W niektórych firmach ciągłe wypełnianie korekt deklaracji VAT to jeden z głównych problemów działów księgowości. Zajmuje im to wiele czasu, mimo że nie popełniają żadnych błędów. Obowiązek weryfikowania rozliczeń często wynika bowiem z tego, że podatnik nie otrzymał na czas dokumentów od kontrahentów. Najczęściej dochodzi do tego, gdy są to firmy zagraniczne. Od 1 grudnia przepisy w tym zakresie są mniej restrykcyjne.

[srodtytul]Łatwiejsza dostawa[/srodtytul]

Przykładem korzystnych zmian są nowe zasady stosowania stawki zero przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (dalej WDT). Dotychczas firma mogła zastosować stawkę zero, jeśli do dnia złożenia deklaracji za okres, w którym dokonała dostawy, zgromadziła dokumentację potwierdzającą wywóz towaru i dostarczenie go nabywcy. Gdy sprzedaż następowała w ostatnich dniach miesiąca, miała na to niecały miesiąc. Jeśli się nie udało, konieczne było naliczenie VAT według takiej stawki, jaka obowiązywałaby przy sprzedaży takich towarów w kraju, czyli najczęściej 22 proc. Dopiero w momencie gdy firma zgromadziła odpowiednie dokumenty, miała prawo do skorygowania deklaracji za okres, w którym nastąpiła sprzedaż. Wiązało się to więc z wieloma komplikacjami i koniecznością oczekiwania na zwrot pieniędzy.

Teraz korekt związanych z WDT będzie znacznie mniej. Jeżeli podatnik nie zgromadzi odpowiednich dokumentów do 25. dnia następnego miesiąca, nie będzie musiał od razu naliczać VAT według stawki krajowej. Jak długo sprzedawca będzie mógł czekać? Wprowadzone rozwiązania są dosyć skomplikowane i zależą od tego, czy sprzedaży dokonano w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału czy też w trzecim.

[srodtytul]Dużo zależy od terminu[/srodtytul]

Na początek rozważmy sytuację podatnika, który rozlicza się co miesiąc. Jeśli dokonał wewnątrzwspólnotowej dostawy w marcu i do 25 kwietnia nie otrzymał dokumentów uprawniających do stosowania zerowej stawki, to nie ujmuje tej transakcji w deklaracji za marzec. W takim wypadku podatnik czeka na dowody do 25 maja. Jeśli wtedy nadal ich nie posiada, to w deklaracji za kwiecień musi naliczyć VAT według stawki krajowej. Analogiczne zasady będą obowiązywać, gdy wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów nastąpi w czerwcu, wrześniu lub grudniu.

Jeżeli dostawa nastąpi w pozostałych miesiącach, podatnik także będzie miał więcej czasu niż obecnie na zgromadzenie dokumentów. Wtedy zmienione przepisy nakazują mu zaczekać z ujęciem transakcji na ostatnią w kwartale deklarację, czyli rozliczenie za marzec, czerwiec, wrzesień lub grudzień. Jeśli do momentu upływu terminu składania deklaracji za te miesiące podatnik nie uzyska odpowiedniej dokumentacji, to musi naliczyć podatek ze stawką krajową. Robi to w deklaracji za ostatni miesiąc kwartału.

Prostsze zasady obowiązują w wypadku firm rozliczających się kwartalnie. Jeżeli nie zgromadzą odpowiednich dokumentów do upływu terminu złożenia deklaracji za dany okres, ujmują wewnątrzwspólnotową dostawę w kolejnej deklaracji. Gdy mają już dowody dotarcia towaru do kontrahenta, stosują stawkę zero, jeżeli nie muszą naliczyć VAT w takiej wysokości, jakby kupującym była polska firma.

[srodtytul]Czy warto płacić co kwartał[/srodtytul]

Z przepisów wynika, że firma składająca deklaracje VAT co kwartał rzadziej będzie zmuszona do korygowania rozliczeń. Czy to znaczy, że podatnicy sprzedający towary do innych krajów UE powinni wybrać ten sposób rozliczania VAT? Raczej nie. To dlatego, że firmy takie zwykle mają nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym. To oznacza, że urząd zwraca im podatek, a nie one go płacą. I tu pojawia się problem, bo kwartalne składanie deklaracji wydłuża oczekiwanie na ten zwrot.

[srodtytul]Późniejsze otrzymanie dokumentów[/srodtytul]

Zasady korygowania rozliczeń, gdy firma otrzyma po terminie brakującą dokumentację, także nie są proste. Gdy podatnik rozlicza VAT co miesiąc i sprzedaż nastąpiła w marcu, czerwcu, wrześniu lub grudniu, WDT według stawki zero należy wykazać w miesiącu dostawy. Trzeba więc skorygować dwie deklaracje: za miesiąc dostawy oraz za okres, gdy wykazano sprzedaż z 22-proc. VAT. Podobnie będzie, gdy firma rozlicza się kwartalnie – w tym wypadku spóźnione otrzymanie dowodów dostawy także będzie skutkować obowiązkiem korekty formularzy za dwa okresy rozliczeniowe.

Prostsza sytuacja wystąpi, gdy firma rozlicza VAT co miesiąc i dostawy dokonała w jednym z dwóch pierwszych miesięcy kwartału. Wtedy po skompletowaniu dokumentów koryguje rozliczenie za ostatni miesiąc kwartału, czyli to, w którym wykazała sprzedaż ze stawką krajową.

W obu wypadkach trzeba pamiętać także o skorygowaniu deklaracji podsumowującej.

[srodtytul]Lista dokumentów bez zmian[/srodtytul]

Nowelizacja, niestety, nie zmieniła katalogu dokumentów, które uznaje się za wystarczające dowody dokonania WDT i zastosowania stawki zero. Zgodnie z art. 42 ust. 3 są to następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów:

- dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

- kopia faktury,

- specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Gdy podatnik dokonujący dostawy wywozi towary przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz kopii faktury i specyfikacji dostawy powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

- imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów,

- adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy,

- określenie towarów i ich ilości,

- potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju,

- rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu – w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Jeszcze inne zasady obowiązują w wypadku wywozu przez nabywcę nowych środków transportu bez użycia innego środka transportu (przewozowego). Wtedy oprócz kopii faktury i specyfikacji podatnik powinien posiadać dokument zawierający dane umożliwiające prawidłową identyfikację podatnika dokonującego dostaw i nabywcy oraz nowego środka transportu.

[srodtytul]Firmy skazane na walkę przed sądem[/srodtytul]

W pewnych sytuacjach przepisy pozwalają na stosowanie dodatkowych dowodów. Zgodnie z art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, jeśli dokumenty, o których mowa w ust. 3 – 5 tego przepisu, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy, dowodami mogą być również inne dokumenty, np. korespondencja handlowa, dokumenty dotyczące ubezpieczenia, dowody zapłaty. Przepisy w tym zakresie także nie uległy zmianie.

Rozwiązania dotyczące zasad dokumentowania WDT od dawna budzą wątpliwości. Szkoda więc, że ustawodawca nie wykorzystał szansy na ich zmianę. Sądy od dawna kwestionują bowiem zgodność tych rygorystycznych i biurokratycznych wymogów z prawem wspólnotowym. Przede wszystkim warto wskazać na [b]wyrok NSA z 13 maja 2008 r. (I FSK 611/07)[/b]. Stwierdził on, że warunki stosowania zerowej stawki przy WDT określa ustawodawstwo wewnętrzne państw Wspólnoty, lecz nie mogą one wykraczać poza to, co jest niezbędne do zapewnienia prawidłowego poboru podatku i unikania oszustw podatkowych. Rozwiązania krajowe nie mogą więc godzić w zasadę neutralności podatkowej, zwłaszcza gdy fakt dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej jest bezsporny.

Kolejnym przykładem jest [b]wyrok WSA w Warszawie z 27 września 2007 r. (III SA/Wa 1210/07)[/b]. Czytamy w nim: „Jeżeli podatnik nie jest w stanie zgromadzić dokumentów wymienionych w katalogu podstawowym, powinien mieć prawo zastosowania dowodów pomocniczych, określonych w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w celu skorzystania ze stawki zero przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Nie ma również podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi w formie elektronicznej lub przesłanemu faksem”.

Są też inne korzystne dla podatników rozstrzygnięcia. [b]W orzeczeniu z 11 kwietnia 2008 r. WSA w Warszawie (III SA/Wa 155/08)[/b] stwierdził, że okoliczność dokonania WDT powinna być – co do zasady – potwierdzona za pomocą kopii faktury, specyfikacji ładunku oraz listu przewozowego. Podatnik nie musi mieć wszystkich wymienionych dokumentów. Wystarczy, aby te, które łącznie posiada, wykazywały, że dokonał dostawy wewnątrzwspólnotowej. Istotna jest treść dokumentów, a nie ich ilość. W tym samym wyroku sąd uznał, że fakt, iż podatnik przedstawia kopię dokumentu przewozowego zamiast oryginału, nie może być samodzielnym powodem kwestionowania, że doszło do wewnątrzwspólnotowej dostawy.

Niestety, sporów między podatnikami a fiskusem raczej nie będzie ubywać. Mogłaby to bowiem spowodować jedynie zmiana przepisów.

[ramka][b]To się zmienia[/b]

Nowelizacja wprowadziła wiele ułatwień dla firm. Najważniejsze z nich to:

- kontrolujący nie będą już naliczać 30-proc. sankcji,

- zrezygnowano z zasady, że jeśli wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów, to podatnik nie może odliczyć zawartego w nim VAT (sądy wielokrotnie uznawały ten przepis za niezgodny w prawem UE),

- wydłużono okres, w którym można odliczyć VAT z faktury otrzymanej od kontrahenta,

- wprowadzono łatwiejsze do zastosowania zasady tzw. ulgi na złe długi,

- firmy będą miały więcej czasu na zgromadzenie dokumentów potwierdzających dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

- importerzy będą mogli rozliczać podatek związany ze sprowadzeniem towaru w sposób bezgotówkowy (podobnie, jak robią to firmy sprowadzające towary z UE),

- wszystkie firmy, a nie tylko mali podatnicy, będą mogły składać deklaracje co kwartał,

- rozszerzono zakres zwolnienia przy sprzedaży budynków użytkowych, jednocześnie dając firmom prawo wyboru opodatkowania takiej transakcji,

- skrócono podstawowy termin zwrotu VAT ze 180 do 60 dni.[/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma składa deklaracje VAT co miesiąc. W styczniu sprzedała towary do Hiszpanii. Dopiero 26 marca otrzymała potwierdzenie, że dotarły do odbiorcy. W takiej sytuacji WDT ze stawką zero należy wykazać w deklaracji za marzec. Firma ma do tego prawo, ponieważ jest to ostatni miesiąc kwartału. Jednocześnie nie może ująć tej transakcji w formularzu za luty, ponieważ w momencie otrzymania dokumentów termin jego złożenia już minął.

[b]Przykład[/b]

W marcu polska firma sprzedała towary do Niemiec. Niestety, w wyniku zaniedbań spedytora dowody odbioru towaru przez kontrahenta dotarły do firmy 2 czerwca.

Jeśli sprzedawca składa deklaracje VAT co miesiąc, to niestety nie uniknie korekty. Musi bowiem wykazać sprzedaż najpóźniej w deklaracji za kwiecień składanej do 25 maja. W czerwcu, po uzyskaniu dokumentów, firma może skorygować swoje rozliczenia. W tym celu w miesiącu dokonania dostawy (czyli w marcu) musi ująć sprzedaż ze stawką zero. Konieczne jest także skorygowanie deklaracji za kwiecień, bo to w niej wykazano sprzedaż ze stawką krajową.

Gdyby firma rozliczała VAT kwartalnie, uniknęłaby obowiązku korekty. Wtedy ujęłaby WDT w deklaracji za drugi kwartał.

[b]Przykład[/b]

W lutym polska firma sprzedała swoje produkty do Portugalii. Potwierdzenie ich odbioru otrzymała 6 kwietnia. W tej sytuacji korekta nie będzie konieczna bez względu na to, czy firma składa deklaracje co miesiąc czy też co kwartał. W pierwszym wypadku wykaże WDT w rozliczeniu za marzec, w drugim – w deklaracji za pierwszy kwartał.[/ramka]