Rozliczenie prenumeraty zależy od polityki rachunkowości

Koszt istotny czy nieistotny, odliczany jednorazowo czy rozbijany na poszczególne miesiące, w momencie poniesienia czy wykonania usługi? To coroczne dylematy księgowych rozliczających wydatki na prenumeratę.

Pewne jest tylko jedno: gazeta musi się przydać w firmie, aby zaliczyć wydatek do podatkowych kosztów.

Związek gazety z działalnością

Przedsiębiorca musi uzasadnić, że lektura pomaga mu w prowadzeniu firmy. Przykładowo jest niezbędna w śledzeniu zmian w podatkach (a przecież każda firma musi je odprowadzać) albo w prawie pracy (obowiązkowe dla pracodawców). Gazeta może też informować o tym, co się dzieje w gospodarce, poczynaniach rządzących czy też dostarczać wiadomości istotne dla danej branży.

Po znalezieniu związku zakupu czasopisma z prowadzeniem działalności gospodarczej pozostaje zaksięgowanie wydatku. Załóżmy, że firma zamawia we wrześniu prenumeratę specjalistycznej prasy na cały rok.

– Najłatwiej mają ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną – mówi Dorota Dąbrowska, doradca podatkowy z kancelarii KNDP Kolibski Nikończyk Dec i Partnerzy. – Wydatek na prenumeratę zaliczają do kosztów uzyskania przychodów w momencie poniesienia, którym jest dzień wystawienia faktury. Nie ma znaczenia, kiedy za nią zapłacą – wyjaśnia.

– Tak więc przedsiębiorca, który zamówi już teraz prenumeratę i dostanie fakturę wystawioną we wrześniu, w tym miesiącu zaliczy wydatek do podatkowych kosztów – dodaje Dorota Dąbrowska. – Jeśli jednak stosuje w księdze przychodów i rozchodów metodę memoriałową (takich podatników jest jednak niewielu), może rozliczyć koszt w przyszłym roku – zwraca uwagę.

Ważna polityka rachunkowości

Większe problemy mają firmy, które prowadzą księgi rachunkowe.

– Przede wszystkim muszą określić, czy wydatek na prenumeratę jest tzw. kosztem istotnym – wyjaśnia Piotr Przemysław Żak, biegły rewident współpracujący z TPA Horwath Horodko Audit. – Powinno to wynikać z przyjętej w firmie polityki rachunkowości. O poziomie istotności kosztu decyduje zasadniczo skala działalności – dodaje ekspert.

– Jeśli przedsiębiorca uzna, że koszt ma wpływ na sytuację majątkową i finansową firmy, to powinien go rozłożyć na poszczególne miesiące następnego roku – tłumaczy Piotr Przemysław Żak. – Dopuszczalne jest też zaliczenie wydatku na prenumeratę jednorazowo w koszty podatkowe od razu w styczniu.

– Jeśli jednak z polityki rachunkowości wynika, że wydatek na prenumeratę to koszt nieistotny, można rozliczyć go jednorazowo w momencie poniesienia – dodaje Piotr Przemysław Żak. – Momentem poniesienia jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury.

Masz pytanie, wyślij e-mail do autora p.wojtasik@rp.pl