Porozumienie o zmianie warunków zatrudnienia warto utrwalić na piśmie

Zmiana warunków pracy lub płacy za porozumieniem wymaga zgodnego oświadczenia woli obu stron umowy o pracę, decydujących się na modyfikacje w tym zakresie. Takie porozumienie może dotyczyć każdego rodzaju umowy o pracę oraz wszelkich postanowień umownych (z zachowaniem minimalnych uprawnień pracowniczych wynikających z norm prawa pracy). Dopuszczalność zawierania porozumień zmieniających wynika ze zobowiązaniowego charakteru stosunku pracy oraz znacznej swobody stron umowy o pracę, ograniczonej przez przepisy prawa, właściwość stosunku pracy oraz zasady współżycia społecznego (art. 3531 k.c.).

Sądy pracy akceptują porozumienia zmieniające. Dla swej skuteczności powinno ono jednak zawierać wskazanie, jakie warunki ulegają zmianie oraz określenie, że jego strony zgodnie wyrażają wolę na dokonanie takiej zmiany. Pracownik zawierając porozumienie musi bowiem wiedzieć, jakie warunki pracy lub płacy ulegną zmianie (zwykle pogorszeniu) i w jakim zakresie nastąpi ta modyfikacja. Korzystnie jest też wskazać, od kiedy strony będą obowiązywać nowe warunki zatrudnienia.

Bez zakazów i ograniczeń

Strony mogą zawrzeć porozumienie o zmianie warunków pracy w każdym czasie. Może to więc nastąpić także podczas urlopu pracownika lub przebywania przez niego na zwolnieniu lekarskim. Nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń.

Nie mają tu również zastosowania kodeksowe zakazy dotyczące wypowiadania umów o pracę. Porozumienie można zatem zawrzeć także z osobą, której zatrudnienie podlega szczególnej ochronie, np. z pracownicą w ciąży lub pracownikiem w wieku przedemerytalnym.

Dowolna forma

Zmiana warunków umowy o pracę, stosownie do treści art. 29 § 4 k.p., wymaga formy pisemnej. Jednak kodeks pracy nie przewiduje sankcji nieważności w sytuacji niezachowania tej formy. Oznacza to, że ważne jest również porozumienie zawarte w formie ustnej lub w sposób dorozumiany. Wynika to z art. 60 k.c., według którego wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde jej zachowanie, które ujawnia tę wolę w sposób dostateczny, w tym również w postaci elektronicznej (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie).

W praktyce zawarcie porozumienia zmieniającego następuje przez złożenie przez pracodawcę propozycji (oferty) zmiany warunków pracy i jej akceptację przez pracownika. Może to także przybrać formę aneksu do umowy o pracę, gdzie precyzyjnie wskazuje się, jakie postanowienia umowy ulegną zmianie.

W sposób dorozumiany

Jeśli porozumienie nie ma takiej sformalizowanej postaci, to uznaje się, że pracownik może wyrazić zgodę także w sposób dorozumiany – przez takie zachowanie się, które świadczy o tym, że aprobuje propozycję pracodawcy odnośnie zmiany warunków zatrudnienia. Dla przykładu może to być podjęcie pracy na nowym, gorzej płatnym stanowisku pracy zgodnie z propozycją szefa. Tak też wskazywał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2002 r. (I PKN 575/01) stwierdzając, że objęcie przez pracownika innego stanowiska pracy w innej miejscowości w wyniku ustnego porozumienia zmieniającego może być w okolicznościach sprawy traktowane jako dorozumiane wyrażenie zgody na otrzymywanie wynagrodzenia pomniejszonego o premię przewidzianą wyłącznie dla poprzedniego stanowiska. Takie porozumienie nie narusza ani art. 18 § 2 k.p., ani art. 42 § 1 i § 2 k.p.

Podobnie SN wypowiedział się w wyroku z 14 stycznia 2010 r. (I PK 155/09). Stwierdził wtedy, że wypowiedzenie zmieniające nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, pracy innej niż określona w umowie o pracę, ale tylko na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Jeżeli zaś po upływie trzymiesięcznego okresu pracownik nadal wykonuje obowiązki pracownika delegowanego i stan ten akceptuje, to można przyjąć, że w sposób dorozumiany doszło do zawarcia porozumienia zmieniającego warunki pracy.

Takie porozumienie jest wiążące dla obu stron i żadna z nich nie może swobodnie się z niego wycofać. Jeśli więc było ono korzystne dla pracownika, a firma chce mu np. zmniejszyć wynagrodzenie lub powierzyć pracę na gorszym stanowisku pracy, to w razie braku zgody podwładnego musi mu złożyć wypowiedzenie zmieniające.

Ciężar dowodu

Uzyskanie wyraźnej zgody pracownika na dokonanie zmiany jego wynagrodzenia ma istotne znaczenie praktyczne. W razie sporu w tym zakresie, to na firmie ciąży bowiem obowiązek wykazania, że faktycznie uzyskała zgodę pracownika na pogorszenie jego warunków zatrudnienia, co w praktyce może być utrudnione.

Autor jest sędzią Sądu Okręgowego w Kielcach

O czym pamiętać

- porozumienie zmieniające można zastosować wobec każdego pracownika, bez względu na rodzaj łączącej strony umowy o pracę, czasokres jej obowiązywania oraz wymiar czasu pracy

- pracownik może odmówić wyrażenia zgody na proponowaną zmianę warunków zatrudnienia bez żadnego uzasadnienia

- celowe jest podanie konkretnej daty, od której mają obowiązywać nowe warunki wynikające z porozumienia

- pracownik wyjątkowo może się uchylić od porozumienia, powołując się na wady swojego oświadczenia woli (np. błąd, groźbę bezprawną)

Czego unikać

- zmuszania pracowników do zawarcia porozumienia groźbą użycia kar porządkowych

- proponowania warunków mniej korzystnych dla pracowników niż wynikające z regulacji obowiązującego prawa pracy

- jednostronnego odstępowania lub wycofywania się z zawartego już porozumienia

- poprzestawania tylko na ustnych uzgodnieniach stron

Nie wystarczy zaprzestanie wypłaty

Do zmiany treści umowy o pracę nie może dojść przez sam fakt zaprzestania wypłacania przez pracodawcę określonego składnika wynagrodzenia przy biernym zachowaniu się podwładnego. Tak też wskazywał SN w wyroku z 17 stycznia 1997 r. (I PKN 62/96). W jego uzasadnieniu SN zaznaczył, że w zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia nie można się dopatrzyć oferty pracodawcy zawarcia porozumienia z pracownikiem w tym zakresie, a w biernym zachowaniu (milczeniu) zatrudnionego – zgody na pozbawienie go części wynagrodzenia. Pracownik może bowiem z różnych przyczyn nie reagować na niewypłacanie mu określonego składnika pensji i nie dochodzić jego zapłaty na drodze prawnej, aż do upływu okresu przedawnienia. SN podkreślał to także w wyroku z 23 sierpnia 2007 r. (I BP 7/07).