Jak rozliczyć zakup środków trwałych poniżej 3500 zł

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa nie przekracza kwoty 3 500 zł, określa się potocznie mianem niskocennych składników majątku.

Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa nie przekracza 3 500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie są wówczas kosztami uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT). Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3 500 zł. Jeżeli natomiast wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3500 zł, to podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych albo jednorazowo - w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o PIT).

Trzy sposoby do wyboru

W przypadku niskocennych składników majątku podatnik ma więc do wyboru jeden z trzech sposobów rozliczenia poniesionych na nie wydatków:

I. dokonywanie odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h-22m ustawy o PIT, tj. w przypadku środków trwałych zasadniczo metodą liniową, a w przypadku gdy spełnione są warunki alternatywnie inną metodą: metodą z zastosowaniem indywidualnej stawki amortyzacyjnej; metodą degresywną; metodą amortyzacji jednorazowej w ramach pomocy de minimis,

II. jednorazowy odpis amortyzacyjny w miesiącu oddania do użytkowania tego środka albo w miesiącu następnym,

III. zaniechanie dokonywania odpisów amortyzacyjnych i zaliczenie wydatków bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania składników majątku do używania.

Obowiązki ewidencyjne

Wybór pierwszego lub drugiego sposobu rozliczania wydatków na niskocenne składniki majątku wiąże się z formalnym zakwalifikowaniem niskocennego składnika majątku odpowiednio jako środek trwały bądź jako wartość niematerialna i prawna. Podatnicy decydujący się na te rozwiązania muszą więc pamiętać, że będą musieli ująć ten składnik majątku w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych odpisy amortyzacyjne nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (art. 22n ust. 6 ustawy o PIT).

Przy wyborze pierwszego sposobu przedsiębiorcy muszą również pamiętać o dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przyjętą metodą amortyzacji za okresy miesięczne, kwartalne bądź roczne – stosownie do art. 22h ust. 4 ustawy o PIT. W przypadku większej liczby takich niskocennych składników majątku, może to być czasochłonne, a co za tym idzie, również kosztowne od strony obsługi księgowej.

Jeżeli zatem podatnik chce uniknąć formalności związanych z ujęciem niskocennych składników w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, to powinien zdecydować się na trzeci sposób, tj. zaliczyć te wydatki bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Wyposażenie

Jeżeli ustalona wartość początkowa składnika przekracza 1 500 zł, to nie da się uniknąć obowiązków ewidencyjnych. Mimo że składnik nie zostanie zaliczony do majątku trwałego i podatnik nie powinien obejmować go ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, to powinien go ująć w ewidencji wyposażenia.

W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów zasady prowadzenia ewidencji wyposażenia są uregulowane w rozporządzeniu ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie) >patrz ramka.

Ewidencją tą obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł (§ 4 ust. 2 rozporządzenia). Wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych (§ 3 pkt 7 rozporządzenia).

Od strony kosztów obsługi księgowej najdroższym rozwiązaniem jest zatem rozliczanie odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h-22m ustawy o PIT.

Jak najwyższe koszty...

Podatnicy, którzy w roku podatkowym, w którym nabyli lub wytworzyli niskocenne składniki majątku, chcieliby uzyskać jak największe koszty podatkowe, powinni wybrać drugie bądź trzecie rozwiązanie, tj.:

? dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do użytkowania tego środka albo w miesiącu następnym,

? wydatki zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania składnika majątku do używania.

...albo minimalizacja straty

Z kolei podatnicy, którzy nie chcieliby powiększać straty podatkowej (obawiając się, czy w następnych latach będą w stanie ją rozliczyć), powinni rozważyć wybór pierwszego rozwiązania i rozliczać odpisy amortyzacyjne zgodnie z art. 22h-22m ustawy o PIT. Mogą oni w takim przypadku wybrać najkorzystniejszą dla siebie metodę amortyzacji środków trwałych możliwą do zastosowania w danej sytuacji. Wydaje się jednak, że przy dążeniu do ograniczenia straty przyjmowanie np. metody degresywnej określonej w art. 22k ust. 1 ustawy o PIT albo metody amortyzacji jednorazowej w ramach pomocy de minimis, określonej w art. 22k ust. 7 ustawy o PIT, wydaje się niecelowe.

Wybierając pierwsze rozwiązanie i dokonując amortyzacji niskocennych składników majątku według zasad ogólnych, powinni oni jednak przeanalizować, biorąc pod uwagę wartość początkową tych składników, czy ewentualna korzyść w podatku nie przekroczy kosztów obsługi księgowej. Chodzi tu zwłaszcza o środki trwałe o bardzo niskiej wartości np. poniżej 1 500 zł, w stosunku do których nie ma obowiązku ujmowania ich nawet w ewidencji wyposażenia.

Przykład

Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W październiku 2016 r. nabył laptop na potrzeby swojej działalności gospodarczej. Wartość początkowa laptopa wyniosła 2 000 zł. Laptop został oddany do używania 9 października 2016 r. Przedsiębiorca ma do wyboru jeden z trzech sposobów postępowania.

Wariant I: Wydatki na nabycie laptopa może ująć w kosztach uzyskania przychodów bezpośrednio, w dacie oddania go do używania, tj. w październiku 2016 r. Wartość początkowa laptopa przekroczyła 1500 zł, więc przedsiębiorca musi ująć nabyty laptop w ewidencji wyposażenia.

Wariant II: Nabyty laptop może zaliczyć do środków trwałych, ale dokonać jego jednorazowej amortyzacji w miesiącu oddania go do używania albo w miesiącu następnym, tj. w październiku 2016 r. albo w listopadzie 2016 r. Obowiązkowe jest w tym przypadku wprowadzenie laptopa do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnychi prawnych.

Wariant III: Nabyty laptop może zaliczyć do środków trwałych i amortyzować według zasad ogólnych, np. wybierając metodą liniową i 30-proc. roczną stawkę amortyzacyjną. Przedsiębiorca będzie mógł rozpocząć amortyzację w listopadzie 2016 r. Obowiązkowe jest w tym przypadku wprowadzenie laptopa do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Autor jest doradcą podatkowym

podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1037 ze zm.)

podstawa prawna: ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (DzU z 1998 r. nr 144, poz. 930 ze zm.)

Ewidencja wyposażenia także w przypadku ryczałtu

Ewidencję wyposażenia musza prowadzić także przedsiębiorcy rozliczający się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów (zob. art. 15 ust. 1 in principio ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Ewidencją wyposażenia obejmuje się rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną pozarolniczą działalnością gospodarczą, niezaliczone do środków trwałych, których wartość początkowa, w rozumieniu art. 22g ustawy o PIT, przekracza 1500 zł, zwane dalej „wyposażeniem" (art. 15 ust. 5 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, datę likwidacji, w tym również datę sprzedaży lub darowizny, przyczynę likwidacji wyposażenia (art. 15 ust. 6 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

Podatnicy opłacający kartę podatkową nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia. Nie ma jednak przeszkód, aby prowadzili ją dobrowolnie. Podatnicy ci są bowiem zwolnieni z obowiązku prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy (art. 24 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe mogą objąć wyposażenie ewidencją pozabilansową (np. o nazwie „ewidencja wyposażenia), jednak nie mają takiego obowiązku.