Ostatni dzień na aktualizację w ewidencji CEIDG

- Jestem małym podatnikiem. 20 lutego 2013 r. wysłałem pocztą oświadczenie do urzędu skarbowego o wyborze zaliczek kwartalnych, ale nie zaktualizowałem jeszcze CEIDG. Czy moje oświadczenie będzie skuteczne? Kiedy mija termin na aktualizację CEIDG? Jakie są konsekwencje niedochowania terminu na aktualizację CEIDG?

– pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 44 ust. 3i ustawy o PIT, o wyborze zaliczek kwartalnych należy zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego do 20 lutego roku podatkowego, w którym podatnik zamierza rozpocząć opłacanie zaliczek kwartalnie. Zawiadomienie dotyczy również lat następnych, chyba że podatnik zawiadomi naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z tej formy wpłacania zaliczek. Należy jednak podkreślić, że co do zasady, zmiana formy wpłacania zaliczek będzie możliwa dopiero w następnym roku. W jednym roku należy wpłacać zaliczki w takiej samej formie.

Zgodnie z art. 12 § 6 pkt 2 ordynacji podatkowej, termin uważa się za zachowany, jeżeli ostatniego dnia, w którym upływa termin, pismo zostanie nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego, którym jest obecnie Poczta Polska SA.

Oznacza to, że czytelnik, wysyłając oświadczenie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego o wyborze zaliczek kwartalnych listem nadanym w placówce Poczty Polskiej 20 lutego 2013 r., skutecznie dokonał wyboru formy opłacania zaliczek.

Objęte wpisem

Tym niemniej należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca jest zobowiązany do dokonywania aktualizacji danych objętych wpisem w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), w tym m.in. w zakresie formy wpłacania zaliczek. Termin na dokonanie aktualizacji wynosi siedem dni.

W mojej ocenie przepis ten należy interpretować w ten sposób, że aktualizacji w systemie CEIDG czytelnik powinien dokonać w ciągu siedmiu dni od złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego oświadczenia o wyborze zaliczek kwartalnych. Czytelnik powinien zatem najpóźniej 27 lutego br. dokonać stosownej aktualizacji danych w systemie CEIDG.

Niedochowanie terminu aktualizacji w systemie CEIDG jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 5000 zł.

Dokonanie aktualizacji w systemie CEIDG wiąże się z obowiązkiem osobistej wizyty przedsiębiorcy lub jego pełnomocnika w urzędzie gminy/miasta w celu złożenia podpisu pod wnioskiem. Podpis musi być złożony w obecności pracownika urzędu, chyba że podatnik posiada bezpieczny podpis elektroniczny lub tzw. profil zaufany na platformie ePUAP. Wówczas formalności można dokonać za pośrednictwem sieci Internet.

Zgłoszenie aktualizacyjne można również wysłać pocztą. W takiej sytuacji ustawa o swobodzie działalność gospodarczej wymaga, aby pismo zostało nadane listem poleconym. Również w tym przypadku ustawowy termin będzie zachowany, jeżeli pismo aktualizujące wpis w CEIDG zostanie nadane w placówce Poczty Polskiej w dniu, w którym upływa termin. Należy także podkreślić, że w przypadku zgłoszenia aktualizacyjnego w systemie CEIDG za pośrednictwem poczty ustawa wymaga, aby podpis pod wnioskiem był notarialnie poświadczony.

Teoretycznie można

Warto również wspomnieć, że teoretycznie wyboru formy opłacania zaliczek na podatek można dokonać przez system CEIDG. System CEIDG funkcjonuje bowiem jako tzw. jedno okienko. Oznacza to, że dane, które są nim objęte, zostaną przekazane do odpowiednich urzędów, w tym do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego.

W takim przypadku pojawi się jednak problem z dochowaniem terminów. Ustawa o PIT przewiduje bowiem, że o wyborze formy wpłacania zaliczek kwartalnych lub uproszczonych należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego do 20. dnia lutego. Nie odnosi się natomiast do sytuacji, w której oświadczenie o wyborze jest dokonywane przez podatnika za pośrednictwem systemu CEIDG. Istnieje zatem ryzyko, że złożone przez podatnika oświadczenie o wyborze zaliczek za pośrednictwem systemu CEIDG zostanie przekazane naczelnikowi urzędu skarbowego po upływie terminu określonym przepisami ustawy o PIT i w związku z tym zostanie uznane za nieskuteczne.

W obecnym stanie prawnym warto zatem w praktyce stosować zasadę ograniczonego zaufania do systemu CEIDG i tam, gdzie ustawa wymaga zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego, składać stosowne zawiadomienia bezpośrednio naczelnikowi, a oprócz tego dokonywać aktualizacji w systemie CEIDG, zgodnie z obowiązkami nałożonymi przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej.

- Autorka jest doradcą podatkowym w firmie prawniczej Kochański Zięba Rapala i Partnerzy sp. j.