Niezależnie od wybranego modelu e-fakturowania, regulacje w zakresie faktur elektronicznych (zarówno krajowe, jak i wspólnotowe) wymagają, aby podatnik zagwarantował przede wszystkim autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktur od momentu ich wystawienia poprzez cały okres ich przechowywania.
Przez autentyczność pochodzenia faktury przepisy nakazują rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza natomiast gwarancję co do tego, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
W przypadku zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo elektronicznej wymiany danych (EDI) z samych przepisów podatkowych wynika, że te wymogi są spełnione. W sytuacji jednak, gdyby podatnik chciał skorzystać z innej metody fakturowania elektronicznego, problemem może być faktyczne spełnienie tych przesłanek.
Elektroniczna jak papierowa
Analizując, czy konkretne rozwiązanie w zakresie e-fakturowania spełnia przewidziane w przepisach podatkowych wymogi, należy pamiętać, że obecne regulacje w tym zakresie są implementacją przepisów wspólnotowych (które nakazują państwom Członkowskim wprowadzić odpowiednie zmiany do końca 2012 r.).
Zgodnie z motywem 8 preambuły do dyrektywy 2010/45/WE, faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane jednakowo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć. W mojej ocenie, jest to punkt wyjścia dla oceny, czy dane rozwiązanie w zakresie e-faktur jest zgodne z przepisami podatkowymi.
Ponadto warto wskazać, że przepisy wspólnotowe (art. 233 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE) – w oparciu o które należy wykładać polskie przepisy – wyraźnie wskazują, że autentyczność pochodzenia i integralność treści można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Zatem w odniesieniu do e-faktur, wystarczające dla spełnienia tych wymogów (podobnie jak w przypadku faktur papierowych) jest zapewnienie, że dana faktura dokumentuje konkretne świadczenie od konkretnego dostawcy na rzecz konkretnego odbiorcy i podobnie jak w przypadku faktur papierowych wybrany model powinien zapewniać, że dane na e-fakturze nie zostaną zmodyfikowane.
W tym drugim przypadku ponownie warto odnieść się do ogólnych założeń e-fakturowania, zgodnie z którymi wymogi w zakresie e-faktur nie mogą być ostrzejsze niż w przypadku faktur papierowych.
Fakturę papierową również można przerobić, podrobić czy też zmodyfikować, niemniej jednak, jeżeli istnieją inne dane, z których można ustalić przedmiot świadczenia (np. zamówienie, korespondencja handlowa), wówczas z łatwością można określić autentyczność i integralność takiego dokumentu.
Analogiczne zasady znajdą zastosowanie w przypadku faktur elektronicznych. Dlatego nie należy demonizować wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury, lecz skupić się na wdrożeniu efektywnej metody zapewnienia weryfikacji e-faktur pod kątem powyższych warunków.
Obecnie obowiązujące przepisy w zakresie e-faktur nie ograniczają podatników w zakresie wyboru modelu e-fakturowania. Poza oczywiście najprostszymi, możliwe są również bardziej rozbudowane metody, w tym sprzężone z systemami finansowo-księgowymi i obiegiem różnych innych (poza fakturami) dokumentów.
W każdym jednak przypadku istotne jest, aby przedsiębiorca dopasował rozwiązanie do swoich indywidualnych potrzeb i możliwości.
Można wysłać e-mail...
Jako jedno z najprostszych rozwiązań w zakresie e-fakturowania można wskazać wystawianie faktur w pliku w formacie PDF lub innym (np. rtf, doc) i przesyłanie takiego pliku e-mailem do kontrahenta.
W mojej ocenie, rozwiązanie takie – jeżeli w umowie sprecyzowano szczegółowe warunki wystawiania i przesyłania faktur (m.in. z jakiego adresu i na jaki adres e-mail będą przesyłane dokumenty, w jaki sposób zapewniona jest weryfikacja dokumentu) – jest dopuszczalne. W tym przypadku również warto odwołać się do ogólnych założeń e-fakturowania wynikających z regulacji wspólnotowych.
Jeżeli e-fakturowanie ma podlegać takim samym warunkom jak fakturowanie papierowe, to nie należy mnożyć zabezpieczeń dokumentów chroniących je przed zewnętrzną ingerencją (i modyfikacją), gdyż w tym zakresie możliwości informatyczne bardzo często będą pozwalać na ingerencję w dokument (niezależnie od rozbudowania zabezpieczeń).
Trzeba natomiast zapewnić autentyczność i integralność e-faktur poprzez wdrożenie praktycznych rozwiązań pozwalających na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług i to w tym zakresie należałoby podjąć konkretne działania w ramach wdrażania e-fakturowania.
... umieścić na platformie...
Innym możliwym modelem e-fakturowania jest oparcie fakturowania na zewnętrznej platformie informatycznej, w ramach której to dostawca platformy zapewnia, że spełnia ona wymogi przewidziane w przepisach podatkowych. W takim przypadku faktury umieszczane są przez wystawcę na określonym koncie na platformie (konto dostępne jest po zalogowaniu), a następnie pobierane są przez odbiorcę z tej platformy.
Często również dostawcy takich rozwiązań oferują możliwość przechowywania faktur i udostępniania ich organom podatkowym, jak również administrują procesem uzyskiwania / cofania akceptacji na e-fakturowanie przez klientów. Rozwiązanie takie ma wiele zalet, jednak należy zawsze pamiętać, aby przed wdrożeniem takiego rozwiązania zweryfikować, czy faktycznie spełnia ono wymogi wynikające z przepisów podatkowych. Ewentualne ryzyko podatkowe wynikające z braku spełnienia tych wymogów przez platformę informatyczną będzie bowiem zawsze obciążać podatników (a nie dostawcę platformy).
... albo wykorzystać system
Innym coraz popularniejszym modelem e-fakturowania jest wykorzystywanie systemów finansowo-księgowych do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Jest to rozwiązanie szczególnie korzystne w przypadku podmiotów pracujących na tych samych systemach finansowo-księgowych.
Czasem również – szczególnie w przypadku rozwiązań w ramach grupy kapitałowej – faktury pomiędzy podmiotami wchodzącymi w jej skład są automatycznie generowane w systemie dostawcy i automatycznie wprowadzane do systemu odbiorcy. Takie rozwiązanie, co do zasady jest również dopuszczalne, choć należy pamiętać o konieczności weryfikacji spełnienia przez takie rozwiązanie wymogów stawianych przez przepisy podatkowe.
Konieczna jest
zgoda kontrahenta
Zgodnie § 3 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU nr 249, poz. 1661) faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Ustęp 2 tego przepisu wskazuje, że akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.
W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.
Michał Borowski doradca podatkowy, szef działu VAT w Kancelrii Ożóg i wspólnicy
Komentuje Michał Borowski doradca podatkowy, szef działu VAT w Kancelarii Ożóg i wspólnicy
Niestety, podatnik, który chciałby potwierdzić prawidłowość stosowanej metody e-fakturowania i uzyskać jednocześnie formalną ochronę takiego działania, może mieć w praktyce duże problemy z uzyskaniem satysfakcjonującej interpretacji podatkowej.
Jakkolwiek organy podatkowe najczęściej wydają pozytywne interpretacje, to jednak bardzo często nie mają one w rzeczywistości waloru ochronnego.
Organy często wskazują bowiem, że opisane przez podatnika rozwiązanie jest prawidłowe, jeżeli zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści, nie potwierdzając jednocześnie, czy konkretna metoda te wymogi spełnia. Taka interpretacja w zasadzie niczego nie przesądza, a organy podatkowe mogą ją z łatwością podważyć.
Z tego względu, w mojej ocenie należy bardzo ostrożnie podchodzić do kwestii potwierdzania prawidłowości planowanego rozwiązania w zakresie e-faktur w ramach indywidualnej interpretacji prawa podatkowego, a w szczególności – co niestety jest dość częstym błędem wnioskodawców – nie należy w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) wniosku wskazywać, że planowane rozwiązanie zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktur. W takim bowiem przypadku uzyskana interpretacja nie będzie skutecznie chronić podatnika.
