Na dokumentowaniu sprzedaży też można szukać oszczędności

W czasach kryzysu każda złotówka liczy się podwójnie, tym bardziej należy więc szukać oszczędności wszędzie tam, gdzie wydatki mogą się okazać zbyteczne.

Nie od dziś wiadomo, że planowanie podatkowe może służyć znacznym oszczędnościom, jednak nie jest już tak oczywiste oszczędzanie na sposobie dokumentowania sprzedaży. Tańszy papier i fizycznie mniejsze faktury to już spora oszczędność, ale pozostaje jeszcze pewna kategoria działań nierozważanych dotychczas powszechnie przez przedsiębiorców (przy czym nie chodzi o stosowanie faktur elektronicznych czy polecenia zapłaty).

[b]Omówiony tu sposób oszczędzania nie jest, niestety, dostępny dla wszystkich firm. Skorzystać z niego mogą ci przedsiębiorcy, którzy w ramach działalności świadczą określone usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Jak łatwo się domyślić, największe oszczędności mogą dotyczyć firm świadczących usługi dla masowego odbiorcy (usługi telekomunikacyjne czy dostawa tzw. mediów)[/b].

Gdzie zatem ich szukać? Przede wszystkim w przepisach [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172827]ustawy o VAT[/link], rozporządzeniach wykonawczych do niej oraz w ordynacji podatkowej.

[srodtytul]Faktura[/srodtytul]

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy VAT obowiązani są wystawić fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedaży. Zgodnie z § 19 ust. 1 i 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=291169]rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r., regulującego zasady wystawiania faktur[/link], faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (nie dotyczy to faktur wystawianych w formie elektronicznej). To oznacza, że fakturę należy wydrukować i dostarczyć nabywcy, a to wiąże się z koniecznością poniesienia określonych kosztów.

[srodtytul]Paragon[/srodtytul]

Inaczej wyglądają obowiązki przedsiębiorcy sprzedającego towary i usługi na rzecz konsumentów. Zgodnie bowiem z art. 106 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, chyba że te osoby tego zażądają. Niezależnie od tego, na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, na przedsiębiorcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących (kas fiskalnych). Zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=291172]rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kas fiskalnych[/link] podatnicy obowiązani są ewidencjonować każdą sprzedaż oraz wydrukować paragon fiskalny z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

W konsekwencji w razie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej istnieje równie kosztowny, jak w wypadku sprzedaży na rzecz przedsiębiorców, obowiązek wydrukowania i przekazania nabywcy wydruku z kasy fiskalnej (paragonu).

[srodtytul]Sprzedaż poza kasą[/srodtytul]

Jest jednak pewna kategoria transakcji podlegających VAT, których nie trzeba dokumentować poprzez wydruk z kasy rejestrującej. Zostały one wymienione w załączniku do rozporządzenia ministra finansów z 19 grudnia 2008 r. w sprawie zwolnień ze stosowania kas rejestrujących. Wśród nich znajdują się przykładowo:

- dostawa energii elektrycznej, gazu, pary wodnej i gorącej wody (PKWiU 40),

- usługi w zakresie rozprowadzania wody (PKWiU 41),

- usługi telekomunikacyjne (PKWiU 64.2),

- usługi pośrednictwa finansowego (PKWiU 65 – 67),

- usługi w zakresie edukacji (PKWiU 80),

- usługi w zakresie gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, usługi sanitarne i pokrewne (PKWiU 90.0).

[srodtytul]Rachunek[/srodtytul]

Nie wolno przy tym pominąć treści art. 87 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?n=1&id=176376&wid=328885]ordynacji podatkowej[/link], zgodnie z którym, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający sprzedaż lub wykonanie usługi. Biorąc jednak pod uwagę przywołany wyżej art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, gdy konsument zażąda potwierdzenia transakcji, właściwym dokumentem będzie faktura VAT, a nie rachunek (chyba że sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT).

[srodtytul]Gdzie są oszczędności[/srodtytul]

Skoro w razie świadczenia usług i dostaw towarów wymienionych w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień ze stosowania kas rejestrujących na rzecz konsumentów nie ma, co do zasady, obowiązku wystawienia faktury (wyłącznie na żądanie) ani obowiązku wydruku i wydania paragonu z kasy fiskalnej, należy rozważyć, w jaki sposób można przekazać konsumentowi informację o wysokości kwoty należnej do zapłaty, bez generowania papierowych dokumentów.

W przypadku usług telekomunikacyjnych (PKWiU 64.2 dostarczanie Internetu, usługi telewizyjne, usługi telefoniczne) problem jest stosunkowo łatwy do rozwiązania. Świadczeniodawca, ze względu na przedmiot swojej działalności, dysponuje bowiem zarówno infrastrukturą techniczną, jak i danymi nabywcy, dzięki czemu możliwe jest przekazanie informacji o wysokości rachunku do zapłaty bez potrzeby generowania papierowych dokumentów.

[srodtytul]W elektronicznej formie[/srodtytul]

Przykładowo można to zrobić w postaci:

- informacji pojawiającej się na ekranie telewizora (usługi telewizyjne),

- informacji dostępnej w panelu klienta (dostarczanie Internetu),

- informacji pozostawionej na poczcie głosowej, automatycznej informacji telefonicznej, wiadomości SMS (usługi telefoniczne stacjonarne lub mobilne).Zarówno w przypadku wyżej wymienionych, jak i pozostałych usług, tj. przykładowo rozprowadzania wody, pośrednictwa finansowego, w zakresie edukacji, gospodarki ściekami, a także dostawy energii elektrycznej czy gazu, przekazywanie informacji o wysokości należności do zapłaty może przybrać m.in. formę:

- wiadomości SMS,

- wiadomości e-mail.

[srodtytul]Niższe koszty na zachętę[/srodtytul]

Oczywiście wysłanie wiadomości SMS czy przesłanie wiadomości e-mail może dotyczyć wyłącznie tych klientów, którzy mają dostęp do Internetu lub mają telefony komórkowe albo stacjonarne (z funkcją odbierania SMS) i przekażą stosowne dane kontaktowe świadczeniodawcy.

W dobie informatyzacji społeczeństwa oszczędności wynikające z korzystania z tych nowoczesnych form komunikacji, nawet jedynie w stosunku do określonego kręgu osób, mogą okazać się znaczne (trzeba jednak pamiętać, że otrzymanie określonych danych kontaktowych konsumentów może się wiązać z pewnymi obowiązkami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych). Może to pozwolić na obniżenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej i w konsekwencji ewentualnie obniżenie ceny oferowanych świadczeń.