Obecna sytuacja gospodarcza często zmusza przedsiębiorców do wcześniejszego rozwiązywania umów najmu. W większości przypadków wymaga to zapłaty odszkodowania na rzecz wynajmującego. Bywa, że kwoty te są znaczne. Czy można uznać je za koszt podatkowy?

Często wynajmujący tytułem odszkodowania za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu zatrzymuje wpłaconą przez najemcę kaucję, która w momencie jej wpłaty pełni funkcję gwarancyjną, mającą na celu zabezpieczenie interesów wynajmującego w przypadku m.in. niewypłacalności najemcy (wtedy może być wykorzystana np. na pokrycie kosztów należnych wynajmującemu).

W chwili rozwiązania umowy najmu kaucja traci charakter gwarancyjny i niejako „przekształca się” w odszkodowanie. Do takiej sytuacji dochodzi najczęściej w związku z likwidacją nierentownych punktów handlowych czy zbyt drogich albo zbyt dużych w stosunku do potrzeb powierzchni biurowych.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione nie tylko w celu osiągnięcia przychodów, ale również zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wskazanych wprost w art. 16 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link].

Ani kaucja zatrzymana tytułem odszkodowania, ani odszkodowanie związane z wcześniejszym rozwiązaniem umowy najmu nie mieszczą się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, zatem wydaje się, że powinny być takim kosztem dla najemcy (kaucja w chwili jej zapłaty nie jest kosztem).

W tym wypadku nie będzie miał zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, zgodnie z którym do kosztów podatkowych nie zalicza się m.in. kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów (wykonanych usług) bądź zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub ich usunięciu.

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka zawarła umowę najmu powierzchni handlowej (sklep) na trzy lata. Zgodnie z umową najmu wpłaciła wynajmującemu kaucję w wysokości trzymiesięcznego czynszu najmu.

Jednak po roku okazało się, że wpływy z działalności prowadzonej w tym punkcie nie wystarczają na pokrycie kosztów. W związku z tym spółka zdecydowała o przedterminowym rozwiązaniu umowy najmu i otwarciu sklepu w innym miejscu.

Strony ustaliły, że uiszczona przez spółkę kaucja zostanie zatrzymana przez wynajmującego tytułem odszkodowania za przedterminowe rozwiązanie umowy najmu.[/ramka]

W powyższym przykładzie lokalizacja sklepu była chybiona i działalność prowadzona w wynajętym sklepie mogłaby przynosić stratę przez kolejne dwa lata. W rezultacie zapłaty odszkodowania i likwidacji niedochodowego sklepu spółka ograniczyła ponoszenie dalszych strat związanych z jego utrzymaniem i jednocześnie miała możliwość wynajęcia innego punktu sprzedaży w innej (lepszej) lokalizacji.

Tak więc zapłata odszkodowania przez spółkę była ekonomicznie uzasadniona. Jednak rozwiązanie umowy najmu i zapłata odszkodowania pozwoliły spółce na otwarcie innego sklepu, który potencjalnie mógł przynosić zysk, co daje podstawę do uznania tego wydatku za koszt uzyskania przychodów. Także organy podatkowe w większości przypadków potwierdzają, że zatrzymana przez wynajmującego kaucja tytułem odszkodowania za wcześniejsze rozwiązanie umowy może być kosztem podatkowym (por. [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 4 grudnia 2008 r., IPPB3/423-1381/08-4/KB).[/b]

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka zawarła umowę najmu powierzchni biurowej na pięć lat. Jednak po trzech latach okazało się, że biuro jest za duże na potrzeby spółki, a stawka czynszu za metr kwadratowy jest znacznie wyższa niż stawki aktualnie proponowane. W związku z tym spółka zdecydowała o przedterminowym rozwiązaniu umowy najmu i wynajęciu mniejszej powierzchni w tańszym miejscu. Strony ustaliły, że spółka zapłaci wynajmującym odszkodowanie za przedterminowe rozwiązanie umowy w wysokości sześciomiesięcznego czynszu najmu.[/ramka]

W powyższym przykładzie w wyniku wcześniejszego rozwiązania umowy najmu w zamian za odszkodowanie spółka znacznie ograniczyła koszty najmu biura, dążąc jednocześnie do zwiększenia zysku (dochodu podlegającego opodatkowaniu). Tak więc również w tym wypadku rozwiązanie umowy i zapłata odszkodowania przez spółkę były ekonomicznie uzasadnione. Skoro tego typu odszkodowanie nie mieści się wśród kosztów niepodatkowych i skutkuje zwiększeniem dochodu podatkowego, może być zaliczone przez spółkę do kosztów uzyskania przychodów (w chwili zapłaty).

[ramka][b]Odszkodowanie bez VAT[/b]

Kaucja pobierana w związku z zabezpieczeniem wykonania umowy nie powinna podlegać VAT. Nie jest ona bowiem częścią ceny i nie stanowi obrotu w rozumieniu przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172827]ustawy o VAT[/link].

Również w razie zatrzymania kaucji przez wynajmującego tytułem odszkodowania za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu nie będzie ona objęta VAT, bo kary umowne i odszkodowania nie podlegają temu podatkowi. Stanowisko to ma również potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez ograny podatkowe (por. [b]interpretacje Izby Skarbowej w Warszawie z 9 kwietnia 2009 r., IPPP3/443-134/09-4/MM, czy Izby Skarbowej w Katowicach z 19 marca 2009 r.,IBPP2/443-60/09/IS).

[/b] [/ramka]Autorka jest doradcą podatkowym w zespole doradztwa podatkowego kancelarii Salans