Jak odróżnić reprezentację od innych wydatków

To niełatwa sprawa. Przepisy nie definiują bowiem ani reklamy, ani reprezentacji. Jedno jest pewne - podatnicy będą próbowali udowodnić, że ich działania nie są reprezentacją, a urzędy, że wręcz przeciwnie.

Od 1 stycznia br. nie odliczamy już wydatków na działania reprezentacyjne. W ubiegłym roku były kosztem, ale tylko do wysokości 0,25 proc. przychodów. To niewiele, ale wydatki reprezentacyjne z reguły mieściły się w tym limicie. Podobnie było z nakładami na reklamę niepubliczną. Teraz każda reklama jest w całości kosztem.

Mówiąc najprościej, reprezentacja to stwarzanie i utrwalanie dobrego wizerunku firmy. Czyli działania mające na celu wywarcie na kontrahentach jak najlepszego wrażenia. Do kosztów reprezentacji zalicza się przede wszystkim wydatki na organizację okolicznościowych przyjęć, spotkanie z kontrahentem w restauracji, upominki dla partnerów handlowych.

Natomiast reklama to zachwalanie sprzedawanych produktów. Jak podkreśliło Ministerstwo Finansów w piśmie z 23 kwietnia 1996 r. (PO 3MD-722-131/96), reklama to "rozpowszechnianie informacji o towarach i usługach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, w celu zachęty do nabywania towarów i korzystania z określonych usług".

Działania reklamowe i reprezentacyjne często jednak nakładają się na siebie i trudno określić, czy bardziej promujemy firmę, czy też utrwalamy jej pozytywny obraz. Na pewno nie będzie już kosztem kolacja z kontrahentem, katering na imprezie dla klientów z okazji rocznicy firmy, butelka whisky sprezentowana biznesowemu partnerowi. Jednak z innymi akcjami promocyjnymi możemy mieć problemy. Tym bardziej że przy działaniach skierowanych do konkretnych osób podatnicy do tej pory nie głowili się, czy jest to reprezentacja, czy reklama (niepubliczna), bo wydatki i tak były rozliczane w ramach limitu. Teraz ten podział jest konieczny.

To zadanie też dla organów podatkowych. Co uznają za reprezentację firmy? Cenną wskazówkę dają wyjaśnienia zamieszczone na stronach internetowych Krajowej Informacji Podatkowej. Wynika z nich, że do wydatków na reprezentację zaliczymy:

- prezenty dla kontrahentów, które nie mają charakteru reklamowego (portfel, pióro, kalendarz, alkohol, kosmetyki itp.); oznaczenie prezentu logo firmy przesądza o tym, że prezent ma charakter reklamowy i wydatek na jego zakup można zaliczyć do kosztów; może to być koszulka, długopis, kartka świąteczna, kubek, smycz, karteczki samoprzylepne, kalendarz itp.,

- przyjmowanie kontrahentów -kieszonkowe dla członków delegacji, koszty ich wyżywienia i noclegów, bankietów, a także zorganizowanie dla nich dodatkowych atrakcji (np. bilety do teatru, na koncert);

- reprezentacyjny ubiór -oznakowany logo lub w inny sposób, wykluczający używanie go na potrzeby osobiste (będący własnością pracodawcy); wydatki na reprezentacyjny strój mogą jednak być kosztem, jeśli są rzeczową formą wynagrodzenia pracownika (i wynika to z umowy o pracę); odliczymy też zakupy ubioru roboczego i ochronnego dla pracowników, jeśli obowiązek jego zapewnienia wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy;

- wystrój firmy i zagospodarowanie terenu wokół niej - odbiegające od zwyczajowo przyjętego w danej branży i okolicy, tj. bardziej ekskluzywne, wytworne;

- organizację jubileuszu - poczęstunek dla gości, imprezy artystyczne, upominki, nagrody w konkursach, oczywiście wtedy, gdy nie mają charakteru reklamowego.

Zdaniem specjalistów z KIP nie są kosztem reprezentacji wydatki na:

- imprezy integracyjne organizowane dla pracowników,

- wiązanki, wieńce i inne wydatki związane z uroczystościami pogrzebowymi,

- wyżywienie podczas szkolenia,

- zakup artykułów spożywczych (herbata, kawa, paluszki, ciastka, woda mineralna itp.) na posiedzenia, narady, zebrania wewnętrzne organów zarządzających i stanowiących,

- zakup posiłków i napojów dla pracowników,

- upominki jubileuszowe dla pracowników,

- wizytówki, papier firmowy itp., czyli materiały, które są kosztem ogólnym funkcjonowania firmy.

Oczywiście wyjaśnienia KIP nie są w żaden sposób wiążące ani dla podatników, ani dla urzędów.

>Nie wszystko, co poprawia wizerunek firmy, jest reprezentacją

Urzędy na pewno będą wyrzucać z kosztów faktury za lunch z kontrahentem. Nie przekreślajmy jednak wszystkich działań przedstawiających firmę w korzystnym świetle.

Czy reprezentacja to normalne, standardowe działania promujące firmę, czy też tylko takie, które wiążą się z okazałością i wytwornością? To drugie wynika z pisma Ministerstwa Finansów z 17 lipca 1995 r. (PO4/AK-722-702/95) wielokrotnie powtarzanego w interpretacjach urzędów. Stwierdzono w nim, że reprezentacja oznacza "okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związane ze stanowiskiem lub pozycją społeczną". Także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 września 2000 r. (IIISA1994/99) podkreślił: "reprezentacja to okazałość, wystawność, a w przypadku firmy "dobre" jej reprezentowanie, które może polegać na wystroju firmy, interesującym logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów".

Można więc argumentować, że kawa i ciastka podane podczas spotkania z kontrahentem w naszej firmie (o tym tekst obok) to zachowanie wynikające raczej z dobrych zwyczajów niż związane z okazałością.

Urzędy mogą przyjmować jednak, że reprezentacja to wszystkie działania "wizerunkowe", także takie, które nie kojarzą się ze szczególną wytwornością. Warto przykładowo przypomnieć interpretację Urzędu Skarbowego w Zgorzelcu z 31 marca 2004 r. (US.PD-I.415/4/2/2004), zgodnie z którą reprezentacją firmy jest urządzenie przed jej siedzibą ogródka ze zwierzętami. Podobny pogląd wyraził Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 8 marca 2006 r. (1472/ROP 1/423-43/83/06/MG) dotyczącej trawy, krzewów i drzewek zdobiących teren wokół firmy. Z kolei Izba Skarbowa w Gdańsku (pismo z 12 grudnia 2003 r., BI/005/0523/03) do kosztów reprezentacji zaliczyła wydatki na rośliny doniczkowe w siedzibie spółki. Podkreśliła jednak, że dotyczy to tylko szczególnie cennych okazów nabywanych w celu podkreślenia wytworności w sposobie funkcjonowania spółki.

Do tej pory gadżet dla kontrahenta był traktowany jako koszt reprezentacji. Teraz, jeśli znajdzie się na nim logo firmy, może być uznany za koszt reklamy. Czy urzędy to zaakceptują? Mamy już pierwsze interpretacje w tej sprawie. Pierwszy Urząd Skarbowy Łódź-Górna w piśmie z 8 lutego br. (I-415/01/07) stwierdził: "Towary określone przez pana jako gadżety reklamowe, jak np. kubki, kalendarze, długopisy i smycze, oznaczone logo firmy, nie promują konkretnych wyrobów i towarów handlowych związanych z działalnością pana firmy czy usług świadczonych przez pana firmę. Nie są to również przedmioty związane z zakresem i przedmiotem pana działalności gospodarczej. Rozdawanie kontrahentom drobnych upominków z logo firmy, wzbudzając pozytywne skojarzenia w odbiorcach, wpływa natomiast w sposób pośredni na stworzenie dobrego wizerunku firmy. (...) wydatki poniesione na zakup kubków, kalendarzy, długopisów i smyczy z logo firmy są wydatkami na cele reprezentacji, wobec czego w świetle cytowanych przepisów art. 23 ust. 1 pkt 23 updof nie stanowią kosztów uzyskania przychodów".

Inny pogląd przedstawił Podlaski Urząd Skarbowy w interpretacji z 7 marca br. (PO-II/423/2/AN/07). Chodziło o rozliczenie opatrzonych logo firmy czapek, kurtek, ręczników i długopisów. Podatnik argumentował, że mają one utrwalać w pamięci nabywcy nazwę reklamowanego produktu. Urząd zgodził się, że takie gadżety reklamowe mogą być rozliczone w całości w kosztach, zastrzegł jednak, że wydając interpretację, nie może przeprowadzić postępowania dowodowego, które by to potwierdziło.

Jak więc widać, praktyka urzędów może być różna. Wydaje się jednak, że rozdawane masowo gadżety mają ewidentnie reklamowy charakter. Tym bardziej że są opatrzone logo lub dodatkowymi informacjami o firmie. Jak pisaliśmy w DF z 21 grudnia ub.r., do reprezentacji można zaliczyć jedynie eleganckie, ekskluzywne upominki (np. markowy skórzany portfel), którymi chcemy uhonorować wybranych kontrahentów.

Przedsiębiorcom trudno będzie już coś przekąsić na konto firmy. Nie odliczymy bowiem wydatków konsumpcyjnych, które wiążą się z tworzeniem dobrego wizerunku firmy, okazałością i wytwornością. Będzie to przykładowo poczęstunek na imprezie z okazji rocznicy firmy. Jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 września 2000 r. (III SA 1994/99): "za koszt reprezentacji uznać można między innymi koszty związane z organizacją przyjęć i imprez mających promować własną działalność".

Nie wrzucimy też w koszty wydatków na kolację z kontrahentami, nawet jeśli omawialiśmy na niej ważne firmowe sprawy.

Wyrzucenie z kosztów reprezentacyjnych usług gastronomicznych nie oznacza jednak, że każda faktura za konsumpcję nie jest automatycznie kosztem firmy. Degustacja może nie mieć nic wspólnego z reprezentacją, np. poczęstunek podczas szkolenia. Jest to normalny element całej usługi, którą wykupują uczestnicy. Trudno trzymać kursantów przez cały dzień bez posiłku, obiad nie powinien więc być traktowany jako coś ponadstandardowego, świadczącego o wytworności i okazałości.

Podobnie będzie ze szkoleniami mającymi zapoznać klientów z obsługą sprzedawanych produktów. W wyroku z 27 lipca 2006 r. (II FSK1008/05) Naczelny Sąd Administracyjny wyraźnie stwierdził, że nie jest reprezentacją ani reklamą organizowanie szkoleń dla kontrahentów. Robione są bowiem po to, aby klienci zapoznali się z parametrami technicznymi produktów oraz nauczyli się je obsługiwać. Oprócz podstawowych wydatków, takich jak wynajęcie sali, sprzętu i wynagrodzenie wykładowców, do kosztów organizacji szkolenia zaliczymy też wyżywienie i zakwaterowanie uczestników. Sąd uznał, że szkolenia miały charakter instruktażowy, bo dotyczyły instalowania, użytkowania, czyszczenia i konserwacji sprzedawanych przez spółkę skomplikowanych wyrobów.