Nowe zasady budzą liczne wątpliwości, ale dają też nowe możliwości korzystniejszego dla pracodawców unormowania spraw związanych z użytkowaniem aut służbowych. O ile do tej pory posiadanie w firmie osobnego regulaminu ustalającego zasady dotyczące floty było wskazane, o tyle teraz ustawodawca w zasadzie wymusił sporządzanie takiego wewnętrznego dokumentu. Chociażby w celu zachowania spójności pomiędzy podatkami dochodowymi i VAT.
Łącznie z innymi regulacjami
W kontekście ostatnich zmian w przepisach warto również pamiętać o regulacjach dotyczących VAT związanego z samochodami, które obowiązują od 1 kwietnia 2014 roku. Mimo że przepisy funkcjonują już kilka miesięcy, rozliczenia VAT w tym obszarze wciąż przysparzają przedsiębiorcom wiele wątpliwości.
Rozliczanie VAT od samochodów i innych związanych z nimi wydatków trzeba rozpatrywać wspólnie z innymi podatkami, w szczególności dochodowymi. Należy także pamiętać, że wszystkie wydatki związane z użytkowaniem samochodów osobowych przez pracowników umożliwiają pełne odliczenie VAT tylko wtedy, gdy dany pojazd jest używany wyłącznie dla celów służbowych i w takiej sytuacji nie doliczamy ryczałtu pracownikowi. Ta spójność powinna być zapewniona na etapie tworzenia polityki używania samochodów przez pracowników. W przeciwnym razie nawet jeśli unikniemy kłopotów z VAT, to możemy stracić na podatku w innym obszarze. Ważne, aby przyjęta polityka była dobrze udokumentowana, a także zgodna z rzeczywistością – radzi Dorota Pokrop, dyrektor w Zespole Podatków Pośrednich EY. Kontrole dotyczące samochodów obejmują nie tylko analizę dokumentów i przesłuchania świadków, ale też wizje lokalne na parkingach przyzakładowych, analizę zdjęć z fotoradarów, dokumentacji związanej z wypadkami oraz awariami samochodów pod kątem sprawdzenia, czy aby pracownik nie był na wakacjach itp.
Jak można zaoszczędzić
W związku z nowymi przepisami, dzięki sporządzeniu lub właściwemu zaktualizowaniu polityki samochodowej, można będzie uzyskać oszczędności w obszarze podatku dochodowego od osób fizycznych oraz w składkach na ZUS. Chodzi o wyraźne zdefiniowanie w regulaminie floty zakresu użytku prywatnego samochodów firmowych. Oszczędności w PIT można uzyskać chociażby poprzez sprecyzowanie liczby dni korzystania z samochodu służbowego na użytek prywatny – na przykład 15 dni z 30. Należy pamiętać, aby takie zapisy odzwierciedlały stan faktyczny, a także aby regulacje te były na tyle elastyczne, aby uniknąć zarzutu niezgodności liczby dni prywatnego użytku aut w miesiącu z rzeczywistością. Na przykład, jeśli regulamin dopuszcza użytek prywatny, ale w małym zakresie, chociażby jeden dzień w miesiącu, to muszą być uregulowane kwestie urlopu pracownika. Z drugiej strony – jeśli polityka samochodowa wykluczałaby użytek do celów prywatnych, to codzienna praktyka powinna to potwierdzać.
Nowe regulacje kryją w sobie także możliwość oszczędności w składkach na ZUS. Co do zasady ryczałt będzie podlegał oskładkowaniu, ale jeśli zadbamy o właściwie skonstruowane zapisy w treści polityki samochodowej, to będzie możliwe uniknięcie składek. Oszczędności te mogą być odczuwalne nawet w przypadku firm nieposiadających dużych flot samochodowych.
Nie dla współpracowników
Tworzenie regulaminu użytkowania aut w firmie to także dobra okazja do rozstrzygnięcia kwestii określania wartości świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych dla użytkowników niebędących pracownikami, takich jak zleceniobiorcy czy powołani uchwałą członkowie zarządu, prokurenci i członkowie rad nadzorczych. Niestety, ryczałt dotyczy tylko pracowników, a więc inne osoby współpracujące z firmą powinny mieć osobno zdefiniowaną wartość takiego świadczenia, według dotychczasowych zasad – wartości ustalanej rynkowo.
