Tematem przechowywania kopii faktur zainteresowani są głównie przedsiębiorcy wystawiający setki czy nawet tysiące faktur sprzedaży miesięcznie.
Organy podatkowe na ogół uznają za nieprawidłowe przechowywanie faktur w formie innej, niż zostały wystawione [b](zob. np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 15 lipca 2009 r., IP-PP2-443-581/09-4/BM)[/b].
W ich ocenie niedopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej przy jednoczesnym wystawianiu oryginałów w postaci papierowej. Powołują się przy tym na § 21 ust. 1 i 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=43D6D79D4C40516B58FA33ECEBB1B99C?id=291169]rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. regulującego zasady wystawiania faktur[/link]. Z treści tego przepisu wynika, że podatnicy obowiązani są do przechowywania oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto dokumenty powinny być przechowywane w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Te obowiązki dotyczą również faktur wystawianych i otrzymanych w formie elektronicznej, do których odnosi się rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r.
Organy podatkowe podkreślają, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy od chwili wystawienia poprzez przesłanie aż do chwili przechowywania zachowują formę elektroniczną.
Przełomem dla podatników był [b]wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08).[/b] Dotyczył on przedsiębiorcy, który w skardze kasacyjnej wobec niepomyślnego dla siebie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego stanął na stanowisku, że [b]polskie przepisy dotyczące VAT nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury i przechowywania jej kopii przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie[/b].
Zgodnie z przepisami wydrukowanie faktury może być wymagane w celu przesłania jej do nabywcy, ale taki wymóg powinien wprost wynikać z przepisów prawa krajowego.
NSA przekazał sprawę do ponownego rozpoznania przez WSA, bo w żadnym przepisie rozporządzenia nie ma mowy o drukowanej kopii faktury i nie ma tym samym zastrzeżenia o obowiązku przechowywania drukowanej postaci dokumentu.
Zgodnie z art. 247 dyrektywy 2006/112/WE każde państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. NSA porównując treść art. 247 dyrektywy z sentencją § 21 polskiego rozporządzenia, wskazał na niedokładne wdrożenie tej normy prawnej.
W ocenie NSA błędny również jest podział faktur na wystawiane w formie elektronicznej i papierowej, skoro nie wynika z prawa wspólnotowego. Zatem [b]do podatnika należy wybór nośników przechowywania dokumentów, by móc je przedłożyć na żądanie uprawnionym organom[/b].
[b]WSA 8 kwietnia 2010 r. (III SA/Wa 396/10) [/b]uchylił zaskarżoną decyzję Izby Skarbowej w Warszawie. Uznał, że normodawca nie zastrzegł przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie papierowej. Do podatnika należy decyzja wyboru nośnika informacji do przechowywania dokumentów, aby móc w dowolnym momencie, na żądanie organów skarbowych je zaprezentować.
Jest to jednak tylko wyrok sądu i przedsiębiorca, który zdecydowałby się na takie rozwiązanie, musi mieć świadomość, że naraża się na polemikę z urzędem skarbowym. Na pytanie, czy warto podjąć tę ryzykowną dyskusję, musi odpowiedzieć sobie sam, patrząc głównie przez pryzmat ponoszonych kosztów na wydruk i archiwizację kopii faktur sprzedaży.
[i]Autorka jest konsultantką w Departamencie Outsourcingu Rachunkowości Grant Thornton Frąckowiak sp. z o.o.[/i]
