Moment odliczanie VAT z duplikatów faktur

- 8 kwietnia 2013 r. otrzymałam duplikat faktury wystawionej w lipcu 2012 r. W której deklaracji VAT-7 mogę odliczyć podatek naliczony z tego duplikatu? –

pyta czytelniczka.

To, kiedy z duplikatów faktur może być odliczany podatek, zależy od okoliczności konkretnego przypadku. Możliwe są trzy scenariusze.

Pierwsze dwa dotyczą duplikatów faktur dokumentujących czynności, dla których prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, a więc w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymuje fakturę.

Scenariusz 1

Egzemplarz faktury przeznaczony dla nabywcy (dawniej – oryginał faktury) może ulec zniszczeniu lub zaginąć zanim dotrze do nabywcy (czyli przed otrzymaniem przez nabywcę).

W takich przypadkach otrzymanie duplikatu faktury jest otrzymaniem faktury w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje więc za okres, w którym podatnik otrzymał duplikat faktury.

Potwierdzają to organy podatkowe, np. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 27 lipca 2011 r. (ITPP1/443-667/11/BJ), czy Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 31 października 2012 r. (IPTPP4/ 443-521/12-4/UNR).

W drugiej ze wskazanych interpretacji czytamy, że „skoro faktury pierwotne zaginęły przed odebraniem ich przez wnioskodawcę i nie dokonano obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z oryginałów faktur, a ponadto towary ujęte w duplikatach faktur wykorzystane były wyłącznie do czynności opodatkowanych VAT, to wnioskodawca ma prawo pomniejszyć podatek należny w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał duplikaty faktur lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT, o ile nie zachodzą wyłączenia, o których mowa w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług".

Scenariusz 2

Egzemplarz faktury przeznaczony dla nabywcy ulega zniszczeniu lub zaginięciu po dotarciu do nabywcy (po otrzymaniu przez nabywcę).

W takich przypadkach otrzymaniem faktury w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT pozostaje dzień otrzymania egzemplarza faktury, który uległ zniszczeniu lub zaginął. Moment otrzymania duplikatu w tym przypadku nie wpływa na moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego.Powstało ono w rozliczeniu za okres, w którym otrzymany został egzemplarz faktury, który uległ zniszczeniu lub zaginął.

Dzień otrzymania duplikatu nie zawsze wyznacza moment ujęcia VAT w deklaracji

Wniosek ten znajduje potwierdzenie w wyjaśnieniach udzielanych przez organy podatkowe, np. w interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 kwietnia 2010 r. (ITPP1/443-24/10/MS).

Czytamy w niej, że „Wnioskodawca wskazał, że był w posiadaniu oryginałów pierwotnych faktur, a zatem w tym konkretnym przypadku, przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego zgodnie z treścią art. 86 ust. 10 pkt 1 oraz ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. podatek naliczony winien być rozliczony w miesiącu otrzymania faktur pierwotnych lub w miesiącu następnym poprzez korektę deklaracji VAT za te miesiące. Terminu określonego w art. 86, nie zmienia fakt zagubienia faktur pierwotnych, o ile oczywiście wpływ oryginałów faktur został wcześniej odnotowany przez wnioskodawcę (np. w dzienniku korespondencyjnym)".

Scenariusz 3

Dotyczy on przypadków, gdy prawo do odliczenia powstaje zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT, a więc w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności za nabywane przez podatników towary i usługi.

Będzie tak w przypadku nabywanych przez podatników energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych, usług w zakresie rozprowadzania wody, usług w zakresie gospodarki ściekami, usług wywozu i unieszkodliwiania odpadów oraz usług sanitarnych i pokrewnych.

Stosowania tej zasady nie zmienia zniszczenie lub zaginięcie pierwotnego egzemplarza faktury, jak również wystawienie duplikatu faktury. Okresem rozliczeniowym powstania prawa do odliczenia pozostaje okres, w którym upłynął termin płatności.

Odpowiednie zastosowanie ma w tym zakresie postanowienie Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 20 listopada 2006 r. (1471/NUR1/443-326/ 1/06/AP), w którym czytamy, że „spółka ma prawo odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury za dostawę mediów w miesiącu, w którym przypada termin płatności określony w tej fakturze bądź też w miesiącu następnym [obecnie nie tylko w miesiącu późniejszym, ale również w miesiącu o dwa miesiące późniejszym – przyp. aut.].

W związku z faktem, iż w przedmiotowym stanie faktycznym spółka otrzymała duplikaty faktur po upływie terminu płatności winna dokonać korekty podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy o VAT, tj. za miesiąc, w którym ten termin przypada".

Odpowiedź na pytanie zależy zatem od tego, który ze scenariuszy ma w przedstawionej sytuacji miejsce.

Przykład

TERMIN ODLICZENIA PODATKU NALICZONEGO

- Wariant 1

Jeżeli w sytuacji opisanej w pytaniu czytelniczki zastosowanie ma pierwszy ze wskazanych scenariuszy, tj. jeżeli nie otrzymała ona faktury, której duplikat został obecnie wystawiony, to podatek naliczony z otrzymanego duplikatu może odliczyć w deklaracji VAT-7 za kwiecień 2013 r.

(albo - na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT – w deklaracji VAT-7 za maj lub czerwiec 2013 r.).

- Wariant 2

Z kolei, jeżeli zastosowanie ma drugi ze wskazanych scenariuszy, tj. faktura, której duplikat został obecnie wystawiony, uległa zniszczeniu lub zaginęła po jej otrzymaniu, to podatek naliczony z duplikatu faktury można odliczyć w drodze korekty deklaracji VAT-7 za miesiąc otrzymania duplikatu. Oczywiście, jeżeli podatek ten nie został już odliczony na podstawie faktury pierwotnej.

- Wariant 3