Spółka (podatnik VAT czynny) zamierza zawrzeć z kilkoma krajowymi nabywcami (podatnicy VAT czynni) umowy o samofakturowanie. Na podstawie tych umów faktury potwierdzające sprzedaż towarów produkowanych przez spółkę będą wystawiać nabywcy tych towarów w imieniu i na rachunek spółki. W umowach tych zostanie określona szczególna procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez spółkę. Nabywcy mogą być również równolegle upoważnieni do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz innych podmiotów. Fakturom wystawianym przez danego nabywcę, zarówno w imieniu własnym i na swoją rzecz, jak i w imieniu i na rzecz spółki (oraz ewentualnie w imieniu i na rzecz innych podmiotów, z którymi dany nabywca także zawrze umowy o samofakturowanie), będą nadawane numery zgodnie z kolejnością wystawiania tych faktur przez nabywcę (i w ramach stosowanej przez niego jednej lub więcej serii). Oznacza to, że wystawiane faktury będą uwzględniały wymóg ciągłości numeracji zgodnie z systemem nadawania numeracji przez wystawcę dokumentów (tj. nabywcę), a nie przez spółkę. Każda kolejna faktura wystawiona w ramach danej serii przez nabywcę będzie miała numer o jeden wyższy niż ostatnio wystawiona, a numery te będą niepowtarzalne. Czy taka numeracja faktur wystawianych w procesie samofakturowania jest prawidłowa? – pyta czytelniczka.
Faktura wystawiona przez nabywcę jest zwykłą fakturą powodującą zwykłe konsekwencje po stronie dostawcy towarów (usługodawcy) i ich nabywcy. Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Faktury powinny więc być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ich ewidencjonowania poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. Dotyczy to również faktur wystawianych w ramach samofakturowania.
W porządku chronologicznym
Przepisy ustawy o VAT nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „kolejny". W znaczeniu słownikowym: «kolejny» to «występujący w porządku następczym» (http://sjp.pwn.pl). Należy zatem kolejno następującym po sobie fakturom nadawać numery w porządku chronologicznym, tzn. każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego. Poprawną metodą jest zatem nadawanie fakturom kolejnych, następujących po sobie numerów, gdyż faktura stwierdzająca sprzedaż powinna zawierać m.in. kolejny numer. Przy wystawianiu faktur powinna więc zostać zachowana chronologia numerowania i powinna ona dotyczyć wszystkich dokumentów będących fakturami. Zapewnienie ciągłości numerowania i możliwości identyfikacji oraz sposób nadawania numerów poszczególnym fakturom ustala wyłącznie podatnik wystawiający te faktury. Faktury powinny zatem zawierać m.in. indywidualne, niepowtarzalne numery według prowadzonej przez podatnika ewidencji.
Odpowiada nabywca
W przypadku samofakturowania wystawienie faktury odbywa się u nabywcy. Zatem to nabywca jest odpowiedzialny za prawidłowość wystawienia faktury i to on powinien określić numer kolejny wystawianej faktury. Nabywca, jako podmiot wystawiający te faktury, jest odpowiedzialny za ciągłość ich numeracji. Musi więc numerować faktury według określonego ciągu liczb, a ciąg ten musi być tak skonstruowany, aby można było uszeregować faktury według kolejności.
Wymogi są uwzględnione
Prawidłowe jest zatem opisane przez czytelniczkę zachowanie kolejności numeracji faktur wystawianych w procesie samofakturowania zgodnie z systemem przyjętym przez wystawcę faktur, tj. nabywcę.
W przedstawionym stanie faktycznym, fakturom wystawianym przez nabywcę będą nadawane numery zgodnie z kolejnością ich wystawiania (i w ramach stosowanej przez niego jednej lub więcej serii). Oznacza to, że wystawiane faktury będą uwzględniały wymóg ciągłości numeracji zgodnie z systemem nadawania numeracji przez wystawcę dokumentów, a nie przez spółkę (sprzedawcę). Każda kolejna faktura wystawiona w ramach danej serii przez nabywcę będzie miała numer o jeden wyższy niż ostatnio wystawiona, a numery te będą niepowtarzalne. Wystawianie faktur w procesie samofakturowania, z ciągłością numeracji (z numerami kolejnymi, następującymi po sobie) nadawanej przez nabywcę, należy zatem uznać za prawidłowe.
Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 27 października 2016 r., 1462-IPPP2.4512.647.2016.1.AO).
—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy z Warszawy
