W jakiej postaci można przechowywać kopie faktur

Tematem przechowywania kopii faktur zainteresowani są głównie przedsiębiorcy wystawiający setki czy nawet tysiące faktur sprzedaży miesięcznie.

Organy podatkowe na ogół uznają za nieprawidłowe przechowywanie faktur w formie innej, niż zostały wystawione [b](zob. np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 15 lipca 2009 r., IP-PP2-443-581/09-4/BM)[/b].

W ich ocenie niedopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej przy jednoczesnym wystawianiu oryginałów w postaci papierowej. Powołują się przy tym na § 21 ust. 1 i 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=43D6D79D4C40516B58FA33ECEBB1B99C?id=291169]rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. regulującego zasady wystawiania faktur[/link]. Z treści tego przepisu wynika, że podatnicy obowiązani są do przechowywania oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto dokumenty powinny być przechowywane w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Te obowiązki dotyczą również faktur wystawianych i otrzymanych w formie elektronicznej, do których odnosi się rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r.

Organy podatkowe podkreślają, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy od chwili wystawienia poprzez przesłanie aż do chwili przechowywania zachowują formę elektroniczną.

Przełomem dla podatników był [b]wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08).[/b] Dotyczył on przedsiębiorcy, który w skardze kasacyjnej wobec niepomyślnego dla siebie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego stanął na stanowisku, że [b]polskie przepisy dotyczące VAT nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury i przechowywania jej kopii przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie[/b].

Zgodnie z przepisami wydrukowanie faktury może być wymagane w celu przesłania jej do nabywcy, ale taki wymóg powinien wprost wynikać z przepisów prawa krajowego.

NSA przekazał sprawę do ponownego rozpoznania przez WSA, bo w żadnym przepisie rozporządzenia nie ma mowy o drukowanej kopii faktury i nie ma tym samym zastrzeżenia o obowiązku przechowywania drukowanej postaci dokumentu.

Zgodnie z art. 247 dyrektywy 2006/112/WE każde państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. NSA porównując treść art. 247 dyrektywy z sentencją § 21 polskiego rozporządzenia, wskazał na niedokładne wdrożenie tej normy prawnej.

W ocenie NSA błędny również jest podział faktur na wystawiane w formie elektronicznej i papierowej, skoro nie wynika z prawa wspólnotowego. Zatem [b]do podatnika należy wybór nośników przechowywania dokumentów, by móc je przedłożyć na żądanie uprawnionym organom[/b].

[b]WSA 8 kwietnia 2010 r. (III SA/Wa 396/10) [/b]uchylił zaskarżoną decyzję Izby Skarbowej w Warszawie. Uznał, że normodawca nie zastrzegł przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie papierowej. Do podatnika należy decyzja wyboru nośnika informacji do przechowywania dokumentów, aby móc w dowolnym momencie, na żądanie organów skarbowych je zaprezentować.