementu wynagrodzenia.

Przykładem mogą być świadczenia typu „wszystko albo nic" – przysługujące pracownikom w pełnej wysokości albo wcale. Podobny problem może również wystąpić w przypadku należności, do których pracownik nabywa prawo w miesiącu korzystania z urlopu. Rodzi to bowiem wątpliwość, czy wypłata danego świadczenia w pełnej miesięcznej wysokości zaspokaja wszelkie roszczenia płacowe zatrudnionego.

Ogólne zasady

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownik ma prawo do takiego samego wynagrodzenia, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Art. 172 kodeksu pracy, wprowadza ponadto zasadę, zgodnie z którą zmienne składniki pensji wlicza się w przeciętnej wysokości wypłaconej w ciągu trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Tak postępuje się w przypadku, gdy te zmienne elementy płacy są przyznawane w zbliżonej wysokości. Jeśli podlegają one znacznym wahaniom, okres, z którego ustalana jest średnia, można przedłużyć, ale maksymalnie do 12 miesięcy.

W pozostałym zakresie kwestię wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.; dalej rozporządzenie urlopowe). Wprowadza ono w § 7 i 8 podział składników wynagrodzenia na:

- stałe, które uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu skorzystania z urlopu oraz

- zmienne, przysługujące za maksymalnie miesięczne okresy, uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym w łącznej wysokości wypłaconej w okresie od 3 do 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Analogicznie do art. 172 k.p., konieczność wydłużenia okresu, z którego pracodawca ustala średnią zmiennych składników wynagrodzenia, powstaje w przypadku znacznych wahań ich wysokości.

Ustalona przeciętna wysokość takich zmiennych składników pensji stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Dzieli się ją następnie przez liczbę godzin przeznaczonych na wykonywanie pracy w okresie, z którego została ona ustalona (§ 9 pkt 1 rozporządzenia urlopowego). Uzyskany wynik, czyli stawkę godzinową, mnoży się przez liczbę godzin, którą pracownik przepracowałby w trakcie urlopu, gdyby wykonywał pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem.

Wypłata albo jej brak

Podstawowym krokiem, który powinien podjąć pracodawca przed ustaleniem wysokości wynagrodzenia urlopowego, jest określenie charakteru przyznawanych pracownikowi świadczeń.

Decyzja o tym, jaki charakter mają poszczególne składniki pensji, pozwala bowiem rozstrzygnąć, które z nich powinny być wypłacone w normalnej wysokości przysługującej za pełen miesiąc (traktując dni urlopu na równi z okresami pracy), a które trzeba traktować jako zmienne i uwzględniać w pensji urlopowej w średniej wysokości (liczonej – w zależności od wahań – w okresie od 3 do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc skorzystania z urlopu).

W tym kontekście wiele kontrowersji budzą świadczenia przysługujące pracownikom w 100 proc. wysokości lub w ogóle. Z jednej strony mają one bowiem stałą wysokość w tym sensie, że jeśli są wypłacane, to pracownik otrzymuje je zawsze w jednakowej kwocie.

Z drugiej jednak wystąpienie przesłanek uzasadniających pozbawienie pracownika prawa do świadczenia powoduje, że w danym miesiącu nie zostanie ono w ogóle wypłacone. Z tego zaś względu trudno jednoznacznie rozstrzygnąć, czy mają one charakter stały czy zmienny, gdyż posiadają jednocześnie cechy obu z nich. Decyzja w tej sprawie jest zaś kluczowa dla sposobu ustalania wynagrodzenia lub ekwiwalentu za urlop.

Albo stały...

Przyjmując założenie, że składnik typu „wszystko albo nic" stanowi stały składnik wynagrodzenia, wypłaca się go w miesiącu wykorzystywania urlopu razem z pensją zasadniczą. W związku z tym nie wlicza się go do tzw. „średniej urlopowej", ani nie uwzględnia przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Przykład

Pracodawca wprowadził w zakładzie prawo do premii zdrowotnej. Otrzymują ją w stałej wysokości (300 zł) pracownicy, którzy w danym miesiącu nie mieli żadnych absencji chorobowych. Wystarczy jednak jeden dzień zwolnienia lekarskiego, aby pracownik został pozbawiony prawa do tego świadczenia. Jeśli zatrudniony nie chorował w miesiącu korzystania z urlopu, wówczas nabywa prawo do 300-złotowej premii, którą należy mu wypłacić wraz ze stałą pensją.

Problem pojawia się jednak wtedy, gdy w miesiącu wykorzystywania urlopu pracownik został pozbawiony prawa do takiego składnika wynagrodzenia.

Przykład

Zakładając, że pracownik z poprzedniego przykładu zachorował w miesiącu wykorzystywania urlopu, to zgodnie z regulaminem traci prawo do premii zdrowotnej.

Za ten miesiąc powinien zatem otrzymać wyłącznie stałą pensję i oczywiście wynagrodzenie chorobowe. Nie kłóci się to z zasadą wyrażoną w art. 172 k.p. Nawet bowiem, gdyby w tym miesiącu pracownik nie przebywał na urlopie i chodził do pracy, ale zachorował, również utraciłby prawo do premii zdrowotnej.

... albo zmienny

Gdyby dla odmiany przyjąć, że dany składnik wynagrodzenia ma charakter zmienny, oznaczałoby to, że pracodawca będzie musiał ustalić średnią wysokość jego wypłat. Wydawać by się mogło, że nie ma sensu jej obliczać w przypadku składnika wynagrodzenia, który – jeśli w ogóle przysługuje – wypłacany jest w jednakowej wysokości.

Pamiętajmy jednak, że średnią ze zmiennych składników wynagrodzenia oblicza się sumując wypłacone kwoty i dzieląc je przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego zostały one uwzględnione.

Przykład

Przyjmując założenia z poprzedniego przykładu, ale zakładając, że premia zdrowotna jest zmiennym składnikiem wynagrodzenia, należałoby ustalić średnią tego świadczenia wypłaconą w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu.

Pracownik wypoczywa w styczniu 2013 r., zatem istotna jest premia wypłacona w grudniu, listopadzie i październiku 2012 r. Wymiar czasu pracy w tych miesiącach wyniósł: w grudniu 2012 r. – 152 godz., w listopadzie – 168 godz., a w październiku – 184 godz.

Jeśli w tych trzech miesiącach pracownik otrzymał premię (po 300 zł), to średnią urlopową należy obliczyć następująco:

(300 zł + 300 zł + 300 zł) : (152 godz. + 168 godz. + 184 godz.) = 900 zł : 504 godz. = 1,78 zł.

W tym przypadku średnia urlopowa liczona ze świadczenia typu „wszystko albo nic" zawsze wyjdzie w zbliżonej wysokości. Ewentualne różnice mogą być spowodowane jedynie wymiarami czasu pracy w poszczególnych miesiącach i z tego względu będą raczej niewielkie.

Na przykład gdyby w poprzednim przykładzie przyjąć, że pracownik korzystał z urlopu w grudniu 2012 r., wówczas 900 zł premii należałoby podzielić przez wymiar czasu pracy z listopada, października i września. Tym samym więc 900 zł : (168 godz. + 184 godz. + 160 godz.) = 900 zł : 512 godz. = 1,76 zł

Sytuacji nie zmieniłoby to, gdyby w którymś z miesięcy przyjmowanych do obliczenia średniej urlopowej pracownik nie otrzymał premii. W myśl bowiem zasady przewidzianej w § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego należy się wówczas cofnąć do okresu, za który została ona wypłacona. W przypadku świadczeń typu „wszystko albo nic" kuriozum polega na tym, że będzie to zawsze ta sama kwota.

Założenie, że świadczenie przyznawane w wysokości 100 proc. lub 0 proc. ma charakter zmienny, ma jednak poważny defekt. Mianowicie co zrobić, gdy w miesiącu wykorzystywania urlopu pracownik spełnił przesłanki uprawniające go do nabycia prawa do takiego składnika wynagrodzenia?

Odnosząc to do premii zdrowotnej z poprzednich przykładów, jeśli w miesiącu korzystania z urlopu pracownik nie chorował, to nabywa prawo do tego świadczenia w kwocie 300 zł. W takim zaś przypadku spełnione zostały przesłanki warunkujące prawo do premii, a zatem brak jest podstaw, by odmówić jej wypłaty. Jednocześnie zaś, jako świadczenie zmienne, powinno być ono uwzględnione w wynagrodzeniu urlopowym jako średnia z trzech miesięcy poprzedzających urlop.

Takie działanie spowodowałoby jednak, że pracownik otrzymałby je dwukrotnie: raz w formie stałej, w wysokości należnej za dany miesiąc, drugi raz w formie średniej z ostatnich trzech miesięcy. Byłoby to oczywiście korzystne dla pracownika, ale nieekonomiczne z punktu widzenia pracodawcy. Co więcej, powyższa praktyka nie ma oparcia w powszechnie obowiązujących przepisach prawa pracy. Ponadto przeczy ona logice, gdyż w trakcie urlopu pracownik powinien zarobić tak, jakby pracował, nie zaś więcej.

Może należałoby więc uznać, że wypłata danego składnika w pełnej wysokości w miesiącu wykorzystywania urlopu zaspokaja już roszczenia płacowe pracownika? Takie podejście burzy jednak koncepcję o zmiennym charakterze tego typu świadczenia.

Mieszany charakter

Jeśli zatem premia typu „wszystko albo nic" nie jest do końca świadczeniem stałym (bo nie przysługuje co miesiąc) ani też zmiennym (bo – jeśli w ogóle przysługuje – to zawsze w jednakowej wysokości, a ponadto możliwe jest nabycie do niej prawa w miesiącu wykorzystywania urlopu), może należałoby przyjąć, że ma ona charakter mieszany?

Wówczas, co do zasady, należałoby ją uwzględniać w średniej wysokości z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu (lub wypłaty ekwiwalentu). Jedynie w przypadku, gdyby pracownik nabył do niej prawo w miesiącu wykorzystywania urlopu, należałoby ją wypłacać w pełnej wysokości.

Tak samo opłacana praca, jak i wolne

Znaczenie zasady, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie uzyskałby, gdyby w tym czasie pracował, podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 5 lipca 2007 r. (III PK 20/07).

Uznał wówczas, że strony mogą przewidzieć w umowie korzystniejszy dla pracownika sposób ustalania wysokości świadczeń obliczanych tak jak wynagrodzenie czy ekwiwalent urlopowy. Jeśli takiego zapisu nie ma, trzeba się trzymać reguły, by pensja za czas urlopu nie odbiegała od tej za czas faktycznie przepracowany. -

Autorzy są prawnikami, byłymi pracownikami PIP, aktualnie wspólnikami w firmie doradczo-szkoleniowej Pogotowie Kadrowe Sp. J.