Niedostateczna wiedza na temat aspektów prawnych oraz niejasne przepisy to wciąż, co pokazują różnego rodzaju badania, jedne z głównych argumentów powstrzymujących polskie przedsiębiorstwa przed masowym stosowaniem e-faktur w rozliczeniach z kontrahentami. O ile z pierwszym z nich trudno polemizować, o tyle drugi z argumentów jest całkowicie chybiony.

Zarówno z perspektywy technologii, jak i obecnie obowiązujących w naszym kraju przepisów nie ma bowiem żadnych barier ograniczających rozwój rynku faktur elektronicznych. – Polska na czas wdrożyła dyrektywy unijne zrównujące w prawach faktury elektroniczne i papierowe.

Od nowego roku przepisy dotyczące obiegu faktur elektronicznych w Polsce zostały znacząco uproszczone. Do podjęcia działań w tym kierunku zobowiązywała nasz kraj Unia Europejska, która za cel postanowiła sobie zrównanie zasad dotyczących faktur papierowych z fakturami elektronicznymi. Temat e-faktur to zresztą jeden z „koników" Brukseli. UE, zgodnie z przyjętą Europejską Agendą Cyfrową, chce, żeby do 2020 r. elektroniczna faktura była główną formą fakturowania w krajach wchodzących w jej skład.

Żeby to osiągnąć, w lipcu 2010 r. przyjęta została dyrektywa 2010/45/UE, która zmieniła dyrektywę 2006/112/WE o VAT. W ten sposób zliberalizowane zostały przepisy dotyczące standardów przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Dyrektywa zapewniła m.in. respektowanie faktur elektronicznych przez organy podatkowe na zasadach równych fakturom w formie papierowej oraz wyeliminowała bariery prawne napotykane w procesie obiegu i przechowywania faktur elektronicznych. Artykuł drugi wspomnianej dyrektywy zobowiązywał państwa członkowskie do przyjęcia i publikacji, nie później niż do 31 grudnia 2012 r., przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do jej wykonania.

Likwidacja barier

Polska wywiązała się z tego obowiązku w terminie. Stosowne zmiany wprowadziło w życie rozporządzenie ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. (Dz.U.2012.1528) „w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej". Krótki, liczący tylko dziewięć paragrafów, dokument zlikwidował tym samym większość barier i przeszkód hamujących rozwój krajowego rynku e-faktur.

Najważniejsze dla przedsiębiorców zapisy zawarte zostały w paragrafach trzecim i czwartym. Pierwszy z nich mówi, że „przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy". Wcześniej, czyli do końca 2012 r., taka akceptacja (lub jej cofnięcie) wyrażane były w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Obecnie ten obowiązek został zlikwidowany. Dzięki temu, na zasadzie domniemania zgody, przedsiębiorca może wysyłać kontrahentowi e-faktury do czasu, aż nie wyrazi on sprzeciwu w tej kwestii. Za akceptację uznaje się, że otrzymana e-mailem faktura została opłacona. Brak płatności zmusza wystawiającego e-fakturę do zwrócenia się do kontrahenta z prośbą o wyrażenie zgody na przesłanie jej przez Internet.

Drugi z paragrafów mówi, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Odpowiada za to podmiot wystawiający e-fakturę. Autentyczność pochodzenia (rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (dane w e-fakturze nie zostały zmienione) oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Opór kontrahentów

Przepisy przejrzyście definiują też, jakie dane należy umieścić na fakturze elektronicznej. W skrócie można stwierdzić, że muszą być takie same jak w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej. Regulator pochylił się też nad tematem przechowania e-faktur. Mogą być archiwizowane (w podziale na okresy rozliczeniowe) w dowolny sposób pod warunkiem jednak, że zagwarantowana będzie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność „od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego". Dokumenty muszą też być łatwe do odszukania i bezzwłocznie dostępne „organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie".

Ustawodawca oczekuje, że podatnik, który prowadzi biznes i ma siedzibę w naszym kraju, będzie przechowywał elektroniczne faktury w Polsce. Jeśli jednak jest inaczej, to musi on, na żądanie stosownych organów (podatkowych bądź skarbowych) pozwolić na dostęp do nich przez sieć internetową.

Niejasne przepisy prawne (co jest fałszywą opinią) nie są jedyną barierą hamującą rozwój rynku e-faktur w Polsce. Wciąż główną przeszkodą powstrzymującą przedsiębiorców przed pozbyciem się papierowej dokumentacji jest opór kontrahentów i fakt, że kontrahenci nie są przyzwyczajeni do otrzymywania elektronicznych faktur. Łatwiej z tym problemem radzą sobie duże korporacje, w tym dostawcy mediów (np. prądu czy Internetu), którzy wykorzystując swoją pozycję, mogą zmuszać klientów (mniejsze firmy) do przyjmowania faktur przez Internet. Szczególna aktywność korporacji wynika m.in. z faktu, że wysyłając co miesiąc setki tysięcy listów z rachunkami, wydają na to sporo pieniędzy. Wysyłanie ich e-mailem przynosi ogromne oszczędności.

Z kolei niechęć ze strony mniejszych firm wynika z tego, że zazwyczaj są one niechętne zmianom. Przedsiębiorcom z tej kategorii często brakuje też wiedzy technicznej związanej z obsługą e-faktur. Do tego dochodzą też problemy kadrowe (brak pracownika o odpowiednich kompetencjach) czy brak odpowiednich narzędzi. W tym przypadku nie działa też argument ekonomiczny, bo wysłanie tradycyjną pocztą do kilku faktur miesięcznie nie jest dużym wydatkiem.

Często można też usłyszeć, że przejście na e-faktury wiąże się z zakupem dodatkowych aplikacji, co niesie za sobą wydatki. Firmy nie chcą też prowadzić podwójnej księgowości, bojąc się, że łączenie dokumentów papierowych i elektronicznych skomplikuje im biznes.

Nowe uwarunkowania prawne obowiązujące od stycznia 2013 roku

1. Nowa definicja faktury elektronicznej

Rozumie się przez to fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, w praktyce: faktura zeskanowana i wysłana elektronicznie (e-mailem, Internetem) jest e-fakturą.

2. E-faktura nadal podlega akceptacji odbiorcy faktury

W uzasadnieniu rozporządzenia Ministerstwa Finansów znajduje się wyjaśnienie, że dopuszczalne jest również wyrażenie zgody przez domniemanie, w praktyce: zapłacenie za e-fakturę jest wyrażeniem zgody.

3. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność

Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

—dwol

Administracja powinna dawać przykład

Marek Rudziński, dyrektor finansowy, członek zarządu Sage

W Polsce istnieją silne bariery związane z różnego rodzaju przyzwyczajeniami oraz obawami użytkowników. Wprowadzając na rynek naszą platformę do wymiany faktur elektronicznych „miedzyfirmami.pl", spytaliśmy ponad 5 tys. firm, dlaczego nie korzystają z e-faktur. Przecież od lat księgowość prowadzona jest elektronicznie. Najczęstsza odpowiedź była taka, że stosują fakturę papierową, bo... nikt od nich nie wymagał zmiany! Firmy obawiają się też, że w razie kontroli dokument elektroniczny zostanie zakwestionowany przez fiskusa. Otóż Ministerstwo Finansów podaje, że od początku roku 2012 nie było ani jednego przypadku, w którym w trakcie kontroli skarbowej urzędnicy zakwestionowaliby fakturę wyłącznie z tego powodu, że ma ona formę elektroniczną. Obecnie to, co hamuje rozwój e-faktur, to przede wszystkim brak aktywności administracji wszystkich szczebli, która jest największym klientem biznesu, a jednocześnie jest bardzo tradycyjna, skrępowana przepisami i odporna na cyfryzację. Przedsiębiorcy sami przekonują się do e-faktur, ponieważ ich wdrożenie generuje potężne oszczędności i upraszcza obieg dokumentów finansowych w firmie. Jednakże zachowawczość administracji utrudnia ten proces. Proszę spróbować rozliczyć się z grantów europejskich za pośrednictwem e-faktury; proszę wskazać jeden przetarg publiczny, który zachęca, a choćby dopuszcza e-faktury jako formę rozliczeń. Potrzebna jest edukacja realizowana wielotorowo: poprzez media, dostawców oprogramowania, doradców podatkowych, biura rachunkowe, ale też przy wyraźnym wsparciu ze strony państwa – przede wszystkim resortów gospodarki, cyfryzacji oraz finansów. Szczególnie zadziwiający jest brak aktywności Ministerstwa Finansów, które propagując faktury elektroniczne, mogłoby, wzorem innych państw, znacznie ograniczyć straty na oszustwach związanych z podatkiem VAT, szacowanych w Polsce na 5,4 mld euro rocznie. Przy odrobinie wysiłku organizacyjnego Polska ma szansę na osiągnięcie znacznych oszczędności w funkcjonowaniu samej administracji państwowej, zwiększenia skali ściągalności VAT-u i to wszystko wprowadzając rozwiązania, które po stronie przedsiębiorców będą generowały dodatkowe oszczędności, a nie wydatki.

Księgowi i urzędy wolą faktury papierowe

Dariusz Marcjasz, wiceprezes Krajowej Izby Rozliczeniowej

E-faktury to cyfrowe odpowiedniki rachunków papierowych. Z roku na rok stają się one u nas coraz bardziej popularne, jednak nadal daleko nam do państw takich jak np. Dania czy Estonia, gdzie stanowią główną formę dokumentacji rozliczeń. Mimo wielu działań edukacyjnych mających na celu upowszechnienie tego rozwiązania w Polsce, nadal przedsiębiorcy i konsumenci podchodzą do niego z ograniczonym zaufaniem. Zwłaszcza firmy odnoszą się z wyraźną rezerwą w stosunku do e-faktur.

Przyczyna leży przede wszystkim w praktyce księgowych i podejściu urzędów skarbowych, które preferują papierową dokumentację. Nie bez znaczenia jest też wciąż niedostateczna wiedza na temat aspektów prawnych i technologicznych tego rozwiązania wśród firm oraz opór po stronie kontrahentów. Tworzy się zamknięte koło: przedsiębiorcy boją się korzystać z e-faktur, a w związku z tym nie udostępniają ich swoim partnerom biznesowym oraz klientom indywidualnym.

Na nieufność w stosunku do e-faktur wśród konsumentów ma z kolei wpływ przede wszystkim przyzwyczajenie do korzystania z tradycyjnych rozwiązań. Jak wynika z badania przeprowadzonego na zlecenie Konfederacji Lewiatan i koalicji Wybieram e-Fakturę, niemal 60 proc. Polaków nie korzysta z faktur w wersji elektronicznej, bo woli mieć wszystko na papierze.  Barierę stanowi przede wszystkim obawa przed utratą takiego dokumentu w przypadku awarii komputera oraz wątpliwości związane z bezpieczeństwem danych osobowych zawartych w elektronicznym dowodzie sprzedaży.

Przyglądając się rynkowi e-faktur w innych krajach europejskich, można się spodziewać, że z czasem również w Polsce będą one dominującą formą dokumentacji rozliczeń. Ich rozpowszechnienie wspiera ustawodawstwo. Warto pamiętać, że od niemal roku w Polsce obowiązuje domniemana zgoda odbiorcy na otrzymywanie e-faktur. Oznacza to, że przedsiębiorca, który chce wysyłać takie dokumenty swoim klientom lub kontrahentom, nie musi uzyskiwać od nich pisemnej akceptacji. Opłacenie faktury otrzymanej w wersji elektronicznej jest równoznaczne ze zgodą na przyjmowanie dokumentów w takiej formie.