E-fakturowanie stało się łatwiejsze

Od 1 stycznia 2011 r. obowiązuje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=405441]rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU nr 249, poz. 1661)[/link].

Wydaje się, że generalnie większe wymogi – w zakresie faktur elektronicznych – ciążyć będą na odbiorcy faktury niż na jej wystawcy. Skupmy się więc na jego nowych obowiązkach i sposobie zorganizowania ich wykonania.

[srodtytul]W dowolnym formacie[/srodtytul]

Przepisy rozporządzenia nie określają precyzyjnie sposobu i formatu wystawienia faktury elektronicznej. W § 4 rozporządzenia zawarta jest tylko dość ogólna regulacja, w myśl której faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Z kolei z § 3 ust. 1 rozporządzenia wynika, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym.

Faktura elektroniczna może być zatem wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem że zostanie zapewniona autentyczność jej pochodzenia i integralność jej treści.

Przepisy rozporządzenia definiują autentyczność pochodzenia faktury jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury to okoliczność niezmienienia w niej danych, które powinna zawierać.

[srodtytul]Bezpieczny e-podpis nie jest konieczny...[/srodtytul]

Nie ma już natomiast obowiązku opatrywania faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź sporządzania jej w formacie EDI. Może to mieć miejsce (i wówczas jest dodatkową przesłanką wskazującą na autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury), jednakże nie jest już konieczne.

Przepisy rozporządzenia nie określają samego formatu, w jakim faktura powinna zostać przesłana odbiorcy. Oczywiste jest przy tym, że chodzi nie tyle o wystawienie i sporządzenie samej faktury, ile raczej o sporządzenie pliku, który zawierał będzie obraz lub tekst faktury.

[srodtytul]...ale dokument trzeba zabezpieczyć[/srodtytul]

Wydaje się, że faktury powinny być wystawiane przede wszystkim mając na uwadze interes odbiorcy, który ma określone obowiązki związane z ich przechowywaniem – w formacie co do zasady nieedytowalnym bądź trudno edytowalnym w sposób niezauważalny dla przeciętnego użytkownika komputera.

Stąd też uznać należałoby, że wystawienie faktury np. w formacie pliku. doc czy .xls może budzić spore wątpliwości w kontekście zapewnienia integralności treści faktury. Zalecać zatem należałoby skorzystanie z takiego formatu, który jest trudniej modyfikowalny dla przeciętego użytkownika komputera (np. w formacie pdf czy jako obrazek będący skanem wydrukowanej faktury).

Jest to – jak już wskazywałem – istotne chyba bardziej z punktu widzenia odbiorcy.

Należy bowiem zauważyć, że faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

2) łatwe ich odszukanie;

3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnik – odbiorca faktur elektronicznych – ma więc obowiązek przechowywać je w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, zapewniający m.in. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Taka regulacja implikuje z pewnością przechowywanie faktur elektronicznych w formie elektronicznej. Nie będzie wystarczające sporządzenie i przechowywanie papierowego wydruku. Nie ma wówczas zapewnionej autentyczności pochodzenia i integralności treści.

W większości przypadków e-faktury są otrzymywane pocztą elektroniczną. Wówczas należałoby utworzyć w swoim komputerze katalog z podziałem na podkatalogi, np. zatytułowany „Faktury elektroniczne”, podkatalog „2010”, „2011”, etc.; niższe podkatalogi „styczeń”, „luty” etc.

W odpowiednich podkatalogach należałoby zapisywać całe wiadomości, z którymi otrzymano faktury (pliki mające zwykle rozszerzenie .eml). Nie będziemy zapisywać samego załącznika z wiadomości (np. pliku .pdf z fakturą), lecz całą wiadomość. Są w niej zawarte informacje o adresie nadawcy, czasie otrzymania etc.

Taki sposób w zdecydowanej większości przypadków powinien zapewnić spełnienie wymogu z rozporządzenia, aby faktury były wystawiane tak, by zapewnić m.in. autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność.

[srodtytul]Z serwera sprzedawcy[/srodtytul]

Nieco gorzej może być w sytuacji, w której wystawca faktury umożliwia nabywcy (odbiorcy) faktur wczytanie („ściągnięcie”) wystawionych dla niego faktur elektronicznych ze swoich serwerów. Można się zastanawiać, czy spełniony jest wówczas wymóg „przesłania” nabywcy faktury elektronicznej. Można jednak podejrzewać, że taki sposób przesyłania faktur będzie dominował w praktyce dużych firm, mających do wystawienia bardzo dużą ilość faktur.

W każdym razie, w takim wypadku, nabywca będzie miał możliwość ściągnięcia faktury elektronicznej z serwera sprzedawcy. Zwykle będzie to sam plik. Być może w jego treści znajdą się zakodowane informacje o autorze pliku i o dacie jego sporządzenia. Z pewnością sam taki plik powinien być przechowywany lokalnie (na komputerze nabywcy) w sposób wyżej opisany.

Wydaje się jednak, że dla bezpieczeństwa warto podjąć jakieś dodatkowe działania, np. tzw. print-screen (czyli dokonać obrazkowego zrzutu ekranu, z którego faktura jest ściągana). Większość programów graficznych (także darmowych) umożliwia taką operację. Taki obrazek (w formie pliku graficznego) można zapisać łącznie ze ściągniętą fakturą elektroniczną pod tą samą nazwą (z innym rozszerzeniem oczywiście).