Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Licząc należność za niewykorzystany w naturze wypoczynek, trzeba uwzględniać składniki wynagrodzenia wypłacone pracownikowi w okresie ostatnich trzech lub 12 miesięcy, bez względu na to, za jaki okres one przysługują.

Publikacja: 21.11.2012 05:20

Mariusz Pigulski

Foto: Rzeczpospolita

Mariusz Pigulski

Do podstawy ekwiwalentu za urlop wlicza się miesięczne składniki zmienne wypłacone w trzech miesiącach występujących przed miesiącem uzyskania uprawnienia do tego świadczenia, bez względu na to, za jaki okres przysługują.

Zasada ta obowiązuje też wtedy, gdy poszczególne elementy płacy za dany miesiąc trafiają do kieszeni podwładnych w różnych terminach. Analogiczną regułę stosuje się przy składnikach kwartalnych, ale wtedy pod uwagę bierze się 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego.

Najpierw baza

Aby prawidłowo skalkulować kwotę świadczenia za wakacje, trzeba we właściwy sposób zbudować jego bazę obliczeniową. To, jak to zrobić, wskazuje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe).

W pierwszej kolejności trzeba ustalić średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika, uwzględniając:

- stałe składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej – w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,

- zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. wynagrodzenie według stawki godzinowej, dodatek za pracę w porze nocnej, premie regulaminowe, wynagrodzenie za nadgodziny) – w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc zyskania uprawnienia do ekwiwalentu,

- składniki płacowe przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. premie kwartalne, wynagrodzenie za przekroczenia średniotygodniowe przy dłuższych niż miesiąc okresach rozliczeniowych) – w średniej wysokości z 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Gdy wynagrodzenie osoby zatrudnionej jest mieszane, czyli składa się zarówno z części stałej, jak i zmiennej, wtedy podstawę ekwiwalentu za urlop ustala się według zasad właściwych dla danej grupy składników.

Istotna data

Baza wyliczeń pieniężnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop to składniki wynagrodzenia wypłacone podwładnemu w trzech lub 12 miesiącach bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do tego świadczenia, niezależnie od tego, za jaki okres przysługiwały (§ 16 ust. 1 i § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Ważna jest więc data postawienia podwładnemu do dyspozycji określonego składnika płacy, a nie okres, za który on się należy.

Tę samą zasadę należy zastosować przy wypłacie poszczególnych składników zmiennych za dany miesiąc w różnych terminach.

Przykład

Pracodawca wypłaca pensję wynikającą ze stawki godzinowej za dany miesiąc do 10 dnia miesiąca następnego, a zmienną premię regulaminową – do końca miesiąca, za który jest ona należna. Z końcem października br. musiał wypłacić ekwiwalent za pięć dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Ustalając jego wysokość, zakład powinien uwzględnić premię wypłaconą w lipcu, sierpniu i wrześniu 2012 r. oraz wynagrodzenie godzinowe wypłacone w tych samych miesiącach, mimo iż dotyczyło ono odpowiednio czerwca, lipca i sierpnia.

Precyzyjniej po nowelizacji

Przypomnijmy, że przed nowelizacją rozporządzenia urlopowego, która weszła w życie 3 listopada 2009 r., ta sprawa budziła wątpliwości interpretacyjne.

Dlatego że w poprzednim stanie prawnym do podstawy ekwiwalentu za dni niewybranego urlopu należało przyjmować składniki zmienne miesięczne uzyskane przez pracownika w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Takie brzmienie przepisu rodziło uzasadnione pytanie o to, czy chodzi tu o składniki wynagrodzenia, do których pracownik uzyskał prawo w trzech miesiącach, czy o składniki faktycznie wypłacone w okresie tych trzech miesięcy.

Nowelizacja, wskutek której słowo „uzyskane" zamieniono na „wypłacone" jednoznacznie przesądziła, że przy budowaniu bazy obliczeniowej ekwiwalentu uwzględnić trzeba zmienne składniki wynagrodzenia należne pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc wypłacone w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, nawet jeśli przysługiwały za okres wcześniejszy.

Uzupełnianie podstaw

Niekiedy w okresie, z którego wyznaczana jest podstawa ekwiwalentu urlopowego, podwładny przez pewien czas był nieobecny w pracy, np. chorował lub wypoczywał. To powoduje konieczność dokonania tzw. dopełnienia, polegającego na:

- podzieleniu faktycznie uzyskanego przez pracownika wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało oraz

- pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby (w ciągu trzech lub 12 miesięcy) w zakresie normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Właściwym dzielnikiem przy wyznaczaniu uzupełnionej bazy ekwiwalentu jest suma dni przepracowanych w miesiącach, za które wypłacono uwzględniane wynagrodzenie. Ta sama zasada odnosi się do dni, w których podwładny świadczyłby pracę (w trzech lub 12 miesiącach, za które należne były uwzględniane składniki) w normalnym czasie pracy.

Kiedy się należą pieniądze

W momencie zakończenia stosunku pracy prawo do niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego przekształca się w uprawnienie do ekwiwalentu pieniężnego, który zatrudniony powinien otrzymać w ostatnim dniu trwania umowy o pracę.

W tym dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o pieniężną należność za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe w. Dotyczy to także sytuacji, w których szef wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc 10. dnia miesiąca następnego.

Przykład

Z końcem października 2012 r. doszło do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy. Miał 10 dni (80 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, a zatrudniony był na pełnym etacie (w podstawowym systemie czasu pracy – praca od poniedziałku do piątku). Za pracę otrzymywał wynagrodzenie obliczane według stawki godzinowej (15 zł za godzinę) płatne do 10 dnia następnego miesiąca, regulaminowe premie kwartalne oraz mające charakter roszczeniowy zmienne premie miesięczne wypłacane w miesiącu, za który są należne.

W okresie poprzedzającym październik br. pensja pracownika wynosiła:

- wynagrodzenie godzinowe należne za miesiące od czerwca do sierpnia 2012 r., a wypłacone od lipca do września 2012 r. (za 52 dni pracy na 64 dni nominalnie do przepracowania): 6240 zł,

- zmienne premie miesięczne wypłacone od lipca do września 2012 r. (za 54 dni pracy na 64 dni nominalnie do przepracowania): 2220 zł,

- premie kwartalne wypłacone od października 2011 r. do września 2012 r. (za 213 dni pracy na 252 dni nominalnie do przepracowania): 5460 zł.

W tych okolicznościach przysługujący zwalnianemu ekwiwalent należało wyliczyć następująco:

KROK 1.

Uzupełnienie wynagrodzenia godzinowego

6240 zł : 52 dni pracy w miesiącach od czerwca do sierpnia 2012 r. = 120 zł,

120 zł x 64 dni nominalnie do przepracowania od czerwca do sierpnia 2012 r. = 7680 zł

KROK 2.

Uzupełnienie zmiennej premii miesięcznej

2220 zł : 54 dni pracy od lipca do września 2012 r. = 41,11 zł,

41,11 zł x 64 dni nominalnie do przepracowania od lipca do września 2012 r. = 2631,04 zł

KROK 3.