Koszt istotny czy nieistotny, odliczany jednorazowo czy rozbijany na poszczególne miesiące, w momencie poniesienia czy wykonania usługi? To coroczne dylematy księgowych rozliczających wydatki na prenumeratę.

Pewne jest tylko jedno: gazeta musi się przydać w firmie, aby zaliczyć wydatek do podatkowych kosztów.

Związek gazety z działalnością

Przedsiębiorca musi uzasadnić, że lektura pomaga mu w prowadzeniu firmy. Przykładowo jest niezbędna w śledzeniu zmian w podatkach (a przecież każda firma musi je odprowadzać) albo w prawie pracy (obowiązkowe dla pracodawców). Gazeta może też informować o tym, co się dzieje w gospodarce, poczynaniach rządzących czy też dostarczać wiadomości istotne dla danej branży.

Po znalezieniu związku zakupu czasopisma z prowadzeniem działalności gospodarczej pozostaje zaksięgowanie wydatku. Załóżmy, że firma zamawia we wrześniu prenumeratę specjalistycznej prasy na cały rok.

– Najłatwiej mają ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną – mówi Dorota Dąbrowska, doradca podatkowy z kancelarii KNDP Kolibski Nikończyk Dec i Partnerzy. – Wydatek na prenumeratę zaliczają do kosztów uzyskania przychodów w momencie poniesienia, którym jest dzień wystawienia faktury. Nie ma znaczenia, kiedy za nią zapłacą – wyjaśnia.

– Tak więc przedsiębiorca, który zamówi już teraz prenumeratę i dostanie fakturę wystawioną we wrześniu, w tym miesiącu zaliczy wydatek do podatkowych kosztów – dodaje Dorota Dąbrowska. – Jeśli jednak stosuje w księdze przychodów i rozchodów metodę memoriałową (takich podatników jest jednak niewielu), może rozliczyć koszt w przyszłym roku – zwraca uwagę.

Ważna polityka rachunkowości

Większe problemy mają firmy, które prowadzą księgi rachunkowe.

– Przede wszystkim muszą określić, czy wydatek na prenumeratę jest tzw. kosztem istotnym – wyjaśnia Piotr Przemysław Żak, biegły rewident współpracujący z TPA Horwath Horodko Audit. – Powinno to wynikać z przyjętej w firmie polityki rachunkowości. O poziomie istotności kosztu decyduje zasadniczo skala działalności – dodaje ekspert.

– Jeśli przedsiębiorca uzna, że koszt ma wpływ na sytuację majątkową i finansową firmy, to powinien go rozłożyć na poszczególne miesiące następnego roku – tłumaczy Piotr Przemysław Żak. – Dopuszczalne jest też zaliczenie wydatku na prenumeratę jednorazowo w koszty podatkowe od razu w styczniu.

– Jeśli jednak z polityki rachunkowości wynika, że wydatek na prenumeratę to koszt nieistotny, można rozliczyć go jednorazowo w momencie poniesienia – dodaje Piotr Przemysław Żak. – Momentem poniesienia jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury.

Masz pytanie, wyślij e-mail do autora p.wojtasik@rp.pl

Opinia:

Dariusz Bednarski, biegły rewident, partner zarządzający w Grant Thornton Frąckowiak

W firmach prowadzących księgi handlowe o momencie rozliczenia wydatku na prenumeratę decydować będą zasady przyjęte w polityce rachunkowości. One determinują rozliczenie podatkowe. Ustawa o rachunkowości pozwala przedsiębiorstwu stosować uproszczenia, jeśli nie zniekształca to istotnie wyniku finansowego. Takim uproszczeniem może być zaliczenie wydatku na prenumeratę do kosztów nieistotnych, co pozwala rozliczyć go w momencie poniesienia, niezależnie od okresu, którego dotyczy. Przepisy nie definiują, kiedy koszt jest istotny. Każda firma musi przyjąć własne limity. Jeśli jednak zasady rachunkowości zostały zaakceptowane przez badającego księgi audytora, fiskus nie powinien ich kwestionować.

Czytaj również:

Zobacz serwis:

Podatek dochodowy » PIT i CIT » Koszty » Kiedy potrącić koszt