1 stycznia 2015 r. weszły w życie przepisy, które mają uprościć system rozliczania użytkowania aut służbowych do celów prywatnych. Nowe przepisy jednoznacznie określają wartość świadczenia uzyskiwanego przez pracownika z tytułu użytkowania samochodu służbowego dla celów prywatnych. Wartość takiego świadczenia wynosi:
- 250 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3 – co przy stawce podatkowej 18 proc. oznacza kwotę 45 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku lub
- 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3, czyli 72 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku.
Wątpliwości dotyczące nowych, wydawało się, że ułatwiających rozliczenia przedsiębiorcom przepisów pojawiły się tuż po ogłoszeniu podpisania nowej ustawy przez prezydenta. Resort finansów wyjaśnił, że nowy przepis obejmuje wszelkie formy wykorzystywania samochodu do celów prywatnych, także podczas urlopu i dni wolnych od pracy. A co z paliwem? Ministerstwo zajęło stanowisko, że kwota ryczałtu obejmuje jedynie udostępnienie auta do celów prywatnych, bez paliwa.
Jednak specjaliści z zakresu prawa podatkowego twierdzą, że nowe przepisy nie ustalają tej kwestii jednoznacznie i możliwa jest ich inna interpretacja. Odpowiednio ułożony regulamin korzystania z aut służbowych może jasno określić to tak, aby uzyskać efekt najbardziej adekwatny do rzeczywistej sytuacji, a jednocześnie najkorzystniejszy z perspektywy podatnika. Na przykład można w regulaminie zawrzeć zapis mówiący o tym, że do celów prywatnych pracownik tankuje paliwo samodzielnie – w ten sposób obowiązek przerzucony jest na pracownika. Innym sposobem może być zapis, gdzie pracodawca zobowiązuje się przekazać pracownikowi samochód gotowy do jazdy, czyli wyposażony w potrzebne płyny eksploatacyjne i paliwo.
Nowe zasady budzą liczne wątpliwości, ale dają też nowe możliwości korzystniejszego dla pracodawców unormowania spraw związanych z użytkowaniem aut służbowych. O ile do tej pory posiadanie w firmie osobnego regulaminu ustalającego zasady dotyczące floty było wskazane, o tyle teraz ustawodawca w zasadzie wymusił sporządzanie takiego wewnętrznego dokumentu. Chociażby w celu zachowania spójności pomiędzy podatkami dochodowymi i VAT.
Łącznie z innymi regulacjami
W kontekście ostatnich zmian w przepisach warto również pamiętać o regulacjach dotyczących VAT związanego z samochodami, które obowiązują od 1 kwietnia 2014 roku. Mimo że przepisy funkcjonują już kilka miesięcy, rozliczenia VAT w tym obszarze wciąż przysparzają przedsiębiorcom wiele wątpliwości.
Rozliczanie VAT od samochodów i innych związanych z nimi wydatków trzeba rozpatrywać wspólnie z innymi podatkami, w szczególności dochodowymi. Należy także pamiętać, że wszystkie wydatki związane z użytkowaniem samochodów osobowych przez pracowników umożliwiają pełne odliczenie VAT tylko wtedy, gdy dany pojazd jest używany wyłącznie dla celów służbowych i w takiej sytuacji nie doliczamy ryczałtu pracownikowi. Ta spójność powinna być zapewniona na etapie tworzenia polityki używania samochodów przez pracowników. W przeciwnym razie nawet jeśli unikniemy kłopotów z VAT, to możemy stracić na podatku w innym obszarze. Ważne, aby przyjęta polityka była dobrze udokumentowana, a także zgodna z rzeczywistością – radzi Dorota Pokrop, dyrektor w Zespole Podatków Pośrednich EY. Kontrole dotyczące samochodów obejmują nie tylko analizę dokumentów i przesłuchania świadków, ale też wizje lokalne na parkingach przyzakładowych, analizę zdjęć z fotoradarów, dokumentacji związanej z wypadkami oraz awariami samochodów pod kątem sprawdzenia, czy aby pracownik nie był na wakacjach itp.
Jak można zaoszczędzić
W związku z nowymi przepisami, dzięki sporządzeniu lub właściwemu zaktualizowaniu polityki samochodowej, można będzie uzyskać oszczędności w obszarze podatku dochodowego od osób fizycznych oraz w składkach na ZUS. Chodzi o wyraźne zdefiniowanie w regulaminie floty zakresu użytku prywatnego samochodów firmowych. Oszczędności w PIT można uzyskać chociażby poprzez sprecyzowanie liczby dni korzystania z samochodu służbowego na użytek prywatny – na przykład 15 dni z 30. Należy pamiętać, aby takie zapisy odzwierciedlały stan faktyczny, a także aby regulacje te były na tyle elastyczne, aby uniknąć zarzutu niezgodności liczby dni prywatnego użytku aut w miesiącu z rzeczywistością. Na przykład, jeśli regulamin dopuszcza użytek prywatny, ale w małym zakresie, chociażby jeden dzień w miesiącu, to muszą być uregulowane kwestie urlopu pracownika. Z drugiej strony – jeśli polityka samochodowa wykluczałaby użytek do celów prywatnych, to codzienna praktyka powinna to potwierdzać.
Nowe regulacje kryją w sobie także możliwość oszczędności w składkach na ZUS. Co do zasady ryczałt będzie podlegał oskładkowaniu, ale jeśli zadbamy o właściwie skonstruowane zapisy w treści polityki samochodowej, to będzie możliwe uniknięcie składek. Oszczędności te mogą być odczuwalne nawet w przypadku firm nieposiadających dużych flot samochodowych.
Nie dla współpracowników
Tworzenie regulaminu użytkowania aut w firmie to także dobra okazja do rozstrzygnięcia kwestii określania wartości świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych dla użytkowników niebędących pracownikami, takich jak zleceniobiorcy czy powołani uchwałą członkowie zarządu, prokurenci i członkowie rad nadzorczych. Niestety, ryczałt dotyczy tylko pracowników, a więc inne osoby współpracujące z firmą powinny mieć osobno zdefiniowaną wartość takiego świadczenia, według dotychczasowych zasad – wartości ustalanej rynkowo.
Co ująć w dokumentacji
Dobrze sporządzona polityka samochodowa powinna:
- szczegółowo określać zasady korzystania z samochodów firmowych,
- zawierać umowę powierzenia mienia pracownikowi,
- być dostosowana do specyfiki działalności danej firmy
- regulować zasady przyznawania i użytkowania samochodów służbowych oraz
- regulować zasady odpowiedzialności pracownika za powierzony samochód.
Dokument taki powinien także ustalać kwestie rozliczeń w firmie podatku dochodowego od osób fizycznych, od osób prawnych, a także VAT – w związku z użytkowaniem samochodów służbowych przez pracowników do celów prywatnych. Obowiązujące przepisy są na tyle ogólne, że ich szczegółowa interpretacja przez podatnika powinna być ujęta właśnie w regulaminie.
Autor jest doradcą podatkowym, dyrektorem w dziale doradztwa podatkowego EY w zespole human capital
