Taki dokument nie spełnia wymogów przewidzianych dla faktur elektronicznych. To kategoryczne stanowisko zajął 19 października Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie. Źródłem sporu była interpretacja wydana przez organy skarbowe operatorowi Plus GSM.

Spółka Polkomtel SA wysyła pocztą tysiące faktur. Ponosi spore koszty, a w wielu wypadkach przesyłki docierają do odbiorców ze znacznym opóźnieniem. Skutkiem są spóźnione zapłaty, co oznacza dla nabywcy konieczność uiszczania odsetek, a dla sprzedawcy – gorszą płynność finansową. Gdy odbiorcami faktur są duże firmy, mogą mieć tzw. podpis elektroniczny, co umożliwia wystawcy korzystanie z elektronicznego systemu przesyłania faktur. Mniejsze jednak go nie mają. Wtedy, aby uprościć operację, sprzedawca skłonny jest udostępnić im swój serwer, z którego mogliby drukować sobie faktury, zapłacić za nie i odliczyć wynikający z nich VAT.Polkomtel zapytał urząd skarbowy, czy jest to dopuszczalne. Odpowiedź była negatywna.

Aby faktura mogła zostać uznana za wystawioną zgodnie z prawem i stanowić podstawę do odliczenia VAT, musi spełniać warunki rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie faktur elektronicznych. Jeden z nich dotyczy kwalifikowanego sposobu akceptacji tych dokumentów przez odbiorcę, czyli użycia specjalnego podpisu potwierdzonego certyfikatem – wyjaśniały organy skarbowe.

Spór dotarł do WSA. – Faktura to podstawowy dokument służący rozliczeniom z VAT. Zasady jego wystawiania i odbioru są sztywne. Nie pozwalają one na zwykłe odbieranie faktur za pomocą komputera i drukowanie ich przez każdą ze stron transakcji na własnej drukarce – argumentowała w sądzie Jolanta Wojaczek, radca prawny izby skarbowej.

– Chodzi tylko o to, kto naciśnie na klawiaturze przycisk „drukuj”. Jeśli zrobi to wystawca faktury, a potem zaniesie ją na pocztę, organy nie mają zastrzeżeń. Ale wystarczy, że ten sam dokument wydrukuje odbiorca, co bez pośrednictwa poczty może zrobić szybciej i taniej, a spotyka się z zarzutem działania niezgodnego z prawem. To podejście odbiegające od realiów, szczególnie że od 1 maja 2005 r. nie jest wymagany pod fakturą podpis wystawcy – replikował Dariusz Sobczyk, doradca podatkowy Polkomtelu.

Dodawał, że faktury i tak początkowo istnieją jedynie jako byt wirtualny. To system zbiera dane, przetwarza je, opracowuje zgodnie z wzorem wynikającym z rozporządzenia ministra finansów. Dopiero po wydrukowaniu stają się częścią dokumentacji firmy. To, kto to zrobi, nie ma wpływu na ich treść.

WSA oddalił skargę spółki. Wyraził nadzieję, że może kiedyś system elektroniczny będzie powszechny, ale dziś nie wszyscy odbiorcy faktur mają komputer. – Pobieranie danych musi być zgodne z dyrektywą UE 2001/115/WE, a ta wymaga akceptacji odbioru e-faktury. Ta zaś możliwa jest tylko za pomocą kwalifikowanego podpisu. Do czasu zmiany norm unijnych, które być może nie nadążają za postępem w elektronice, inne działanie stanowi obchodzenie prawa – uzasadniła wyrok sędzia Krystyna Kleiber (sygn. III SA/Wa 1341/07).

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów e-faktury muszą być akceptowane przez odbiorcę. Ich autentyczność zaś – potwierdzona tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, zweryfikowanym przez certyfikat albo system wymiany danych elektronicznych (EDI). Organy skarbowe w każdej chwili muszą móc je sobie wydrukować.

Ponieważ elektroniczny podpis jest drogi, niewielu mniejszych przedsiębiorców jest nim zainteresowanych. Wykorzystują oni raczej sprawdzony sposób, polegający na wysyłaniu faktur e-mailem. Odbiorca je sobie potem drukuje. Metoda ta jest stosowana nader często, gdyż władze podatkowe mają małe szanse na jej wykrycie.

Joanna Stawowska, partner w spółce Deloitte

W praktyce wiele firm wysyła faktury drogą elektroniczną, rezygnując z formy papierowej, ale to błąd. VAT jest sformalizowany i jeżeli przepisy zawierają wymogi formalne, np. kwalifikowany podpis na e-fakturze, to powinny być one spełnione. Tylko takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w których treść dokumentu wychodzącego od sprzedawcy jest inna od tej, która dociera do nabywcy.Jeśli chodzi o ewentualne zmiany w VI dyrektywie w tym zakresie, to nie należy się ich szybko spodziewać, choć mniej formalności podczas wystawiania faktur z pewnością ułatwiłoby życie podatnikom. Wymagałoby to jednak stworzenia specjalnych mechanizmów pozwalających organom skarbowym na ustalenie, czy kwoty VAT odliczonego przez nabywcę są takie same jak należnego u sprzedawcy.