Co do zasady, czynności kontrolne organów prowadzi się w siedzibie kontrolowanej firmy, a także w miejscu przechowywania dokumentacji (jeśli jest inne od siedziby) oraz w miejscach związanych z prowadzoną działalnością. Jeżeli księgi podatkowe przedsiębiorstwa są prowadzone lub przechowywane poza jego siedzibą, to pracownicy urzędu skarbowego mogą zażądać dostępu do nich w siedzibie – co do zasady w oddzielnym, wydzielonym pomieszczeniu. Kontrola może mieć ewentualnie miejsce w lokalu, w którym księgi podatkowe są przechowywane, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej (art. 285a § 1 ordynacji podatkowej; dalej: o.p.). Szczególnie uciążliwe dla niektórych przedsiębiorców może być to, że żądanie kontrolujących może dotyczyć także lokali mieszkalnych. Ordynacja podatkowa wskazuje też szczegółowo, że kontrolowana jednostka ma obowiązek zapewnić pracownikom organów skarbowych warunki do pracy, w tym, w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów (art. 287 § 3 o.p.).
Czy na pewno w każdych okolicznościach
Urzędy skarbowe stosują bardzo korzystną dla siebie interpretację ww. przepisów, przyjmując, że co do zasady – przedsiębiorca musi zapewnić dostęp do dokumentacji rachunkowej w swojej siedzibie we wszelkich okolicznościach. Urzędnicy często negują przy tym prawa podatników. Zdarza się, że skarbówka oczekuje zapewnienia warunków lokalowych do wykonywania kontroli nawet od podatników, którzy w swojej siedzibie dysponują zaledwie dwoma pomieszczeniami, mimo że możliwe jest dogodne udostępnienie dokumentów w innym miejscu, w którym zresztą dokumentacja jest często przechowywana. Sytuacja taka ma miejsce choćby w przypadku, gdy podatnik nie ma własnej księgowości wewnętrznej, a jego rozliczenia są prowadzone przez podmiot wyspecjalizowany.
Inne miejsce wystarczy...
Warto więc pamiętać, że jeżeli:
1) księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą firmy – np. w biurze rachunkowym lub u doradcy podatkowego,
2) ewentualna kontrola w siedzibie firmy w znacznym stopniu utrudni prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej
– to podatnik ma prawo zapewnić dostęp do dokumentacji rachunkowej w innym miejscu (w którym urzędnicy będą mogli swobodnie przeprowadzać kontrolę ksiąg podatkowych).
...jeśli podatnik wskaże powody
Przedsiębiorca powinien w takim przypadku dość szczegółowo wskazać powody, dla których oddanie całego pomieszczenia na użytek kontrolujących znacznie utrudniłoby mu bieżące prowadzenie firmy, np.:
- spotkania z kontrahentami,
- negocjacje handlowe,
- czynności pracowników.
Dotyczy to sytuacji, gdy w jego siedzibie trudno jest wygospodarować pomieszczenie dla urzędników, a nie ma trudności z zapewnieniem możliwości kontroli w miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej. Odmowa udostępnienia ksiąg w siedzibie podatnika nie powinna być wtedy potraktowana jako utrudnianie wykonywania czynności kontrolnych i prowadzić do odpowiedzialności porządkowej czy karnej skarbowej.
Nie można utrudniać prowadzenia działalności
Organy skarbowe nie mają całkowitej swobody określania miejsca prowadzenia kontroli, gdyż nie mogą, powołując się na przepisy ordynacji podatkowej, znacznie utrudniać działalności gospodarczej. Obowiązek zapewnienia lokalu w siedzibie firmy ma miejsce wtedy, gdy kontrolowany ma fizyczną, realną możliwość udostępnienia stosownego pomieszczenia. Nie można bowiem oczekiwać od kontrolowanego przedsiębiorcy, aby w związku z czynnościami kontrolnymi przeorganizował pracę przedsiębiorstwa, w tym zmieniał sposób lub czas pracy pracowników.
—Mikołaj Duda jest doradcą podatkowym, prawnikiem w Departamencie Kontroli Podatkowych w Kancelarii Prawno-Podatkowej Mariański Group
—Dawid Tomaszewski jest aplikantem radcowskim, prawnikiem w Departamencie Kontroli Podatkowych w Kancelarii Prawno-Podatkowej Mariański Group
podstawa prawna: art. 285a § 1 i art. 287 § 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 201 ze zm.)
