Ponieważ kodeks pracy nie określa trybu przekazania wymówienia, to w myśl art. 300 k.p. posiłkujemy się kodeksem cywilnym. Zgodnie z art. 60 i 61 k.c. wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym także w postaci elektronicznej.
Przekazać osobiście
Najlepsze rozwiązanie to pisemne wymówienie. Zgodnie z art. 78 k.c., aby zachować pisemną formę czynności prawnej, wystarczy złożyć własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Dla pisemnego oświadczenia o wypowiedzeniu nie zastrzeżono rygoru nieważności (art. 73 k.c.). Brak tej formy nie powoduje, że w razie sporu nie będzie dopuszczalny dowód ze świadków lub z przesłuchania stron na okoliczność dokonania określonej czynności (art. 74 k.c.).
Sporządzone pismo można wręczyć pracownikowi np. w miejscu pracy z prośbą o zapoznanie się i potwierdzenie otrzymania. Aby w przyszłości skutecznie wykazać okoliczności wręczenia wymówienia, lepiej dokonać tego w obecności świadka lub świadków, a ponadto sporządzić notatkę służbową. W niej opisuje się sytuację, podaje dane osoby wręczającej pismo, dane świadków, podwładnego oraz ewentualną przyczynę, dlaczego nie ma podpisu (np. pracownik nagle wyszedł z pokoju lub zniszczył pismo). Mimo braku podpisu wymówienie w tych okolicznościach należy uznać za skuteczne, gdyż etatowiec mógł je poznać.
Przykład
Pana Andrzeja, pracownika firmy komputerowej, telefonicznie zaproszono do dyrektora działu personalnego. Po stawieniu się u niego w obecności kadrowej dyrektor wręczył pracownikowi wymówienie. Pan Andrzej został poinformowany o zawartości dokumentu, poproszono go też, aby podpisem potwierdził na kopii zapoznanie się z nim. Przy obecnych pan Andrzej porwał pismo i rzucił je w twarz dyrektorowi. Wybiegł z pokoju bez podpisywania dokumentu. Sporządzono notatkę z tego zajścia. W tej sprawie doszło jednak do skutecznego wypowiedzenia.
Wysłać pocztą...
Wypowiedzenie wolno też przesłać listem poleconym na adres pracownika. Jeżeli uchyla się on od odbioru, wystarczy zwrot przesyłki z poczty z informacją, że korespondencja była dwukrotnie awizowana i nikt jej nie podjął z placówki >patrz ramka. Dla skutków prawnych nie ma znaczenia odmowa przyjęcia przez etatowca pisemnego oświadczenia woli szefa o wypowiedzeniu ani też niezgłoszenie się po odbiór przesyłki pocztowej zawierającej takie oświadczenie. Pracownik miał bowiem realną możliwość zaznajomienia się z jego treścią, ale tego nie zrobił (wyrok Sądu Najwyższego z 11 grudnia 1996 r., I PKN 36/96). Opiera się to na domniemaniu, że pracownik mógł zapoznać się z jego treścią, ale dobrowolnie z tego nie skorzystał.
Zgodnie z wyrokiem SN z 5 października 2005 r. (I PK 37/05) dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej z oświadczeniem pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez etatowca z jego treścią. Oznacza to przerzucenie na niego ciężaru dowodu o braku szansy zapoznania się z pismem szefa. Wypowiedzenie uznaje się za skuteczne w dniu drugiego awizowania. Tylko wyjątkowe okoliczności usprawiedliwią przed sądem tego, kto nie odbierał poczty, np. w razie klęski żywiołowej, ciężkiej choroby.
Przykład
Po powrocie z urlopu wypoczynkowego pani Monika, pracownica biura rachunkowego, wróciła do firmy. Od koleżanki dowiedziała się, że szykują się w niej zwolnienia. Po kilku dniach w skrzynce na listy znalazła informację o czekającej na nią na poczcie przesyłce od pracodawcy. Chcąc uniknąć wymówienia, zdecydowała się nie odbierać korespondencji. Pismo wysłane na adres pracownicy było dwukrotnie awizowane, a potem zostało zwrócone do siedziby pracodawcy. Doszło do skutecznego wypowiedzenia angażu pani Moniki.
...czy w formie elektronicznej
Kodeks cywilny przewiduje złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej, ale gdy jest opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Takie oświadczenie jest równoważne z tym złożonym w formie pisemnej (wyrok SN z 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06).
Kontrowersyjne są natomiast wymówienia dokonane za pomocą faksu, esemesa lub poczty elektronicznej. Są wprawdzie skuteczne, czyli rozwiązują stosunek pracy, ale etatowiec może je zaskarżyć do sądu. Ponieważ nie zachowano formy pisemnej, narusza to przepisy o wypowiadaniu umów o pracę (uchwała SN z 2 października 2002 r., III PZP 17/02).
Słowa, słowa, słowa
Do wypowiedzenia może również dojść w ustnej informacji, którą pracodawca zakomunikuje podwładnemu. Wystarczy, że oświadczenie woli złoży konkludentnie, czyli przez każde zachowanie ujawniające jego wolę w sposób dostateczny. Taka forma rozstania się z etatowcem doprowadzi do rozwiązania stosunku pracy. Jest to jednak sposób niezgodny z kodeksem pracy.
Autor jest radcą prawnym
Doręczenie zastępcze
Niekiedy korespondencję odbierze inna osoba niż zatrudniony, przebywająca pod wskazanym w piśmie adresem. Jeśli jest to domownik pracownika, uznaje się, że oświadczenie szefa zostało doręczone i wywoła skutek. Wręczeniu pisma dorosłemu domownikowi towarzyszy domniemanie, że zostało dostarczone adresatowi.
Domownik to osoba spokrewniona lub spowinowacona z pracownikiem i mieszkająca z nim pod jednym dachem. Nie ma przy tym znaczenia, czy prowadzą wspólne gospodarstwo domowe. Za domownika „dorosłego" uznaje się osobę, „która w swoim wieku osiągnęła odpowiedni rozwój fizyczny i psychiczny, a nade wszystko swoim zachowaniem na zewnątrz prezentuje dojrzałość właściwą osobie pełnoletniej". Tak wskazał SN w wyroku z 28 lutego 2002 r. (III CKN 1316/00). Zatem nie tylko osoba pełnoletnia będąca domownikiem może odebrać list. Natomiast domownikami pracownika nie są osoby mu obce, choćby razem mieszkali (np. lokatorzy), chyba że prowadzą wspólnie gospodarstwo i są traktowani przez pracownika, jego rodzinę jak członkowie domostwa.