Rozpoczęcie e-fakturowania

Fakturowanie elektroniczne staje się coraz popularniejszą formą dokumentowania transakcji podlegających opodatkowaniu VAT. Pomimo jednak znaczącego zliberalizowania przepisów podatkowych w  tym względzie, podatnicy nadal mają wiele wątpliwości i problemów związanych ze stosowaniem takiej formy fakturowania.

To nie koniec zmian

Regulacje dotyczące e-fakturowania znajdują się w rozporządzeniu ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU nr 249, poz. 1661; dalej rozporządzenie). Przepisy te są implementacją regulacji wspólnotowych, czyli Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej Dyrektywa VAT), zmienionej Dyrektywą Rady 2010/45/ UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w  sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w  odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania.

Regulacje wspólnotowe w zakresie e-fakturowania nałożyły na państwa członkowskie obowiązek ich implementowania do końca 2012 r. Polski ustawodawca zdecydował się jednak wdrożyć te korzystne rozwiązania już w 2011 r., choć – jak wynika z planowanych zmian do  ustawy o VAT, które mają wejść w życie 1 stycznia 2013 r. – proces legislacyjny w zakresie e-faktur nie jest jeszcze zakończony.

Kwestie do rozstrzygnięcia

Przed podjęciem decyzji o wyborze modelu fakturowania elektronicznego podatnik musi rozważyć, w jakim zakresie chce stosować to rozwiązanie. Możliwe jest bowiem, że będzie chciał wystawiać e-faktury jedynie niektórym ze swoich kontrahentów, co jest oczywiście możliwe, gdyż fakturowanie elektroniczne wymaga uzyskania zgody konkretnego odbiorcy faktur. Problem powstaje jednak, gdy chciałby wystawiać elektroniczne faktury jedynie dla niektórych rodzajów transakcji z danym kontrahentem i jednocześnie pozostawić pozostałe typy transakcji z tym kontrahentem w metodzie tradycyjnej (papierowej). Moim zdaniem taka opcja jest jak najbardziej dopuszczalna. Konieczne jest jednak w takim przypadku wyraźne określenie, w jakim zakresie kontrahent wyraża zgodę na  otrzymywanie e-faktur.

Przed podjęciem decyzji o wyborze metody fakturowania elektronicznego warto także rozważyć inne możliwości w ramach takiego fakturowania. Przepisy podatkowe umożliwiają bowiem również stosowanie tzw. samofakturowania (self-billing), które zasadniczo polega na tym, że to nabywca towarów lub usług wystawia zamiast sprzedawcy faktury. Możliwy jest także model wystawiania faktur przez podmiot trzeci (tzw. third-party billing), gdy faktury wystawiane są usługowo przez podmiot inny niż dostawca i nabywca (może to być także podmiot zagraniczny). Oczywiście obie te formy są również możliwe do stosowania w ramach reżimu e-faktur.

Zarówno polskie, jak i wspólnotowe przepisy dotyczące e-faktur wymagają, aby przed  rozpoczęciem fakturowania elektronicznego wystawca faktur uzyskał od nabywcy zgodę (akceptację) na taką formę dokumentowania transakcji.

Formy akceptacji

Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej (papierowej) lub w formie elektronicznej. W tym drugim przypadku przepisy nie precyzują, co oznacza taka forma wyrażenia zgody. W praktyce podatnicy mają tu dużą swobodę. Przykładowo, może to być akceptacja wyrażona telefonicznie, poprzez system IVR.

Takie rozwiązanie potwierdził niedawno minister finansów w interpretacji z 17 listopada 2011 r. (IPPP2/443-998/11-2/KAN). Innym możliwym rozwiązaniem, które może być szczególnie atrakcyjne dla podmiotów sprzedających towary bądź świadczących usługi przez Internet, jest zapisanie w regulaminie konieczności akceptacji e-faktur. W takim przypadku można bowiem wprowadzić wymóg zgody na faktury elektroniczne w regulaminie korzystania ze sklepu internetowego (innej platformy), który akceptowałby każdy użytkownik chcący zrobić w tym sklepie zakupy. Takie rozwiązanie również zostało zaakceptowane przez ministra finansów m.in. w interpretacji z 14 listopada 2011 r. (IPPP1-443-1241/ 11-3/EK). Zgoda na e-faktury może być również wyrażona e-mailowo bądź z udziałem pełnomocnika. W każdym jednak przypadku należy zapewnić, aby istniały mechanizmy pozwalające na weryfikację tożsamości osoby wyrażającej zgodę na e-fakturowanie.

Trzeba zadbać o archiwizację

Uzyskując zgodę kontrahenta na fakturowanie elektroniczne, trzeba jednocześnie pamiętać, że potwierdzenie wyrażenia takiej zgody musi być przechowywane przez cały okres, w którym stosujemy względem tego kontrahenta e-faktury. Jest to bardzo istotne, aby już na początku stosowania e-faktur zadbać o odpowiednią archiwizację tych akceptacji, gdyż obowiązek ich przechowywania nie przedawni się tak jak zobowiązanie podatkowe. Przeciwnie, jeżeli podatnik uzyska taką zgodę dzisiaj, to również za 10 czy 15 lat będzie zobowiązany wykazać przed organami podatkowymi, że taka forma fakturowania uzyskała uprzednią akceptację danego klienta.

Przepisy rozporządzenia przewidują, iż zgody (akceptacje) wyrażone pod rządami przepisów o e-fakturach obowiązujących przed 1 stycznia 2011 r. zachowują ważność – nie ma zatem potrzeby odnawiania tych akceptacji po wejściu w życie obecnych regulacji.

Gdy nabywca cofnie zgodę

Na koniec warto wskazać, że fakturowanie elektroniczne jest możliwe tak długo, jak długo nabywca nie cofnie swojej zgody na otrzymywanie e-faktur. W  przypadku jej cofnięcia wystawca ma obowiązek zaprzestania wystawiania e-faktur takiemu kontrahentowi od  dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o cofnięciu akceptacji. Przepisy przewidują jednak możliwość przesunięcia tego terminu w  drodze uzgodnień pomiędzy wystawcą i odbiorcą e-faktur. Termin ten nie może być jednak dłuższy niż 30 dni.