- Dlaczego przedsiębiorcy powinno zależeć na wystawianiu elektronicznych faktur? Jakie odnosi on z nich korzyści?

Odpowiada Agnieszka Koperska, menedżer w Baker Tilly Polan:

Miesięczne koszty drukowania i wysyłania faktur wystawianych w formie papierowej są dla przedsiębiorcy niebagatelne. Jeśli przyjmiemy, że firma musi wystawić np. 100 takich dokumentów, to jej koszty wyniosą już kilkadziesiąt złotych.  Natomiast przesyłanie e-faktur jest właściwie bezkosztowe.

Nie trzeba ich drukować, niepotrzebny jest kurier ani tradycyjne usługi poczty, wystarczy je wystawić i wysłać e-mailem. Dostarczenie ich w formie elektronicznej to dla przedsiębiorcy nie tylko oszczędność pieniędzy, ale również czasu.

Agnieszka Koperska

Agnieszka Koperska

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU z 2010 r. nr 249, poz. 1661) faktury mogą być przesyłane i udostępniane w dowolnym formacie elektronicznym. Konieczna jest jednak wcześniejsza akceptacja tego sposobu przesyłania dokumentów przez odbiorcę.

Wystawca nie ma obowiązku drukować faktury, musi natomiast ją przesłać do odbiorcy, który będzie mógł zarchiwizować ją w niezmienionej postaci. Przekłada się to nie tylko na zmniejszenie kosztów, ale również na oszczędność powierzchni potrzebnej do archiwizacji.

Czy e-faktury muszą spełniać jakieś szczególne kryteria?

Oczywiście jest tak, że wystawiane i przesyłane elektronicznie faktury muszą spełniać określone kryteria. Nie zmieniły się bowiem wymogi dotyczące tego, jak powinna wyglądać i jakie informacje powinna zawierać faktura VAT.

Zgodnie z wymogami art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz art. 116 ust. 2 ustawy o VAT za pomocą faktury wystawca dokumentuje transakcję sprzedaży a odbiorca może odliczyć VAT naliczony.

W jaki sposób wystawca e-faktury powinien uzyskać zgodę odbiorcy na elektroniczną formę przesyłania mu tego dokumentu?

Rzeczywiście  każdy odbiorca musi potwierdzić chęć otrzymywania dokumentów w tej formie. Zgodę można przesłać na piśmie lub elektronicznie i jest ona ważna do odwołania. Poza informacją, że faktury są kopią oryginalnego dokumentu, powinny być tożsame z oryginałem.

Jeśli odbiorca nie dysponuje urządzeniami do odbioru i archiwizacji faktur elektronicznych, kontrahent powinien wystawiać je w formie papierowej i również w tej formie zachować ich kopie.

Czy przedsiębiorca może zrezygnować z otrzymywania e-faktur i powrócić do tradycyjnej ich formy?

Oczywiście może to zrobić. Decyzja o rezygnacji z otrzymywania e-faktur także musi być potwierdzona pisemnie lub elektronicznie. Wystawca traci wówczas prawo do przesyłania odbiorcy faktur w tej formie od daty uzgodnionej przez strony.

Jednak nie później niż 30 dni po cofnięciu akceptacji lub od dnia następującego po dniu otrzymania przez dostawcę informacji o cofnięciu akceptacji.

Jak strony umowy powinny przechowywać e-faktury?

Wszystkie faktury muszą być archiwizowane zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę w niezmienionej formie, również elektroniczne. W systemie finansowym wystawca poza zapisem transakcji musi także dysponować plikiem zawierającym wystawioną fakturę w formie uniemożliwiającej ingerencję w jego treść, czyli np. plik PDF.

Wystawiony dokument sprzedaży musi być właściwie przechowywany. Wymóg archiwizacji nie będzie spełniony, jeśli podczas udostępniania systemu finansowego (np. w razie kontroli) dane dotyczące transakcji będą mogły być zmieniane.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku dokumentów wysyłanych e-mailami i archiwizowanych na serwerze firmowym zarówno wystawca, jak i ich odbiorca powinni zapewnić ich przechowywanie w ustanowionej odpowiednio strukturze katalogowej.

Gdzie powinien znajdować się serwer, na którym przechowywane są faktury?

Miejsce fizycznej lokalizacji serwera, na którym zapisane są faktury, może być dowolne. W każdej chwili jednak upoważnione do tego służby muszą mieć do niego dostęp. Tak jak w przypadku wszystkich innych dokumentów spółki mają obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danych, również tych przechowywanych na nośnikach elektronicznych.

Powinny w tym celu opracować i wdrożyć procedury tworzenia, testowania i odzyskiwania kopii zapasowych. W razie awarii serwera, na którym przechowywane są dane elektroniczne, musi istnieć możliwość ich przywrócenia, jeśli gdzieś znikną.

Jakie są podstawowe zasady przechowywania e-faktur?

Ustawodawca  ustanowił duży zakres swobody kształtowania warunków przechowywania e-faktur. Jednak warunki te muszą gwarantować przede wszystkim: autentyczność pochodzenia dokumentu oraz integralność, czyli brak możliwości ingerowania w jego treść. Musi  on być też czytelny od momentu  wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli do końca roku fiskalnego po upływie pięciu lat od  wystawienia.

Oznacza to, że przez cały ten czas jednostka archiwizująca faktury w formie elektronicznej musi zapewnić dostępność i funkcjonalność programu umożliwiającego dostęp do nich i ich przeglądanie.

Nie ulega też wątpliwości, że dokument musi być łatwy do odszukania, tak aby organy podatkowe lub kontroli skarbowej miały do niego bezzwłoczny dostęp.

Wystawcy faktur w formie elektronicznej mają obowiązek zapewnić autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści.

Co to w praktyce oznacza?

Zgodnie z definicją podaną w dyrektywie Rady Unii Europejskiej  2010/45/UE, którą cytuje także rozporządzenie ministra finansów, autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.

Jak w praktyce zapewnić warunek autentyczności pochodzenia i integralności faktur?

Warunek autentyczności pochodzenia faktur i integralności ich treści można spełnić wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Inną metodą jest stosowanie elektronicznej wymiany danych (EDI).

Jest to technologia obiegu i wymiany dokumentów bezpośrednio między aplikacjami partnerów handlowych wykorzystywana w transporcie, edukacji, bankowości, administracji, produkcji, handlu oraz usługach. Dokument wysłany e-mailem, jako załącznik, opatrzony podpisem elektronicznym z ważnym certyfikatem jest uznawany przy rozliczeniach księgowych i podatkowych.

Czy to jedyne sposobyzagwarantowania autentyczności i integralności e-faktury?

Nie. Można też wykorzystać zapisy dyrektywy, zgodnie z którymi każdy podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Da się to zrobić przy pomocy dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wymóg zapewnienia autentyczności zapewniony jest, jeżeli wystawca zgłosił do odbiorcy prośbę o potwierdzenie jego zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną a odbiorca taką zgodę wyraził.

Jeśli w trakcie zmiany sposobu wystawiania faktur którekolwiek z danych wystawcy stają się nieaktualne, powinien on poinformować o tym kontrahenta. Odbiorca musi mieć pewność, że dokument otrzymał z wiarygodnego źródła.

Systemy, z których są one wystawiane, zwykle podlegają specjalnej kontroli. Dzięki temu osoba wystawiająca dokument nie może zmienić swoich danych ani odbiorcy po ich wpisaniu do pliku elektronicznego.

Jaka jest dziś w obrocie gospodarczym najpowszechniejsza forma udostępniania faktur w formie elektronicznej?

Obecnie powszechnym sposobem udostępniania faktur w formie elektronicznej jest wysyłanie ich jako załącznika z firmowego adresu e-mail wystawcy. W ten sposób odbiorca może zidentyfikować osobę dostarczającą faktury.

Może potwierdzić, że faktura dotyczy towarów czy usług zakupionych od tego wystawcy (autentyczność). Natomiast zapisanie faktury w formacie pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie mogą być zmanipulowane. To z kolei zapewni integralność dokumentu.

rozmawiał Jerzy Kowalski