Coraz więcej firm decyduje się wystawiać i przechowywać faktury w formie elektronicznej. Organy podatkowe potwierdzają w odpowiedzi na pytania podatników, że ten, kto wysyła je kontrahentowi e-mailem w formacie PDF, postępuje prawidłowo. To samo dotyczy korekt.
Można e-mailem
Tego typu kwestię rozstrzygał m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji (nr IPPP1/443-882/11-2/AP) dotyczącej spółki, która zamierza wystawiać faktury w systemie komputerowym SAP. Dyrektor IS uznał, że jeśli klienci wyrażą pisemną zgodę na otrzymywanie ich drogą elektroniczną, spółka będzie im wysyłać obraz wydruku faktury w formacie PDF jako załącznik do wiadomości e-mail. Odbiorca będzie mógł je przechowywać na nośnikach elektronicznych zapewniających bezzwłoczny pobór oraz dostęp organom kontroli.
Nawet pozytywna odpowiedź fiskusa nie usuwa jednak wątpliwości.
– Mimo że organy podatkowe akceptują wystawianie i wysyłanie faktur e-mailem w formacie PDF, to nie można automatycznie uznać, że uzyskanie interpretacji prawa podatkowego w tym względzie całkowicie usuwa ryzyko sporu z organami podatkowymi w przyszłości – mówi Wojciech Kotowski, doradca podatkowy w kancelarii Ożóg i Wspólnicy.
Jak wskazuje, izby skarbowe zaznaczają zawsze, że dokonując interpretacji prawa podatkowego, nie mają możliwości weryfikacji, czy wybrane przez przedsiębiorcę rozwiązanie spełnia warunki rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Takiej oceny będzie mógł dokonać dopiero właściwy organ w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.
Warunkiem przesyłania e-faktur jest uprzednia akceptacja tego sposobu przez odbiorcę. Główny wymóg, o którym mówi § 4 rozporządzenia MF, to konieczność zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści.
Ważne procedury
– Firmy, które decydują się na wystawienie faktur w formie elektronicznej, powinny jasno określić zasady ich wystawiania. Wymaga to wprowadzenia procedur, które zminimalizują ryzyko dostępu do faktur przez osoby postronne – zaznacza Wojciech Kotowski.
Fiskus potwierdza też, że przedsiębiorcy mogą przechowywać kopie faktur w formie papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z interpretacją Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPP2/443-623/11/WN), niezależnie od wybranego sposobu muszą na żądanie organu podatkowego łatwo je odszukać i zapewnić fiskusowi bezzwłoczny do nich dostęp.
Naczelny Sąd Administracyjny
uznał w jednym z wyroków
(sygn. I FSK 1612/07),
że przez zapewnienie organom podatkowym ciągłego, pełnego i natychmiastowego dostępu do
faktur elektronicznych należy rozumieć udostępnienie ich za pośrednictwem Internetu. Podatnik może też przekazać fiskusowi nośniki elektroniczne z bazą faktur, np. DVD, CD lub pamięci USB.
Opinia:
Jarosław Ziobrowski, prawnik w WKB Wierciński Kwieciński Baehr
Przepisy dotyczące przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych brzmią dość lakonicznie. Dopóki nie ukształtuje się praktyka w tym zakresie, przedsiębiorcy mogą mieć wątpliwości co do ich stosowania. Tym, którzy chcą wprowadzić system e-faktur, doradzam wystąpienie o interpretację z podaniem dokładnego opisu działania systemu informatycznego i wskazaniem, w jakim formacie faktury będą przesyłane i przechowywane. Będzie to ważny argument w razie ewentualnych sporów z fiskusem. Przepisy wymagają, by w razie kontroli niezwłocznie umożliwić organom dostęp do e-faktur. Warto więc, by firmy zadbały nie tylko o sprawnie działający system, ale również o przygotowanie stacji roboczej dla kontrolujących. W wypadku skomplikowanego systemu warto napisać dla nich szczegółową instrukcję.
masz pytanie, wyślij e-mail do autorki m.pogroszewska@rp.pl
