Anulowani faktury: trzeba mieć jej oryginał

Najczęstszą przyczyną anulowania faktury jest błąd. Chodzi o sytuację, gdy przedsiębiorca przez pomyłkę wystawia ją, mimo że usługa nie została wykonana lub nie doszło do sprzedaży. Nawet jeśli zostanie to odkryte niemal od razu, to pojawia się problem.

Dlatego że po zatwierdzeniu faktury w informatycznym systemie księgowym nie można już w jej miejsce wystawić innej z tym samym numerem. Pojawia się więc pytanie: czy można ją anulować?

[srodtytul]Przepisy nie pomogą[/srodtytul]

Zasady anulowania faktur wynikają tylko z praktyki zaakceptowanej przez organy podatkowe i orzecznictwo (przepisy nawet nie wspominają o takim pojęciu). Przykładem jest [b]wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 7 czerwca 2004 r. (II SA 238/03)[/b]. Co prawda dotyczy on starej [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawy o VAT[/link], ale pozostaje wciąż aktualny.

Sąd uznał w nim, że należy zaaprobować możliwość anulowania faktur, mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT. Jest to bowiem praktyczna i realna droga wycofania się podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Jest to możliwe pod warunkiem, że faktury te nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. przez doręczenie ich kontrahentom).

WSA podkreślił, że konieczne jest zaakceptowanie prawa podatnika do unieważnienia omyłkowo wystawionego dokumentu sprzedaży bez ponoszenia negatywnych konsekwencji. W praktyce jest to bardzo istotne.

Trzeba bowiem pamiętać, że zgodnie z art. 108 nowej ustawy o VAT w sytuacji gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, zobowiązana jest do jego zapłaty. Zasadę tę stosuje się odpowiednio, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże VAT wyższy od podatku należnego.

[srodtytul]Kontrahent kwestionuje zamówienie[/srodtytul]

Uzasadnienie wyroku nie pozostawia żadnych wątpliwości, że może unieważnić fakturę przedsiębiorca, który ją wystawił, ale nie przekazał jej kontrahentowi, ponieważ zamówienie zostało odwołane przed jego realizacją. W praktyce anulowanie faktury polega najczęściej na zamieszczeniu na niej adnotacji „anulowano” i dołączeniu krótkiego uzasadnienia.

Dość częstą sytuacją jest odesłanie towaru wraz z fakturą przez kontrahenta. Przyczyny mogą być różne, np. jego jakość mogła budzić wątpliwości lub okazało się, że podczas pakowania pomylono artykuły. Czy sprzedawca, który z powrotem otrzymuje towar i oryginał faktury, może ją anulować.

Organy podatkowe potwierdzają, że ma do tego prawo. Dlatego że w istocie nie doszło do transakcji i faktura nie została wprowadzona do obrotu (sprzedawca ma jej oryginał). Warto zauważyć, że uniemożliwienie w takiej sytuacji anulowania faktury oznaczałoby dla sprzedawcy poważne problemy.

Skoro odbiorca nie przyjął faktury, to prawdopodobnie nie potwierdziłby również odbioru jej korekty. W praktyce można przyjąć, że niewprowadzenie faktury do obrotu oznacza, że nie została ona odebrana przez kontrahenta.

Potwierdzają to również interpretacje organów podatkowych, np. [b]odpowiedzi Izby Skarbowej w Warszawie z 19 września 2008 r. (IPPP1/443-1222/ 08-3/AP) i Izby Skarbowej w Warszawie z 19 sierpnia 2010 r. (IPPP2/443-397/ 10-4/KOM)[/b]. W tej drugiej z pytaniem wystąpiła spółka, która zajmuje się sprzedażą wysyłkową książek i innych towarów. Zamówienia składane są telefonicznie. Zdarza się, że klient nie odbiera od kuriera lub na poczcie zamawianego towaru.

Wtedy wraca on do wnioskodawcy (wraz z fakturą). Spółka wyjaśniła, że nie nagrywa rozmów z klientami i nie kwestionuje ich zapewnień, że nie zamawiali danego towaru. Izba skarbowa zgodziła się, że w takim wypadku można anulować fakturę. Podkreśliła jednak, że należy z tej możliwości korzystać tylko w wyjątkowych okolicznościach, gdy zaistnieje taka konieczność.

Bardzo złożonym wnioskiem o interpretację zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Warszawie w odpowiedzi z 7 czerwca 2010 r. (IPPP2-443-154/10-5/KG)[/b]. Pytanie zadała spółka, która produkuje wyroby z PCW. Wskazała, że przy liczbie wystawianych przez nią faktur pewne błędy są nieuniknione. Zdarzają się sytuacje, w których:

- faktury wystawione omyłkowo ze względu na zawarte w nich błędy nie są wysyłane do kontrahenta,

- faktura omyłkowo trafiła do firmy, z którą nie zawarto żadnych transakcji – wtedy kontrahent ją odsyła,

- faktura wraz z towarem trafia do kontrahenta, który odstępuje od zawarcia transakcji (bądź transakcja z innych przyczyn nie dochodzi do skutku), następnie kontrahent towar wraz z fakturą odsyła,

- zostaje wystawiona po raz drugi faktura, która dokumentuje tę samą sprzedaż a spółka jest w posiadaniu jej oryginału i kopii.

Izba skarbowa potwierdziła, że we wszystkich tych sytuacjach istnieje możliwość anulowania faktury przez zamieszczenie adnotacji uniemożliwiającej powtórne jej wydanie. Zgodziła się z wnioskodawcą, że taki dokument nie rodzi obowiązku zapłaty VAT. Jeżeli spółka rozliczyła już VAT należny z takiej faktury, to może złożyć odpowiednią korektę deklaracji VAT, w której niepotrzebnie wykazała podatek.

[srodtytul]Prawidłowe dokumenty[/srodtytul]

Posiadanie oryginału faktury nie zawsze pozwala jednak na jej anulowanie. Pokazuje to [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 23 września 2009 r. (IPPP3/443-543/ 09-2/CS). [/b]

Zadająca pytanie spółka wyjaśniła, że niekiedy złożone przez klienta zamówienie obejmuje produkty, które są przechowywane w różnych magazynach. Wtedy w momencie wydania ich z magazynu stosowany przez spółkę system informatyczny automatycznie generuje faktury VAT odrębne dla każdego z nich. Jest ich więc tyle, z ilu magazynów pochodzi towar potrzebny do realizacji zamówienia.

Tymczasem klienci chcieliby otrzymać tylko jedną fakturę. Dlatego spółka zamierza przyjąć rozwiązanie polegające na anulowaniu wygenerowanych automatycznie przez system księgowy faktur i wystawieniu jednej obejmującej wszystkie pozycje.

Izba skarbowa uznała, że takie postępowanie będzie nieprawidłowe. Wyjaśniła, że anulowanie ma na celu wycofanie się podatnika z błędnego wystawienia dokumentu.

Potwierdza to [b]Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 grudnia 2000 r. (III SA 1715/ 99)[/b].

Stwierdził on, że możliwość anulowania faktur „mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę wycofania się podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego”. Zdaniem izby skarbowej za błąd nie można uznać tego, że system informatyczny nie odpowiada potrzebom klientów.

[ramka][b]Korektę też można anulować[/b]

W odpowiedzi z 1 października 2009 r. (ITPP1/443-624/09/MN) Izba Skarbowa w Bydgoszczy zajmowała się pytaniem podatnika, który chciał anulować fakturę korygującą. We wniosku o interpretację wskazał, że we wrześniu 2007 r. sprzedał kontrahentowi produkty według cen kalkulowanych na podstawie jednostkowego kosztu wytworzenia ustalonego przy założonym poziomie zamówień. Następnie kontrahent zmniejszył swoje zamówienie.

Spowodowało to podwyższenie ceny. Wnioskodawca wystawił więc fakturę korygującą. Kontrahent odmówił jej przyjęcia. Mimo to wnioskodawca wykazał fakturę korygującą w ewidencji sprzedaży we wrześniu 2007 r. i opłacił należny z tego tytułu VAT.

Ostatecznie w listopadzie 2007 r. spółka w wyniku porozumienia ustaliła z kontrahentem, że faktura korygująca została przesłana niesłusznie. Efektem było wystawienie kolejnej faktury korygującej. Tej kontrahent również nie przyjął. Spółka posiada więc oryginały i kopie obydwu faktur korygujących. Izba skarbowa zgodziła się, że ma prawo je anulować. Nie zostały one bowiem skutecznie wprowadzone do obrotu. [/ramka]

[ramka][b]Próba doręczenia to nie wprowadzenie do obrotu[/b]