Zgodnie z art. 82a § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.), osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą obowiązane są do gromadzenia, sporządzania i przekazywania, bez wezwania przez organ podatkowy, informacji o wynagrodzeniach za świadczone na ich rzecz usługi (wykonywaną pracę), wypłacanych przez podmiot będący nierezydentem osobom fizycznym będącym nierezydentami w rozumieniu przepisów prawa dewizowego, świadczącym te usługi (wykonującym pracę). Podmioty te muszą sporządzać te informacje, jeżeli:
- w związku z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz innymi ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, może to mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób otrzymujących wynagrodzenie;
- podmiot będący nierezydentem bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu lub kontroli podmiotu, którego dotyczy obowiązek informacyjny, albo posiada udział w kapitale tego podmiotu uprawniający do co najmniej 5 proc. wszystkich praw głosu.
W analizowanym przypadku warunki te będą spełnione. Konieczne będzie zatem złożenie informacji przewidzianej w tym przepisie. Na podstawie art. 82a § 2 o.p., informacja ta powinna być złożona na formularzu ORD-W1. Informację zobowiązany jest złożyć podmiot, na rzecz którego osoba fizyczna niebędąca rezydentem świadczy usługi (wykonuje pracę) za wynagrodzeniem wypłacanym przez podmiot będący nierezydentem. W omamianym przypadku to polska spółka jest tym podmiotem, więc to ona ma obowiązek złożenia informacji na druku ORD-W1.
Informacja powinna była zostać złożona do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nierezydent rozpoczął świadczenie usług (wykonywanie pracy).
