Faktury korygujące i ich rozliczanie sprawiają podatnikom wiele problemów. Są także przeszkodą w popularyzowaniu elektronicznych dokumentów sprzedaży.

Według części urzędów skarbowych firma, która zdecyduje się na taką metodę, także korekty musi wysyłać przez Internet.

- To stawia pod znakiem zapytania stosowanie e-faktur w Polsce. Problemy techniczne powodują, że elektroniczne wystawianie korekt często jest niemożliwe. Ten dokument ma bowiem bardzo skomplikowany układ, tzn. musi zawierać zarówno dane zmieniane, jak i nowe - mówi Tomasz Kassel, starszy menedżer w PricewaterhouseCoopers.

- W innych krajach Unii Europejskiej nie ma odrębnego wzoru faktury korygującej. Jest taka jak zwykły dokument sprzedaży i tylko z jej treści wynika, że weryfikuje wcześniej wystawioną fakturę. Stąd biorą się problemy techniczne z elektronicznymi korektami. Część systemów informatycznych po prostu nie jest przystosowana do ich przesyłania - wyjaśnia Tomasz Grunwald, doradca podatkowy w KPMG.

Jego zdaniem z rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych nie wynika, że tylko przejściowe problemy techniczne pozwalają wystawiać korekty w formie papierowej. Taka interpretacja niepotrzebnie utrudnia rozwój tej formy dokumentowania sprzedaży. Na szczęście organy podatkowe zmieniają stanowisko na bardziej liberalne. Przykładem jest decyzja Izby Skarbowej w Rzeszowie z 21 maja 2007 r. (IS.II/2-443/33/07), która uchyliła wcześniejszą, niekorzystną dla podatnika, odpowiedź urzędu.

Zgadza się z nim Tomasz Kassel. - Po pierwsze, rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie zawiera bezwzględnego zakazu stosowania papierowej korekty do elektronicznej faktury. Po drugie, nie wiążą się z tym przecież żadne zagrożenia dla budżetu - mówi.

- Coraz więcej firm jest zainteresowanych wystawianiem faktur elektronicznych. Są to przede wszystkim sieci hipermarketów i będące ich głównymi dostawcami koncerny z branży FMCG, czyli produkujące dobra szybkozbywalne, np. produkty spożywcze lub proszki do prania - zauważa Kassel.

Tłumaczy, że przedsiębiorstwa te ponoszą ogromne koszty nie tylko wystawiania faktur, ale także ich pięcioletniego przechowywania. Muszą bowiem w tym celu wynajmować wielkie magazyny.

- Niektóre zagraniczne koncerny czynią z elektronicznej dokumentacji warunek nawiązania współpracy. Oznacza to bowiem dla nich realne oszczędności -dodaje Grunwald.

Faktury elektroniczne muszą zawierać uwierzytelniony podpis elektroniczny lub być przesyłane w odpowiednio zabezpieczonym systemie wymiany informacji, tzw. EDI.

- Ten pierwszy sposób, jak wynika z naszej praktyki, jest rzadko stosowany, ponieważ podpis przypisany jest do konkretnej osoby, a nie firmy. To oznacza, że odpowiedni certyfikat musiałyby posiadać wszystkie osoby z działu sprzedaży, a to może być zbyt drogie rozwiązanie - podkreśla Kassel.

Początkowo istniały także problemy z przysyłaniem dokumentów w systemie EDI, ponieważ systemy informatyczne różnych firm różniły się między sobą. Teraz można korzystać z firm zewnętrznych, które dokonują odpowiedniej konwersji danych.

Część wątpliwości związanych z wystawianiem e-faktur została rozstrzygnięta. Urzędy nie kwestionują już, że szata graficzna przesłanego dokumentu jest inna niż faktury zapisanej w systemie wystawcy. Decyduje bowiem zachowanie integralności treści.

Tomasz Grunwald zauważa, że wymóg ten uniemożliwia jednak zamieszczenie informacji: kopia lub oryginał. W związku z tym problemy mają zagraniczne firmy występujące w Polsce o zwrot VAT, który wynika z e-faktur.

Po pierwsze, stosowne przepisy wymagają dostarczenia ich oryginału. Po drugie, przed oddaniem urząd musi przedziurkować fakturę. Wystarczy jednak racjonalna interpretacja przepisów przez fiskusa, czyli zaakceptowanie wydruków elektronicznych dokumentów, aby rozwiązać problem. Tym bardziej że rozporządzenie w sprawie e-faktur należy traktować jako przepis szczególny w stosunku do ogólnych zasad dokumentowania sprzedaży. Dlatego nie trzeba, a nawet nie można, podawać w nich, czy to kopia czy oryginał.

Masz pytanie do autora, e-mail: k.pilat@rzeczpospolita.pl

Interpretacja Izby Skarbowej w Rzeszowie z 21 maja 2007 r. (IS.II/2-443/33/07)

Niedopuszczalne jest na etapie podpisywania akceptacji przyjęcie zasady wystawiania faktur korygujących i duplikatów w formie papierowej. Skoro odbiorca nie jest przygotowany do przyjmowania faktur korygujących w formie elektronicznej, należy odstąpić od tej zasady i wystawiać wszystkie dokumenty sprzedaży w formie papierowej.

Interpretacja Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu z 10 marca 2006 r. (1473/WV/443/450/300/2005/GW)