Nadejście upalnych letnich dni oznacza, że przedsiębiorcy, którzy są pracodawcami, powinni zintensyfikować działania związane z zapewnieniem ich pracownikom napojów chłodzących. Jak bowiem wynika z § 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych, oprócz wody, trzeba zapewnić także inne napoje.

Z art. 232 kodeksu pracy wynika, że pracodawca jest obowiązany zapewnić nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Jednocześnie, przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów mówią, że pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywanej pracy.

Trzeba zatem wyjaśnić co oznaczają szczególnie uciążliwe warunki zatrudnienia. Zgodnie z § 4 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów pracodawca zapewnia napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników (odpowiednio napoje zimne lub gorące w zależności od warunków pracy) pracownikom zatrudnionym:

- w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25o C (w tym przypadku pracodawca jest obowiązany do zapewnienia napoi wzbogaconych o sole mineralne i witaminy),

- w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej (WCI) powyżej 1000,

- przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10o C lub powyżej 25o C,

- przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal u mężczyzn i 1000 kcal u kobiet,

- na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 25o C.

W konsekwencji tak ustalonych obowiązków pracodawcy, pojawia się kilka istotnych zagadnień podatkowych. Pierwsze to kwestia możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na napoje dla zatrudnionych osób w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT) wydatki ponoszone na rzecz pracowników w związku z nabyciem napojów chłodzących w związku z obowiązkami nałożonymi na pracodawcę w zakresie bhp spełniają wymagany warunek związku poniesionego kosztu z osiąganymi przychodami. Jednocześnie wydatki te nie są wymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, art 16 ust. 1 ustawy o CIT). Jeżeli zatem wydatki te są właściwie udokumentowane, to pracodawca ma prawo zaliczyć je do kosztów podatkowych.

Z punktu widzenia pracodawcy – płatnika podatku dochodowego z tytułu przychodów osiąganych przez jego pracowników istotne jest także, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT zwolnione od podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Wartość napojów nie powiększa zatem uzyskanych przez pracownika przychodów do opodatkowania.

Autor jest doradcą podatkowym