Ostatnio fiskus potwierdził, że możliwe jest przesyłanie e-mailem faktur w formacie PDF.

W interpretacji z 21 lutego 2011 (IPPP1-443-1175/10-4/EK) Izba Skarbowa w Warszawie uznała, że można przesyłać faktury sprzedaży i ich korekty pocztą elektroniczną w formie plików PDF.

Potwierdziła też, że na ich podstawie nabywca może odliczać VAT.

Co prawda jest to zgoda warunkowa, fiskus zastrzegł bowiem, że podatnicy muszą zapewnić autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur (warunek ten dotyczy również zgody przez nabywcę na przesyłanie mu faktur elektronicznych), ale niewątpliwie jest to korzystne stanowisko dla firm.

Zastosowanie go w praktyce może usprawnić ich działalność.

Korzystne zmiany

Nowe, korzystniejsze dla firm, zasady dokumentowania sprzedaży wynikają z rozporządzenia z 17 grudnia 2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU 249, poz.1661).

Wydano je, aby dostosować zasady dokumentowania obrotu przy zastosowaniu e-faktur do aktualnych uwarunkowań technicznych i gospodarczych oraz upowszechnić elektroniczne przesyłanie dokumentów sprzedaży.

Nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia 2011. Uwzględniają powtarzane od  wielu lat postulaty przedsiębiorców i znacznie ułatwiają rozliczenia i wypełnianie obowiązków ewidencyjnych.

Przekłada się to na zmniejszenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw. Interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie wskazuje jednak, że organy podatkowe będą kładły nacisk na dochowanie pewnych warunków.

Integralność i autentyczność

Zgodnie z § 4 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści.

Przez autentyczność należy rozumieć pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, przez integralność to, że nie zmieniono żadnych danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści będą zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania

- bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową o europejskim modelu wymiany danych elektronicznych – jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Posłużenie się przez ustawodawcę sformułowaniem „w  szczególności” oznacza, że te dwie metody potwierdzenia autentyczności i integralności faktury nie są obecnie jedynymi sposobami, które ustawodawca uznaje za będące w stanie zapewnić prawdziwość danych zawartych na fakturze.

Katalog sposobów, które mają za zadanie potwierdzić autentyczność i integralność faktury, ma więc charakter otwarty. Jak pokazuje dotychczasowa praktyka, najpopularniejszym formatem, w którym przesyłane są faktury, jest PDF.

Inne interpretacje

Podobne jak Izba Skarbowa w Warszawie podejście prezentują także inne organy podatkowe, np. Izba Skarbowa w Katowicach w odpowiedzi z 15 lutego 2011 (IBPP3/443-918/ 10/PK) stwierdza, że autentyczność pochodzenia oznacza „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”.

Integralność treści oznacza natomiast, że „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”. Analogicznie wypowiedziała się Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 14 lutego 2011 (IPPP1-443-1119/10-4/AS). Wyjaśniła, że „obecnie obowiązujące przepisy nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego.

Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika.

Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne (...).

W opisie sprawy wnioskodawca wskazał, że zaproponowane metody przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur VAT:

w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej faktury oraz w postaci »obrazu« faktury VAT stworzonej w programie pozwalającym na tworzenie obrazu pliku w formacie.pdf, bez opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i stosowania elektronicznego systemu wymiany danych (EDI), gwarantują autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści, czytelność faktur, łatwość ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Zatem (...) należy stwierdzić, iż w przypadku gdy wnioskodawca prześle kontrahentowi fakturę VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej faktury VAT bądź w postaci »obrazu« takiej faktury VAT, stworzonej w programie pozwalającym na tworzenie obrazu pliku w formacie.pdf, gwarantując autentyczność ich pochodzenia i integralność treści wg metody określonej przez wnioskodawcę, po uzyskaniu uprzednio akceptacji przez odbiorcę, to taka faktura będzie uznana za doręczoną prawidłowo”.

W sprawie przechowywania faktur elektronicznych w formie PDF wypowiedziała się również Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 27 stycznia 2011 (ITPP3/443-173/10/ JK).

Wskazała ona jednak, że „ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej.

Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej (…).

Przepisy te – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego, będzie prawidłowe”.

Podatnicy mogą powoływać się również na odpowiedź Izby Skarbowej w Katowicach z 13 stycznia 2011 (IBPP3/443-793/10/PK).

Wynika z niej, że „otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z  otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur”.

Korzystną dla podatników wykładnię potwierdza także uzasadnienie Komisji Finansów Publicznych, które dotyczyło e-faktur.

Konieczna zgoda

Możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej uzależniona jest od uprzedniej zgody na stosowanie tego sposobu udzielonej przez kontrahenta.

Zgodnie bowiem z § 3 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod  warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Przepisy nie określają jednak, w jakiej formie elektronicznej kontrahent ma wystawić akceptację. Należy więc przyjąć, że akceptacja przesłana pocztą elektroniczną w formacie PDF będzie wystarczającym dowodem na to, że faktycznie została udzielona. Z uwagi na nieukształtowaną jeszcze praktykę stosowania przepisów dotyczących faktur elektronicznych możliwe jest, że fiskus uzna taką formę za niewystarczającą.

Teoretycznie więc wystarczające dla uznania, że akceptacja do wystawiania e-faktury została udzielona, jest, aby została ona przesłana przedsiębiorcy przez kontrahenta pocztą elektroniczną w  formacie PDF. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem zabezpieczającym interesy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy będzie jednak zawarcie porozumienia, które będzie kompleksowo regulowało wzajemne prawa i obowiązku stron.

Zobacz:

Porozumienie w sprawie przesyłania e-faktur (pdf)

Przechowywanie elektronicznie

Obecnie faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność (od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Podatnik musi też zapewnić łatwe ich odszukanie i dostęp w razie kontroli. Jest to niezwykle korzystna zmiana. Dotychczas dużym utrudnieniem dla przedsiębiorców była konieczność przechowywania faktury w formie, w jakiej została ona przesłana.

Jeśli faktura została przesłana w formie elektronicznej w systemie EDI lub potwierdzona została kwalifikowanym podpisem, przedsiębiorca musiał przechowywać ją w formie elektronicznej, co niekiedy było utrudnieniem dla mniejszych firm. Teraz przedsiębiorcy sami mogą decydować, w jaki sposób archiwizować dokumenty, czy w formie elektronicznej, czy papierowej.

Korekty też elektronicznie

Należy zwrócić uwagę na  brak regulacji, która określałaby zasady korygowania faktur. Poprzednie rozporządzenie zawierało przepis, który mówił, że faktury korygujące i duplikaty faktur wystawiane do faktury pierwotnej mającej formę elektroniczną, co do zasady, muszą być wystawiane i przesyłane w tej samej formie.

Podobnie w przypadku faktur tradycyjnych ich wystawienie w formie papierowej przesądzało o papierowej formie korekty i duplikatu. Teraz nie ma już takich regulacji. Uwzględniając cel ustawodawcy, którym była liberalizacja przepisów dotyczących stosowania e-faktur, można założyć, że fakturę elektroniczną można skorygować poprzez wystawienie faktury papierowej.

Podobnie w przypadku faktury pierwotnej wystawionej w formie papierowej nie ma przeszkód, aby poprawić ją fakturą elektroniczną.

Fiskus zgadza się na format PDF

W opublikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) wyjaśnieniach napisano, że celem zmian w przepisach dotyczących faktur elektronicznych jest uproszczenie zasad takiego sposobu dokumentowania sprzedaży.

Ma to zostać osiągnięte dzięki umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym. Jako ich przykład MF wskazuje m.in. na format PDF.

Autorka jest biegłym rewidentem, doradcą podatkowym w KDA Kancelaria doradztwa podatkowego w Poznaniu

Czytaj też:

Zobacz: Porozumienie w sprawie przesyłania e-faktur (pdf)

Zobacz więcej:

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów dotyczące faktur elektronicznych od 1 stycznia 2011 r.

Zobacz nasz poradnik:

» Podatki i księgi » Poradniki podatkowe » Zmiany w VAT w 2011 r.