Błędy w dokumentacji odbiorą prawo do 0 proc. VAT

Przedsiębiorcy sprzedający towary kontrahentom z krajów Unii Europejskiej wciąż mają wątpliwości, jak właściwie dokumentować takie transakcje. Jeśli zrobią to nieprawidłowo, stracą prawo do zerowej stawki VAT. Ministerstwo Finansów analizuje problem i nie wyklucza, że wyda dokument, w którym określi przesłanki dochowania należytej staranności.

Postulaty firm

Takie stanowisko zajął resort w odpowiedzi na interpelację poselską nr 24483. Wiceminister Jan Sarnowski wyjaśnia, że warunkiem skorzystania z preferencji w VAT jest dochowanie należytej staranności w weryfikacji kontrahentów. Jak ich sprawdzić? Dokument z kwietnia 2018 r. „Metodyka dochowania należytej staranności w transakcjach krajowych" zawiera wskazówki dotyczące również relacji z podmiotami unijnymi. Należy zweryfikować m.in., czy nabywca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, a warunki transakcji nie są podejrzanie korzystne.

Wiceminister Sarnowski zapowiedział jednak, że w odpowiedzi na postulaty biznesu ministerstwo „ponownie przeanalizuje zasadność oraz możliwości wydania odrębnej metodyki odnoszącej się bezpośrednio do problemu należytej staranności w transakcjach wewnątrzwspólnotowych".

Eksperci wskazują, że kwestie te są nadal przedmiotem sporów.

– Problem właściwego dokumentowania transakcji, w tym wywozu towarów za granicę, pozostaje nierozwiązany – mówi adwokat Jarosław Ziobrowski, partner w Kancelarii Kurpisz Ziobrowski.

Wyjaśnia, że wprowadzone w ostatnich latach uszczelnienia podatkowe sprawiły, iż spadła liczba oszustw karuzelowych, a wzrosła świadomość podatników.

– Jednak ryzyko cały czas pozostaje. Organy podatkowe nadal zaś przerzucają na przedsiębiorców obowiązek weryfikacji kontrahentów, do czego podatnicy nie mają narzędzi ani uprawnień. W transakcjach krajowych nikogo już nie dziwi prośba o przesłanie dodatkowych dokumentów, potwierdzających rzeczywiste prowadzenie przez kontrahenta działalności gospodarczej. Jednak stosowanie tych samych standardów w transakcjach wewnątrzunijnych byłoby problematyczne. W jaki sposób polski przedsiębiorca ma zweryfikować dokument rejestracyjny kontrahenta z Malty czy Hiszpanii? Trudno też wyobrazić sobie, że prosi zagranicznego kontrahenta o umowę najmu biura czy magazynu albo listę płac pracowników – mówi mec. Ziobrowski.

Jego zdaniem spory o prawo do stosowania stawki 0 proc. VAT dotyczą zwłaszcza małych dostaw, dokonywanych przez przedsiębiorcę we własnym zakresie.

Problemy praktyczne

Jak podkreśla Agata Malicka, współwłaścicielka biura rachunkowego, błędy w zakresie dokumentacji mogą pozbawiać przedsiębiorcę prawa do zerowej stawki VAT. Podatnicy mają często wątpliwości, czy stosować dowody wywozu towarów za granicę wymienione w ustawie o VAT czy też przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912. Wątpliwości dotyczą też tego, czy wystarczające są dokumenty elektroniczne.

– Dlatego każdą zapowiedź wydania przez MF konkretnych wskazań należy przyjąć z zadowoleniem. Pamiętajmy, że specyfikacja transakcji krajowych i zagranicznych może być różna. W transakcjach z kontrahentami z UE normalne jest np. składanie zamówienia poprzez e-mail. Zdarza się, że polskie urzędy skarbowe podchodzą do takich zamówień nieufnie – mówi Agata Malicka.

Dodaje, że plusem jest, iż ministerstwo w kierowanych do podatników komunikatach zgadza się na stosowanie dokumentów elektronicznych. Nie musi to być papierowy oryginał. Podstawą stosowania stawki 0 proc. może być też dokument udostępniony w formie elektronicznej (np. e-mail, skan lub faks dokumentu), w tym wygenerowany za pośrednictwem systemu elektronicznego, np. systemu EDI czy ERP. Takie rozstrzygnięcie zawierają m.in. objaśnienia z grudnia 2020 r.

Jednak mec. Ziobrowski sceptycznie odnosi się do zapowiedzi resortu. – Wydawanie wytycznych, które nie są aktem prawnym, to nie jest rozwiązanie problemów. Ustawy podatkowe są obszerne i mają skomplikowane przepisy, dlatego powinno się dążyć do ich uproszczenia, a nie wydawania kolejnych wytycznych – mówi.

Mateusz Machalski adwokat, menedżer w dziale podatków pośrednich EY

Podczas dokumentowania transakcji wewnątrzwspólnotowych podatnicy mogą co do zasady powoływać się na listę dokumentów wynikającą wprost z rozporządzenia wykonawczego UE. Od czasu wejścia w życie tej listy istniały wątpliwości, czy zastępuje ona przepisy polskie, które przewidują własny katalog dokumentów potwierdzających możliwość stosowania stawki 0 proc. Niemniej samo MF poprzez komunikaty i organy podatkowe potwierdzają, że podatnicy mogą skutecznie powoływać się na oba te katalogi. Nie zmienia to jednak faktu, że w dalszym ciągu nieodkryte są dla nich obszary opodatkowania transakcji wewnątrzwspólnotowych (w tym zakupów z innych krajów UE, weryfikacji kontrahentów itd.). Dlatego wszelkie wskazówki, na które podatnicy mogliby się skutecznie powoływać, są pożądane. Tym bardziej że transakcje wewnątrzwspólnotowe wciąż są wykorzystywane jako mechanizm wyłudzenia VAT.