Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy a praca w nadgodzinach

- Nasz pracownik odchodzi z pracy z końcem kwietnia. Ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 160 godzin. Jak obliczyć mu ekwiwalent, jeżeli jego wynagrodzenie składa się z:

- pensji zasadniczej 3650 zł

- prowizji zmiennej miesięcznej (w okresie styczeń – marzec wyniosły odpowiednio 340 zł, 280 zł, 410 zł)

- premii regulaminowej zmiennej kwartalnej (za ostatnie cztery kwartały odpowiednio 890 zł, 1120 zł, 1380 zł, 914 zł).

Pracownik czasem pracuje w godzinach nadliczbowych, nie odbierając w zamian czasu wolnego. W lutym br. otrzymał wynagrodzenie i dodatek 50 proc. za pracę w godzinach nadliczbowych dobowych – łącznie 89,43 zł. W styczniu pracował też w trzy soboty będące dniami wolnymi (udział w inwentaryzacji).

Normalne wynagrodzenie za tę pracę otrzymał na koniec stycznia w wysokości 475 zł. Ze względu na trzymiesięczny okres rozliczeniowy 100-proc. dodatek za przekroczenie godzin średniotygodniowych otrzymał w marcu, w wysokości 414,80 zł. Jak liczyć ekwiwalent?

– pyta czytelnik.

Pracownik otrzymuje zarówno składniki wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce, jak i zmienne elementy za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc i za okresy dłuższe niż jeden miesiąc.

Ekwiwalent pieniężny za urlop należy więc obliczyć, najpierw sumując uśrednione poszczególne zmienne składniki pensji z pensją stałą, a następnie dzieląc podstawę ekwiwalentu przez odpowiedni współczynnik. Otrzymaną dniówkę urlopu dzielimy przez dobową normę czasu pracy tej osoby i wynik mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Na odchodne pieniądze

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy odchodzącemu z firmy przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 kodeksu pracy). Dotyczy to dni wypoczynku należnego za bieżący rok i lata poprzednie, których pracownik nie zdążył wybrać w naturze, a które się nie przedawniły.

O tym, jak obliczyć ekwiwalent urlopowy, mówi rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.); dalej rozporządzenie urlopowe.

Ekwiwalentu nie trzeba wypłacać tylko wtedy, gdy bezpośrednio po zakończeniu jednego stosunku pracy pracownik nawiązuje kolejny z tym samym pracodawcą i umówi się, że urlop zrealizuje, będąc w nowym zatrudnieniu.

Zbierz składniki z odpowiedniego okresu

Procedurę obliczenia wysokości świadczenia za urlop zaczynamy od ustalenia tzw. podstawy wymiaru ekwiwalentu. A tę z kolei kadrowa wyznacza w odpowiedni sposób, w zależności od systemu wynagradzania pracownika i rodzaju elementów płacowych, które otrzymuje zatrudniony.

Składniki te można podzielić na trzy grupy:

1) te określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości,

2) zmienne przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc,

3) zmienne należne zatrudnionemu za okresy dłuższe niż  miesiąc.

Najpierw z obliczeń należy wyłączyć te składniki płacy, które nie zwiększają ani podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop, ani ekwiwalentu urlopowego.

Nie każda wypłata zwiększy wysokość świadczenia

Ustalając podstawę ekwiwalentową, należy wykluczyć te wynagrodzenia i świadczenia ze stosunku pracy, które podlegają wyłączeniu na podstawie § 6 rozporządzenia urlopowego.

Są to m.in. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe, wynagrodzenia urlopowe, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę czy trzynastki.

Kolejny krok to podział składników płacowych pracownika ze względu na stałość bądź zmienność oraz długość okresu, za jaki przysługują.

Pierwsza grupa, czyli elementy wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, są najmniej kłopotliwe. Uwzględnia się je przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego świadczenia. Zatem liczą się aktualne stawki wynagrodzenia stałego.

Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc przyjmuje się w średniej kwocie wypłaty w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Zatem ustala się 1/3 ich sumy.

Jeżeli jednak składniki zmienne ulegają znacznym wahaniom, to można przyjąć dłuższy, maksymalnie 12-miesięczny okres poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (np. sześć czy dziewięć miesięcy). Wtedy w podstawie ekwiwalentu łączne wynagrodzenia z tego okresu trzeba podzielić przez odpowiednią liczbę miesięcy.

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się natomiast w obliczeniach w średniej wysokości z tego okresu.

Po drodze brak wypłat

Generalnie podstawę wymiaru ekwiwalentu oblicza się według zasad, jakie rządzą przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego. Oznacza to, że § 11 rozporządzenia urlopowego też ma tu zastosowanie.

Zgodnie z jego brzmieniem, jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego (nabycia prawa do ekwiwalentu), lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie określone w § 8 (zmienne), to przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które zatrudnionemu przysługiwało takie wynagrodzenie.

Przepis ten odnosi się w ogóle do wynagrodzenia zmiennego, a nie do poszczególnych jego składników. A to oznacza, że szukamy najbliższego miesiąca wykraczającego poza okres trzymiesięczny (lub dłuższy), w którym zostało wypłacone jakiekolwiek zmienne wynagrodzenie. Jeżeli zaś pracownik otrzymał choćby jeden z ruchomych składników, to nie trzeba cofać się i szukać miesiąca, w którym inny brakujący składnik przysługiwał. Ważne, że jakikolwiek zmienny element pensji wypłacono w danym okresie.

Niekoniecznie cyklicznie

Z pytania czytelnika wynika, że pracownik w okresie styczeń – marzec, a więc poprzedzającym miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, otrzymał poza stałą pensją:

-  miesięczne prowizje,

- w styczniu dodatkowo wynagrodzenie za pracę w wolne soboty,