Rozliczenia VAT firm budowlanych

Wielu przedsiębiorców z branży budowlanej realizującej duże projekty infrastrukturalne przeżywa problemy finansowe, ponieważ nie otrzymują zapłaty za wykonane prace. Jednocześnie muszą wykazać i zapłacić należny VAT. Może to prowadzić do utraty płynności finansowej. Warto więc pamiętać, że w ustawie o VAT można znaleźć regulacje, które pozwalają złagodzić niekorzystne skutki podatkowe takich sytuacji.

Kiedy trzeba wykazać podatek

Przepisy o VAT w sposób wyraźny regulują moment powstania obowiązku podatkowego. Co do zasady powstaje on w dniu wystawienia faktury, nie później niż siódmego dnia od wykonania usługi lub dostawy towaru. Nieco inne zasady dotyczą usług budowlano-montażowych, dla których obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia od wykonania prac.

Zasady te oznaczają, że przedsiębiorca, który wykonał usługi lub dostarczył towary, będzie zobowiązany odprowadzić należny VAT w rozliczeniu za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy – często przed uzyskaniem zapłaty od kontrahenta. Sytuacja taka bardzo mocno wpływa na płynność finansową firmy, gdyż często pomimo braku zapłaty trzeba odprowadzić do urzędu skarbowego 23 proc. wartości netto wykonanego kontraktu.

Warto zaplanować rozliczenie kontraktu

W przypadku małych podatników, którzy dodatkowo wybiorą kwartalne rozliczanie VAT (obowiązek zapłaty VAT należnego powstanie dopiero 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału), dla poprawienia przepływów finansowych warto odpowiednio skonstruować zasady rozliczeń wykonanych prac w kontrakcie.

Często są one rozliczane etapami. Wtedy należałoby ustalić każdorazowy odbiór danego etapu prac, tak aby obowiązek podatkowy w VAT powstawał na samym początku kwartału. Wówczas, nawet przy opóźnieniach w zapłacie za zrealizowane prace, podatnik posiada znaczny bufor czasowy na wykazanie i, co ważniejsze, na zapłacenie należnego VAT (nawet trzy miesiące i 25 dni).

Warto jednocześnie pamiętać, aby rozpocząć procedurę odbioru prac nieco wcześniej, tak aby ich akceptacja ze strony inwestora nastąpiła w najbardziej korzystnym podatkowo momencie. Ze wskazanego mechanizmu – choć w nieco mniejszym zakresie – mogą korzystać również podmioty, które nie mają statusu małego podatnika.

Ulga na złe długi

Czy podatnik, który nie otrzymał zapłaty za towar lub usługę, może zmniejszyć swoje zobowiązanie podatkowe? Odpowiedź brzmi „tak”. Ustawa o VAT przewiduje bowiem możliwość skorygowania rozliczenia VAT, gdy podatnik nie otrzymał zapłaty za zrealizowane świadczenie.

W takiej sytuacji możliwe jest skorygowanie wykazanego i zapłaconego w urzędzie skarbowym należnego podatku VAT. Możliwość taką przewiduje art. 89a ustawy o VAT. Zgodnie z nim, jeśli nieściągalność wierzytelności zostanie uprawdopodobniona, podatnik może skorygować wykazany i zapłacony VAT należny, co efektywnie pozwala na odzyskanie kwot VAT z niezapłaconych faktur.

Liczne warunki

Aby skorzystać z możliwości odzyskania zapłaconego VAT, konieczne jest spełnienie kilku przesłanek. Przede wszystkim ustawa o VAT definiuje wierzytelność, której nieściągalność jest uprawdopodobniona. Jest to wierzytelność niezapłacona w ciągu 180 dni od upływu uzgodnionego pomiędzy stronami terminu płatności. Następnie należy pamiętać o kilku warunkach formalnych, których spełnienie jest niezbędne dla możliwości zastosowania ulgi.

Po pierwsze dostawa towaru lub świadczenie usług musiało być dokonane na rzecz czynnego podatnika VAT niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji.

Po drugie wierzytelności musiały zostać uprzednio wykazane w deklaracji jako obrót opodatkowany (musiał zostać także wykazany podatek należny).

Po trzecie wierzyciel i dłużnik na dzień korekty są podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni. Po czwarte wierzytelności nie mogły zostać zbyte, a od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły dwa lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Poza tym wierzyciel ma obowiązek zawiadomić dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego. Ten ostatni warunek oznacza, że przedsiębiorca, który zamierza skorzystać z ulgi na złe długi, zawiadamiając dłużnika o zamiarze skorzystania z procedury, musi uzyskać potwierdzenie odbioru tego zawiadomienia od kontrahenta (np. zwrotne potwierdzenie odbioru listu).

Z ulgi można skorzystać, gdy dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie ureguluje należności w jakiejkolwiek formie.

Za który okres

Po spełnieniu tych warunków można skorygować VAT należny w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 14-dniowy termin na uregulowanie przez dłużnika należności. Korekta nie może jednak nastąpić wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym wierzyciel uzyskał potwierdzenie odbioru przez dłużnika zawiadomienia o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi.

Należy jeszcze pamiętać, że w przypadku skorzystania z tej procedury przedsiębiorca dokonujący korekty jest zobowiązany do zawiadomienia o tej okoliczności naczelnika swojego urzędu skarbowego. Ponadto informację o skorzystaniu z ulgi na złe długi należy przekazać również dłużnikowi (w terminie siedmiu dni od dokonania korekty), a kopię tej informacji należy przekazać naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla podatnika.

I to właśnie ta ostatnia kwestia jest najczęściej powodem, dla której dłużnicy decydują się uregulować swoją należność wcześniej, tak aby nie nastąpiło powiadomienie organów podatkowych o okoliczności niepłacenia za nabyte towary i usługi. Należy bowiem pamiętać, że skorzystanie przez wierzyciela z ulgi na złe długi oznacza jednocześnie dla dłużnika obowiązek odpowiedniego skorygowania VAT naliczonego.

Jeżeli dłużnik ostatecznie ureguluje należność, to konieczne jest odpowiednie skorygowanie VAT należnego przez wierzyciela. Procedura ta, choć wydaje się złożona, w praktyce pozwala skutecznie poprawić przepływy finansowe w firmie, a ponadto często zdarza się, że już sama groźba jej wdrożenia dyscyplinuje dłużników.

Michał Borowski doradca podatkowy w kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Komentuje Michał Borowski, doradca podatkowy w kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Poprzez zastosowanie istniejących regulacji w zakresie VAT przedsiębiorcy mogą w relatywnie prosty sposób poprawić swoją płynność finansową, a często uzyskać środki finansowe na „przetrwanie” do momentu otrzymania zapłaty za zrealizowane świadczenia.

Oczywiście nie są to jedyne możliwości optymalizacji rozliczeń VAT, niemniej jednak te, które zostały opisane, nie wymagają wdrażania skomplikowanych procedur czy też modeli rozliczeń. Warto pamiętać o tych możliwościach i wykorzystywać je w prowadzonej działalności. W odniesieniu do ulgi na złe długi trzeba natomiast koniecznie pamiętać o dwóch kwestiach.

Po pierwsze nie należy zbyt długo zwlekać z jej zastosowaniem, gdyż art. 89a ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT wskazuje, że od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie może upłynąć więcej niż dwa lata (licząc od końca roku, w którym została wystawiona). Po drugie zaś należy pamiętać, że nawet po rozpoczęciu procedury ulgi na złe długi i wysłaniu zawiadomienia o zamiarze skorzystania z tej ulgi dłużnikowi podatnik nie ma obowiązku korekty VAT należnego.

W praktyce może się bowiem zdarzyć, że zastosowanie takiej procedury jest niepotrzebnym obciążeniem administracyjnym, a po otrzymaniu zawiadomienia dłużnik zobowiąże się do zapłaty należności, ale w dłuższym niż 14 dni terminie (np. miesiąc). Wówczas przeprowadzanie przez podatnika procedury korekty – skoro po otrzymaniu zapłaty (np. po miesiącu) trzeba byłoby ponownie weryfikować VAT należny – wydaje się nieuzasadnione.

Kwartalne deklaracje i metoda kasowa

Poza opisaną ulgą na złe długi w ustawie o VAT istnieją również inne mechanizmy, których wykorzystanie pozwala na poprawę przepływów i płynności finansowej przedsiębiorcy.

Jedną z nich wykorzystać mogą tzw. mali podatnicy, czyli podmioty, których wartość rocznej sprzedaży brutto nie przekroczyła równowartości w złotych 1,2 mln euro, czyli dla 2012 r. kwoty 5 324 000 zł. Podatnicy spełniający takie kryterium mają bowiem możliwość rozliczania VAT kwartalnie bez konieczności wpłacania miesięcznych zaliczek.