Przede wszystkim prezent powinien być sfinansowany z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który może utworzyć każdy pracodawca.
Zasoby funduszu przeznaczamy na finansowanie działalności socjalnej. Jej definicję znajdziemy w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Obejmuje ona m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, a także udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej.
Firma może więc kupić prezenty dla pracowników za środki z funduszu. To, że realizuje w ten sposób działalność socjalną, powinno wynikać z jego regulaminu. Trzeba w nim zapisać, na jakie cele przeznaczone są świadczenia i komu przysługują.
Nieopodatkowane będą również świadczenia przekazane z funduszy związków zawodowych. Mogą to być zarówno pieniądze, jak i rzeczy (tak samo jak w wypadku funduszu świadczeń socjalnych).
Obciążone daniną bez względu na wartość będą upominki albo pieniądze z innego źródła niż fundusz. W takiej sytuacji pracodawca musi naliczyć od wartości świadczenia podatek i potrącić go z wynagrodzenia.
Przykład:
Firma X przed świętami wypłaciła pracownikom po 300 zł. Pieniądze poszły z kasy firmy (środków obrotowych), a nie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wypłata będzie więc opodatkowana. Firma musi doliczyć każdemu pracownikowi 300 zł do wynagrodzenia.
Opodatkowane są też bony, talony i inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi. Bez względu na to, jaką mają wartość i z jakiego źródła zostały sfinansowane.
Fiskus nie kwestionuje natomiast ostatnio zwolnienia z podatku dochodowego tzw. kart przedpłaconych (podarunkowych) pełniących funkcję elektronicznego pieniądza (więcej na ten temat pisaliśmy w „Rz" z 21 października - Karta podarunkowa dla pracownika wolna od PIT).
Oczywiście pracodawca fundujący prezenty powinien też pamiętać o wspólnym dla wszystkich form wsparcia (zarówno rzeczowego, jak i pieniężnego) rocznym limicie zwolnienia – 380 zł. Jeśli świadczenia przekroczą tę kwotę, firma musi opodatkować nadwyżkę.
Przykład:
Firma X dała pracownikowi świąteczną paczkę. Jej wartość wyniosła 250 zł. Zapłaciła za nią pieniędzmi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jest to już jednak drugie takie świadczenie dla pracownika, gdyż przed świętami wielkanocnymi dostał 300 zł w gotówce. Ponieważ zwolnione z PIT jest tylko 380 zł rocznie, firma musi doliczyć do jego przychodu i opodatkować 170 zł.
Firmy, które chcą wesprzeć swoich pracowników, powinny też pamiętać o innych kategoriach zwolnień. Przykładowo, jeśli limit na świadczenia rzeczowe z funduszu socjalnego jest już wyczerpany, można zatrudnionemu zafundować dopłatę do wypoczynku jego dzieci.
Czy wydatki na prezent dla pracownika można zaliczyć do podatkowych kosztów pracodawcy? Co do zasady tak, bo jest to wyraz uznania dla pracownika mający go zmotywować do lepszej pracy i poprawić relacje z przełożonym. Jeśli jednak upominki są finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, kosztem nie są same wydatki. Odliczyć można odpisy na fundusz – w momencie wpłaty na jego rachunek (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT).
Jeśli firma sfinansowała prezenty ze środków obrotowych, może je odliczyć pod warunkiem, że nie jest to działalność socjalna. Wydatki na świadczenia socjalne są bowiem wyłączone z kosztów.
