Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych obowiązkowo zakładają wszyscy pracodawcy ze sfery budżetowej, a z branży prywatnej ci, którzy osiągnęli odpowiedni stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Wymagany minimalny pułap to 20 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Nie ma znaczenia faktyczna liczba osób, lecz ilość pełnych etatów, które zajmują. Taką kalkulację trzeba przeprowadzić zawsze na 1 stycznia.
Zobacz Przepisy o ZFŚS z komentarzem
1 stycznia to dzień świąteczny i wolny od pracy. Często się zdarza, że pracodawca angażuje nowych pracowników w pierwszy roboczy dzień po tym dniu, np. od 2 stycznia. Z punktu widzenia obowiązku utworzenia zfśs zwiększenie stanu załogi po 1 stycznia jest obojętne.
; dalej ustawa o zfśs, wyraźnie bowiem wskazuje, że przeliczenia należy dokonać na pierwszy dzień roku. Późniejsze zmiany nie mają już wpływu na obowiązek tworzenia funduszu, jednak kształtują wysokość odpisów należnych za dany rok.
Zobacz Komentarz do ustawy z 4 marca 1994 r. o ZFŚS
Pracodawcy zatrudniający 1 stycznia 20 lub więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą dowolnie kształtować ustawowe odpisy, a nawet w ogóle zrezygnować z jego tworzenia. Jednak takie decyzje muszą być poprzedzone wszczęciem odpowiednio wcześniej określonych procedur (zmiana układu zbiorowego pracy/regulaminu wynagradzania). Mogą albo odpis zwiększyć, albo – co zdarza się raczej częściej – zmniejszyć go lub wycofać się z posiadania rachunku socjalnego, co może być podyktowane względami oszczędnościowymi.
Dziś jednak kierujemy opracowanie do podmiotów, które fundusz utrzymują i mają w związku z tym dodatkowe obowiązki. Na początku roku musiały bowiem ustalić przewidywaną liczbę pracowników zatrudnianych przez cały 2012 r., a potem zgromadzić środki finansowe i przekazać je na oddzielny rachunek bankowy funduszu.
Alternatywne rozwiązania
Pozostali pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o zfśs lub wypłacać świadczenia urlopowe tym, którzy skorzystają z urlopu wypoczynkowego trwającego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Jeśli zdecydują się na pierwsze rozwiązanie, mają takie same obowiązki z tym związane, jak pracodawcy przymuszeni do utworzenia funduszu socjalnego.