Przepis art. 172 kodeksu pracy zakłada, że pracownik za czas, kiedy korzysta z urlopu wypoczynkowego, ma dostać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. W praktyce wyliczenie płacy urlopowej wcale nie jest takie łatwe, zwłaszcza jeśli pensja pracownika składa się z kilku składników, i to takich, których wysokość co miesiąc się zmienia. Najczęściej są to różnego rodzaju premie, prowizje, wynagrodzenie za przepracowane nadgodziny, czy dodatek za pracę w nocy.

W praktyce często powstaje problem z wyliczeniem tego świadczenia w sytuacji, gdy zatrudniony otrzymuje kilka różnych zmiennych składników, a nie wszystkie z nich zostały wypłacone w okresie poprzedzającym urlop wypoczynkowy.

- Pracownik w lutym 2013 r. wybrał się na urlop wypoczynkowy, wykorzystując 11 dni wolnych. Jego wynagrodzenie składa się z wynagrodzenia zasadniczego 2000 zł, zadaniowej premii miesięcznej stanowiącej część procentową od wynagrodzenia zasadniczego, tj. od 10 do 50 proc. W lutym osoba ta nie pracowała w godzinach nadliczbowych. W tym miesiącu otrzymała z kolei 200 zł premii zadaniowej.

W ciągu ostatnich sześciu miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystania urlopu wynagrodzenie pracownika kształtowało się następująco.

Jak ustalić wynagrodzenie za urlop tej osoby, skoro w kolejnych miesiącach otrzymywała na przemian różne zmienne składniki wynagrodzenia?

– pyta czytelnik.

Szczegółowe informacje na temat sposobu naliczania wynagrodzenia za urlop zawiera rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm. dalej rozporządzenie urlopowe).

W myśl jego regulacji nie ma problemu z takimi składnikami płacy, które są określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdyż za urlop wypłaca się je w stawce należnej pracownikowi w miesiącu korzystania z wypoczynku (§ 7 rozporządzenia urlopowego). Natomiast pozostałe elementy wynagrodzenia, które przysługują za okresy nie dłuższe niż miesiąc (tzw. zmienne), uwzględnia się przy ustalaniu płacy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jedynie w przypadku znacznego wahania ich wysokości można przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego uwzględnić je w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym, nieprzekraczającym jednak 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia urlopowego).

Tak ustaloną podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego dzieli się przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Uzyskany wynik mnoży się z kolei przez liczbę godzin, jakie osoba ta przepracowałaby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym ją rozkładem (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Zmiana w składnikach

Jeśli w ciągu tych trzech miesięcy (lub dłuższym, do 12 miesięcy) nastąpiła modyfikacja w zmiennych składnikach wynagrodzenia lub zmiana ich wysokości, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego trzeba ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian – pod warunkiem, że wprowadzono je przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu jego wykorzystywania (§ 10 rozporządzenia urlopowego). Gdyby natomiast przed rozpoczęciem wypoczynku pracownik otrzymał zmienne wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru (trzy lub więcej miesięcy), wtedy należy brać pod uwagę pobory wypłacone podwładnemu za okres faktycznie przez niego przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Co innego jednak, jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru (trzy lub więcej miesięcy) bądź przez okres krótszy, ale obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy (lub pełne miesiące kalendarzowe) pracownikowi nie przysługiwało zmienne wynagrodzenie. Wówczas do ustalenia podstawy wymiaru pod uwagę należy brać najbliższe miesiące, za które zatrudnionemu przysługiwały takie składniki (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Wiadomo, że za luty pracownik, o którego pyta czytelnik, otrzyma wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2000 zł i premię zadaniową w stawce 200 zł. Natomiast za 11 dni urlopu pracodawca powinien wypłacić mu wynagrodzenie urlopowe. Aby je wyliczyć, w pierwszej kolejności musi ustalić średnią ze zmiennych składników (premii i wynagrodzenia za nadgodziny) z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Czy musi być ten sam

Teoretycznie powinien więc wziąć pod uwagę takie miesiące jak styczeń, grudzień i listopad. Jednak z tabeli wynika, że w grudniu 2012 r. pracownik nie otrzymał premii, a w listopadzie wynagrodzenia za nadgodziny. I tu powstaje problem – czy na podstawie § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego należy się cofnąć do miesiąca, w którym wypłacono taki składnik pensji, czy nie, skoro w grudniu wypłacono pracownikowi inny zmienny składnik pensji (premię).

Przepisy rozporządzenia urlopowego nie określają przecież, czy chodzi o jeden składnik zmienny, czy kilka naraz. Posługuje się tylko pojęciem „wynagrodzenia określonego w § 8", tj. składnika wynagrodzenia przysługującego za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. W takim zaś przypadku są aż trzy możliwości wyliczenia płacy za czas wypoczynku.

Bez żadnych wypłat

Pierwsza koncepcja polega na tym, że do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego liczy się średnią z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu. Jeżeli w którymś z nich pracownik nie otrzymał żadnego zmiennego składnika, to należy wziąć pod uwagę najbliższy miesiąc, w którym taki zmienny składnik został wypłacony.

Bez znaczenia pozostaje zatem, ile elementów zmiennych składa się na pensję zatrudnionego. Istotne będzie tylko to, czy w danym miesiącu (branym pod uwagę przy wyliczeniu wynagrodzenia za urlop) wystąpił chociaż jeden z nich. Dopiero wtedy, gdy nie było w ogóle takich zmiennych wypłat, należy się cofnąć.

Przykład 1.

W sytuacji wskazanej przez czytelnika, gdy przyjmie się powyższą koncepcję, należy wziąć pod uwagę średnią z premii i wynagrodzenia za nadgodziny otrzymanych przez pracownika w okresie listopad – styczeń, czyli trzech miesięcy poprzedzających.

W grudniu pracownik nie otrzymał premii, za to dostał wynagrodzenie za nadgodziny. Zatem zachował prawo do co najmniej jednego zmiennego składnika.

Wyliczenie podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wygląda zatem następująco:

Suma wszystkich zmiennych składników za okres listopad – styczeń 500 + 300 + 300 + 300 = 1400

1400 : 526 godzin pracy (190 + 168 + 168) = 2,66

11 dni urlopu × 8 godzin = 88 godzin urlopu

88 × 2,66 = 234,08 zł

Zatem płaca za luty wynosi: 2000 + 200 + 234,08 =2434,08 zł

Odrębna analiza

Kolejna możliwa do przyjęcia koncepcja polega na założeniu, że nawet gdy jeden z kilku zmiennych składników pensji nie wystąpił w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu, to pod uwagę trzeba wziąć najbliższy miesiąc, w którym takie zmienne wynagrodzenie przysługiwało. Oznacza to, że każdy zmienny element wynagrodzenia trzeba osobno analizować i naliczać.

W tym przypadku może się więc okazać, że składniki te będą występować w zupełnie innych okresach. Czyli różnie będzie się kształtować liczba godzin przepracowanych w poszczególnych miesiącach dla konkretnych zmiennych składników.

Przykład 2.

Przyjmując tę koncepcję i opierając się na przedstawionych wcześniej założeniach, wynagrodzenie za urlop należy obliczyć w następujący sposób:

1) Średnia z trzech miesięcy, w których była wypłacona premia zadaniowa, tj. styczeń, listopad i październik: 500 + 300 + 200 = 1000 zł

Liczba godzin pracy w tych miesiącach 190 + 168 + 168 = 526

1000 zł : 526 = 1,90 zł

2) Średnia z trzech miesięcy, z których było wypłacone wynagrodzenie za nadgodziny, tj. styczeń, grudzień, wrzesień: 300 + 300 + 300 = 900 zł

Liczba godzin pracy w tych miesiącach 190 + 168 + 195 = 553

900 zł : 553 = 1,63 zł

3) Suma: 1,63 +1,90 zł = 3,53 zł × 88 godzin urlopu = 310,64 zł

Pensja za luty wynosi 2000 + 200 + 310,64 = 2510,64 zł

Tylko miesiące z płacą

Trzecia i ostatnia możliwość, jak rozwiązać ten problem, polega na braniu do okresu ustalania podstawy wymiaru tylko tych miesięcy, w których pracownik otrzymał wszystkie składniki zmienne. Zatem jeśli jego pensja składa się aż z trzech takich składników, to okres, z którego bierze się pod uwagę wynagrodzenie, będzie obejmował tylko takie miesiące, kiedy wystąpiły wszystkie trzy.

Przykład 3.

Opierając się na tych samych założeniach, w trzecim wariancie należałoby brać pod uwagę styczeń, wrzesień i sierpień. W pozostałych miesiącach nie było albo premii albo wynagrodzenia za nadgodziny.

Suma zmiennych składników: 500 + 300 + 400 + 300 + 200 + 300 = 2000 zł

Łączna liczba godzin pracy: 190 + 195 + 195 = 580

2000 zł : 580 = 3,45 zł

88 godzin urlopu × 3,45 zł = 303,60 zł

Wynagrodzenie za luty wynosi: 2000 + 200 + 303,60 = 2503,60 zł

Najkorzystniejsza koncepcja

Jak wynika z powyższych przykładów, wybór konkretnej metody na wyliczenie wynagrodzenia za urlop ma istotny wpływ na jego wysokość. Bez wątpienia najkorzystniejszym rozwiązaniem dla pracownika jest ustalanie podstawy wymiaru płacy urlopowej odrębnie dla każdego składnika wynagrodzenia (przykład nr 2). Jednak w przypadku tych osób, u których na pensję składa się kilka różnych zmiennych składników, takie obliczanie wynagrodzenia za urlop może okazać się bardzo żmudne i czasochłonne.

Najmniej korzystna dla zatrudnionych okazuje się koncepcja, której odzwierciedlenie znalazło się w przykładzie nr 1. Przy takim założeniu pracownik traci na wynagrodzeniu urlopowym, jeśli w okresie poprzedzającym jego urlop dany składnik nie wystąpił choćby w jednym miesiącu.

Salomonowym rozwiązaniem wydawałoby się ostatnie rozwiązanie przedstawione na przykładzie nr 3. Jednak brakuje jakichkolwiek wytycznych czy wyjaśnień co do tego, który sposób obliczeń jest prawidłowy. Nie ma więc pewności, że stosując ten wariant obliczeń, uda się uniknąć zarzutu nieprawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia ze strony Państwowej Inspekcji Pracy czy też sporu na tym tle z pracownikiem, który swój finał może znaleźć w sądzie pracy.

Autorka jest byłym inspektorem pracy, aktualnie wspólnikiem w firmie Pogotowie Kadrowe Sp.J.