Dzięki e-fakturom można obniżyć koszty firmy

Ostatnio fiskus potwierdził, że możliwe jest przesyłanie e-mailem faktur w formacie PDF.

W interpretacji z 21 lutego 2011 (IPPP1-443-1175/10-4/EK) Izba Skarbowa w Warszawie uznała, że można przesyłać faktury sprzedaży i ich korekty pocztą elektroniczną w formie plików PDF.

Potwierdziła też, że na ich podstawie nabywca może odliczać VAT.

Co prawda jest to zgoda warunkowa, fiskus zastrzegł bowiem, że podatnicy muszą zapewnić autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur (warunek ten dotyczy również zgody przez nabywcę na przesyłanie mu faktur elektronicznych), ale niewątpliwie jest to korzystne stanowisko dla firm.

Zastosowanie go w praktyce może usprawnić ich działalność.

Korzystne zmiany

Nowe, korzystniejsze dla firm, zasady dokumentowania sprzedaży wynikają z rozporządzenia z 17 grudnia 2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU 249, poz.1661).

Wydano je, aby dostosować zasady dokumentowania obrotu przy zastosowaniu e-faktur do aktualnych uwarunkowań technicznych i gospodarczych oraz upowszechnić elektroniczne przesyłanie dokumentów sprzedaży.

Nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia 2011. Uwzględniają powtarzane od  wielu lat postulaty przedsiębiorców i znacznie ułatwiają rozliczenia i wypełnianie obowiązków ewidencyjnych.

Przekłada się to na zmniejszenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw. Interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie wskazuje jednak, że organy podatkowe będą kładły nacisk na dochowanie pewnych warunków.

Integralność i autentyczność

Zgodnie z § 4 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści.

Przez autentyczność należy rozumieć pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, przez integralność to, że nie zmieniono żadnych danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści będą zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania

- bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową o europejskim modelu wymiany danych elektronicznych – jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Posłużenie się przez ustawodawcę sformułowaniem „w  szczególności” oznacza, że te dwie metody potwierdzenia autentyczności i integralności faktury nie są obecnie jedynymi sposobami, które ustawodawca uznaje za będące w stanie zapewnić prawdziwość danych zawartych na fakturze.

Katalog sposobów, które mają za zadanie potwierdzić autentyczność i integralność faktury, ma więc charakter otwarty. Jak pokazuje dotychczasowa praktyka, najpopularniejszym formatem, w którym przesyłane są faktury, jest PDF.

Inne interpretacje

Podobne jak Izba Skarbowa w Warszawie podejście prezentują także inne organy podatkowe, np. Izba Skarbowa w Katowicach w odpowiedzi z 15 lutego 2011 (IBPP3/443-918/ 10/PK) stwierdza, że autentyczność pochodzenia oznacza „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”.

Integralność treści oznacza natomiast, że „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”. Analogicznie wypowiedziała się Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 14 lutego 2011 (IPPP1-443-1119/10-4/AS). Wyjaśniła, że „obecnie obowiązujące przepisy nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego.

Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika.

Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne (...).

W opisie sprawy wnioskodawca wskazał, że zaproponowane metody przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur VAT:

w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej faktury oraz w postaci »obrazu« faktury VAT stworzonej w programie pozwalającym na tworzenie obrazu pliku w formacie.pdf, bez opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym i stosowania elektronicznego systemu wymiany danych (EDI), gwarantują autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści, czytelność faktur, łatwość ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Zatem (...) należy stwierdzić, iż w przypadku gdy wnioskodawca prześle kontrahentowi fakturę VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej wersji papierowej faktury VAT bądź w postaci »obrazu« takiej faktury VAT, stworzonej w programie pozwalającym na tworzenie obrazu pliku w formacie.pdf, gwarantując autentyczność ich pochodzenia i integralność treści wg metody określonej przez wnioskodawcę, po uzyskaniu uprzednio akceptacji przez odbiorcę, to taka faktura będzie uznana za doręczoną prawidłowo”.

W sprawie przechowywania faktur elektronicznych w formie PDF wypowiedziała się również Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 27 stycznia 2011 (ITPP3/443-173/10/ JK).

Wskazała ona jednak, że „ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej.

Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej (…).

Przepisy te – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego, będzie prawidłowe”.

Podatnicy mogą powoływać się również na odpowiedź Izby Skarbowej w Katowicach z 13 stycznia 2011 (IBPP3/443-793/10/PK).

Wynika z niej, że „otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z  otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur”.

Korzystną dla podatników wykładnię potwierdza także uzasadnienie Komisji Finansów Publicznych, które dotyczyło e-faktur.

Konieczna zgoda

Możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej uzależniona jest od uprzedniej zgody na stosowanie tego sposobu udzielonej przez kontrahenta.

Zgodnie bowiem z § 3 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod  warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.